Was ist Mitarbeiter:innen-Onboarding? Eine Definition

Was ist Onboarding? Definition und Bedeutung

Die geläufigste Definition von Onboarding ist aus dem Begriff Taking on Board (deutsch: an Bord nehmen) abgeleitet. Es bezeichnet die allgemeine Einführung, aber auch die fachliche Einarbeitung und vor allem die wichtige soziale Integration neuer Mitarbeiter:innen in ein Unternehmen und ein neues Team.

Unternehmen, die sich intensiv um ihre neuen Mitarbeiter:innen bemühen, haben die enorme Bedeutung des Onboardings verstanden. Durch gezielte Onboarding-Maßnahmen fühlen sich die mühsamrekrutierten und qualifizierten neuen Talente wertgeschätzt und willkommen. Das danken sie in der Regel durch Motivation, Loyalität und Einsatz für das neue Unternehmen. Denn ein professioneller Onboarding-Prozess und erste Onboarding-Aktivitäten in der sogenannten „Preboarding-Phase“ bekämpfen auch die kostspielige Frühfluktuation in Form von Kündigungen zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag.

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„War for Talents“: Warum Onboarding so wichtig ist

Jedes Unternehmen will die besten Mitarbeiter:innen einstellen, aber je nach Branche ist dieser „War for Talents“ langwierig und teuer. Hochqualifizierte Fachkräfte können selbst nach der Vertragsunterschrift noch ins Wanken geraten, wenn sie weitere interessante Stellenangebote erhalten. So kommt es in der Praxis leider häufig vor, dass die neuen Talente noch vor dem ersten Arbeitstag kündigen und gar nicht erst erscheinen, weil sie in der Zwischenzeit ein „besseres Angebot“ bekommen. Daher sollten der Onboarding-Prozess und der Beziehungsaufbau zu den neuen Mitarbeiter:innen direkt nach der Vertragsunterschrift starten. Es ist wichtig, sie in ihrer Jobentscheidung zu bestärken. Hier gilt es, den frischrekrutierten Mitarbeiter:innen das Gefühl zu vermitteln, dass sie sich richtigentschieden haben und dass man sich auf ihre Mitarbeit und Unterstützung freut.

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Aufgaben und Funktion des Onboardings

Je besser die Einführung, Einarbeitung und Integration der neuen Mitarbeiter:innen vorbereitet werden und je früher die ersten positiven und wertschätzenden Kontakte stattfinden, desto schneller fühlen sich neue Kolleg:innen in ihrem Arbeitsumfeld wohl. Das unterstützt die Onboardees insbesondere dabei, schnell produktiv zu werden:

• Es hilft ihnen, schnell und sicher mit den neuen Aufgaben zu beginnen.
• Es vermittelt ihnen die Unternehmenskultur und interne Prozesse.
• Es unterstützt sie dabei, sich im Unternehmen zu vernetzen.

Wie lange dauert das Onboarding?

Der Startschuss für die ersten Onboarding-Maßnahmen ist die Vertragsunterschrift. Den Abschluss bildet oft das Ende der Probezeit. Je nach Komplexität der Stelle dauert das Onboarding aber auch länger oder kürzer.

Welche Auswirkungen hat schlechtes oder fehlendes Onboarding?

Viele neue Talente fühlen sich während der ersten Arbeitstage und Wochen allein gelassen, z. B. weil:

• sich niemand so recht zuständig fühlt und Ansprechpartner:innen fehlen,
• keine sinnvollen Aufgaben zum Einstieg definiert wurden,
• Hintergrundinformationen fehlen
• und es keinen Einarbeitungsplan gibt.

Nicht selten denken sie bereits am ersten Arbeitstag an eine Kündigung oder wandern schon in der Probezeit oder im ersten Jahr wieder ab. Für die Unternehmen beginnt dann die Suche von vorn.

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Fühlt sich niemand für die Einarbeitung der neuen Kolleg:innen zuständig, verschenken Unternehmen wertvolles Potenzial. Denn neue Mitarbeiter:innen werden später produktiv, als sie es mit einer gutenfachlichen Einarbeitung und sozialen Integration sein könnten. Das muss nicht sein. Gerade wenn gute Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt heiß begehrt sind, ist es umso wichtiger, sie mit einem professionellen Onboarding schnell einzuarbeiten und zu integrieren.

Denn: Fühlen sich neue Fachkräfte im Unternehmen wohl, bleiben ihr teuer eingekauftes Wissen und Know-how dem Unternehmen länger erhalten. Wer bereits nach kurzer Zeit gut integriert ist, engagiert sich, zeigt Eigeninitiative, ist loyaler und bringt dadurch das gesamte Unternehmen voran. Die Investition in ein gut strukturiertes Onboarding-Konzept lohnt sich also!

Weiterer Vorteil: Ein planvolles Onboarding spricht sich herum, Stichwort Employer Branding. Oft empfehlen zufriedene Mitarbeiter:innen ihren neuen Arbeitgeber auch im Freundeskreis – weiteren potenziellen Top-Fachkräften.

Mit Konzept: So gelingt der Onboarding-Prozess

Das Onboarding oder „an Bord nehmen“ gelingt am besten mit einem 3-stufigen Onboarding-Ablauf. Diese drei Onboarding-Phasen können ineinander übergehen oder sich überlappen. Wichtig ist, dass Unternehmen ihr Onboarding-Konzept nicht aus einer internen Sicht heraus entwerfen, sondern möglichst aus dem Blickwinkel des:der neuen Mitarbeiter:in. Denn nur eine strukturierte und begeisternde Onboarding Journey schafft von Anfang an zufriedene und motivierte Mitarbeiter:innen.

So können die drei Stufen aussehen:

1. Preboarding: Freundliches Kontakthalten und administrative Vorbereitungen vor dem eigentlichen Arbeitsantritt.

In dieser Phase sollten die Rahmenbedingungen für den eigentlichen Arbeitsbeginn organisiert werden, z. B.:

• Alle Formalitäten rund um den Vertrag, Dienstkleidung und Zugriffsrechte werden erledigt.
• Details rund um Arbeitsplatz, Zugangskarte, technische Ausstattung, Softwarelizenzen, Firmenwagen sind geklärt.
• Erste Termine und Kennenlerngespräche sind terminiert.
• Der:die Onboardee erhält alle wichtigen Informationen für den ersten Arbeitstag, Zugang zu Unterstützungsangeboten des Unternehmens, Tipps zur Wohnungssuche u. Ä.

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2. Orientierung: Eine herzliche Begrüßung und Einführung am ersten Tag und in der ersten Woche.

Der:die neue Mitarbeiter:in lernt das Team und die örtlichen Gegebenheiten kennen und findet sich am neuen Arbeitsplatz zurecht. Dazu gehören z. B.:

• Willkommenheißen und Vorstellungsrunden,
• ein Rundgang durchs Unternehmen,
• Einführungsgespräche zu den Unternehmens zielen und -werten, Produkten, gegenseitigen Erwartungen etc.,
• eine Welcome-Box, um das Zugehörigkeitsgefühl zu fördern,
• die Klärung des Onboarding-Ablaufs,
• der Einarbeitungsplan, in dem erste Aufgaben, Projekte und Ziele besprochen werden,
• erste Feedback-Gespräche.

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3. Eine gut vorbereitete fachliche Einarbeitung und – ganz wichtig! – die soziale Integration neuer Mitarbeiter:innen ins neue Team. Dazu gehört auch:

• Im Austausch bleiben durch regelmäßige Probezeitgespräche, in denen dem:der Neuen regelmäßig Feedback gegeben und seine:ihre Erfahrungen erfragt werden. Zudem werden in diesen Gesprächen Entwicklungsmaßnahmen, aber auch Aufgaben, Projekte und Ziele besprochen und schriftlich festgehalten.
• Kontaktefördern, z. B. zu angrenzenden Abteilungen,
• Welcome-Days oder Einführungsveranstaltungen durchführen, um allen neuen Kolleg:innen Vernetzungsmöglichkeiten zu bieten,
• Eine:n Buddy oder Pat:in als Starthilfe und Ansprechpartner:in festlegen,
• das Übernahmegespräch am Ende der Probezeit.

Was ist wichtig beim Onboarding?

Damit der Onboarding Prozess neuer Mitarbeiter:innen erfolgreich gelingt, ist es wichtig, sie in allen Phasen zu unterstützen:

• Wertschätzung und positive Erfahrungen sollen neuen Mitarbeiter:innen helfen, eventuell aufgetretene erste Enttäuschungen zu verarbeiten. Über den gesamten Zeitraum ist es daher wichtig, dass Team, Pat:in und Führungskraft immer ein offenes Ohr für sie haben.
• Regelmäßige Gespräche während der Probezeit geben den Führungskräften die Möglichkeit, die Integration der neuen Kolleg:innen als Coach zu begleiten, mögliche Probleme und Konflikte zu lösen und sich zu versichern, ob Ziele und nötige Kompetenzen erreicht wurden.
• Die Mitarbeiter:innen brauchen in der Einarbeitungsphase ein professionelles und regelmäßiges Feedback von ihrer Führungskraft. So erhalten sie frühzeitig und kontinuierlich Rückmeldung über ihre Arbeitsleistung.

Am Ende der Probezeit muss die Führungskraft entscheiden, ob das neue Teammitglied übernommen wird. Dabei helfen die strukturierten Gespräche und deren Dokumentationen, die während des gesamten Onboardings in allen Phasengesammelt wurden.

Onboarding-Beispiel: Erster Arbeitstag für neue Mitarbeiter:innen

Hand aufs Herz: Wer ist am ersten Arbeitstag bei einem neuen Arbeitgeber nicht aufgeregt oder zumindest ein bisschen nervös? Für neue Mitarbeiter:innen beginnt ein neuer Lebensabschnitt mit einem neuen Team, neuen Vorgesetzten und neuen Aufgaben. Umso wichtiger, dass das Onboarding rund läuft– insbesondere auch am ersten Arbeitstag.

So kann der erste Arbeitstag beispielhaft aussehen:

1. Einführung – Aufgabe der Führungskraft

Besondere Wertschätzung erfahren neue Mitarbeiter:innen,wenn sie von der zukünftigen Führungskraft am Empfang abgeholt werden. Ein erstes Warm-up-Gespräch in entspannter Atmosphäre lockert die Anspannung. Danach schließt sich die Vorstellung im Team an. Ganz wichtig: Das Team weiß Bescheid, dass ein neues Teammitglied bei ihnen am heutigen Tag anfängt! Auch das zeigt, dass man sich vorbereitet hat. Danach folgt das fachliche Einführungsgespräch mit der Führungskraft, das folgende Aspekte enthalten kann:

• einen Überblick über das Unternehmen, die Strategie und Unternehmensziele,
• die gegenseitigen Erwartungen,
• die Gestaltung der ersten Arbeitstage,
• gemeinsames Durchsprechen des vorbereiteten Einarbeitungsplans,
• erste kleine Arbeitsprojekte,
• Zeit für offene Fragen.

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2. Buddy als Ansprechperson Nummer eins

Vorab benannte Buddys übernehmen anschließend die Betreuung neuer Mitarbeiter:innen. Sie begleiten neue Kolleg:innen am ersten Arbeitstagdurch das Unternehmen, zeigen alles Wichtige (Kantine, Aufenthaltsräume, Besprechungszimmer, Kaffeeküche, Parkplätze etc.), damit sich neue Mitarbeiter:innen schnell zurechtfinden. Gibt es noch etwas mit HR zu klären, bringt der Buddy sie dorthin und stellt ihnen auch die  Abteilungen vor, mit denen sie künftig zusammenarbeiten werden.

Buddys fungieren als erste Ansprechperson für alle anfallenden Belange, sei es fachlicher, persönlicher oder organisatorischer Art. So fühlt sich der:die Onboardee von Anfang an gut betreut.

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3. Die erste gemeinsame Mittagspause ist Pflicht

Nach den ersten Vorstellungsrunden steht die gemeinsame Mittagspause an. Je mehr Teammitglieder sich anschließen, um mit neuen Mitarbeiter:innen die erste Mittagspause zu verbringen, desto besser. Das zeigt Interesse und integriert den:die Onboardee von Anfang an. Die Mittagspause bietet so eine gute Möglichkeit, sich von beiden Seiten etwas zu „beschnuppern“ und sich zwanglos auszutauschen.

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4. Ein Feedback-Gespräch rundet den ersten Arbeitstag ab

Nachdem der:die Neue sich dann am Arbeitsplatz eingerichtet hat, sollte es idealerweise schon mit einer ersten Aufgabe losgehen. So sitzt er:sie nicht die Zeit bis zum ersten Feierabend ab, sondern kann sich direkteinbringen.

Ein kurzes Abschlussgespräch mit der Führungskraft schließt den ersten Arbeitstag ab. Hier können aufgetretene Fragen direkt beantwortet werden, ein erstes Feedback gegeben– aber auch eingeholt – werden. So endet der erste Arbeitstag positiv und bildet eine gute Basis für die weitere Einarbeitungsphase.

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Download-Tipp: Die Checkliste zum ersten Arbeitstag

Ziel des ersten Arbeitstages sollte sein, dass sich neue Mitarbeiter:innen durch einen netten Empfang willkommen fühlen und einen positiven ersten Eindruck vom Unternehmen, den Vorgesetzten und dem neuen Team gewinnen. Damit alles reibungslos abläuft, sollte nichts dem Zufall überlassen werden. Das Whitepaper „Den ersten Arbeitstag gestalten“ bietet Ihnen ausführliche Tipps zur Gestaltung des ersten Arbeitstags für neue Beschäftigte.

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Onboarding Video: Experten erklären was Onboarding bedeutet

Im folgenden Video erklären Ihnen unsere Experten im Detail,

• wie Onboarding definiert wird,
• was eine strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innenim Unternehmenskontext bedeutet,
• mit welchen Mitteln ein erfolgreiches undprofessionelles Onboarding dafür sorgt, dass sich neue Kolleg:innen von Anfangan gut aufgehoben fühlen,
• welche Phasen das Onboarding umfasst und
• welche Maßnahmen ein erfolgreiches Onboarding-Programm auszeichnen.

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Mehr Motivation von Anfang an durch professionelles Onboarding

Erfolgreiches Onboarding begleitet und begeistert neue Mitarbeiter:innen von Anfang an und reduziert damit nachhaltig die Frühfluktuation, d. h. Kündigungen innerhalb der Probezeit. Außerdem ist ein positiv erlebter Start im neuen Unternehmen ausschlaggebend für den weiteren Karriereweg. Ob sich neue Talente in dem gewünschten Maß engagieren und die erhoffte Leistung erbringen, hängt also auch wesentlich vom gesamten Einarbeitungsprozess ab.

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