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Arbeiten, wo man sonst nur Urlaub gemacht hat, wird für viele Arbeitnehmer:innen immer verlockender. Flexible Arbeitsmodelle machen es möglich. Doch wie viel Mehraufwand bedeutet das für HR? Denn auch die rechtliche Ausgestaltung muss genau beachtet werden, damit es keine bösen Überraschungen gibt. Was alles dazu gehört, erfahren Sie hier.
Immer mehr Unternehmen erkennen die Bedeutung flexibler Arbeitskonzepte, um den veränderten Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden. Dabei geht es sowohl um unterschiedliche Orte als auch um mögliche Arbeitszeitmodelle. Wir beleuchten für Sie eine Auswahl der gängigsten Arbeitsmodelle und erklären nachfolgend, was Personaler:innen bei der Umsetzung beachten sollten.
Homeoffice und Remote-Work werden oft als Synonyme genannt – stimmt aber bei genauerem Hinsehen nicht ganz. Es sind zwar beides Arbeitsmodelle, bei denen Mitarbeitende von außerhalb des Unternehmensstandorts arbeiten. Beim Homeoffice arbeiten die Mitarbeitenden jedoch zu Hause an einem voll ausgestatteten Arbeitsplatz, der allen gesetzlichen Vorgaben bzgl. des Arbeitsschutzes etc. entspricht – und nur da! Beim (seit Corona viel öfter praktizierten) Remote Work oder Mobilen Arbeiten können die Mitarbeitenden ihren Arbeitsort frei wählen, so z.B. auch im Zug, im Café oder im Park arbeiten. Wenngleich auch hier Arbeitsschutz- und Arbeitszeitgesetze nicht völlig außer Acht gelassen dürfen. Wie der Name schon sagt, verbindet dann hybrides Arbeiten beide Welten: remote von außerhalb UND im Unternehmen vor Ort arbeiten.
Coworking Spaces sind gemeinschaftliche Arbeitsbereiche, in denen verschiedene Unternehmen und Freelancer zusammenarbeiten. Sie bieten Flexibilität, Gemeinschaft und den Austausch von Ideen. Synergien, ob aus inhaltlicher Sicht oder durch Nutzung der vorhandenen Infrastruktur wie Büroräume, größere Meetingräume, Cafeteria, Technikausstattung etc. bieten weitere große Vorteile.
Der Begriff setzt sich zusammen aus Arbeit (work) und Urlaub (vacation). Workation beschreibt eine Form der Arbeit, bei der sich Arbeitnehmer:innen an einem anderen (Urlaubs-)Ort befinden, um dort ihrer beruflichen Tätigkeit nachzugehen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitenden, Arbeit und Erholung zu kombinieren. Achtung: Findet die Workation im Ausland statt, kann das Auswirkungen auf die Sozialversicherungspflicht haben und auch steuerrechtlich relevant werden.
Job-Sharing ist eine besondere Form der Arbeitsplatzteilung im Rahmen von Teilzeitarbeitsverhältnissen. Dabei teilen sich mehrere Arbeitnehmer:innen eine Vollzeitstelle und sind dabei meist abwechselnd anwesend.
Sogenannte Auszeiten können auf unterschiedliche Weise durchgeführt werden, wie etwa als unbezahlter Sonderurlaub oder durch Ansparen von Arbeitszeitguthaben. Hier wird über einen gewissen Zeitraum hinweg auf einem Langzeitkonto Arbeitszeit angespart. Das angesparte Arbeitszeitguthaben kann der Arbeitnehmer schließlich für eine längere Freistellung verwenden.
Projektbasiertes Arbeiten ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, in verschiedenen Projekten parallel zu arbeiten und ihre Fähigkeiten in unterschiedlichen Teams einzusetzen. Eine entsprechende Organisationsstruktur ist hilfreich bei der Koordination.
Fazit: Durch die verschiedensten Arbeitskonzepte steht HR vor der Herausforderung, den genau richtigen und vorallem rechtssicheren Arbeitsvertrag in kürzester Zeit bereitzustellen.
Spätestens seit der Corona-Pandemie sind flexible Arbeitsmodelle in den Unternehmen nicht mehr wegzudenken, bieten sie doch eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen, Mitarbeitende und die Arbeitskultur im Allgemeinen.
Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Flexible Arbeitsmodelle ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre Arbeit besser an ihre individuellen Bedürfnisse und Verpflichtungen anzupassen. Dies führt zu einer gesteigerten Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter, da sie mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeiten und -orte haben.
Bessere Work-Life-Balance: Flexible Arbeitsmodelle erlauben es, Arbeit und Privatleben besser in Einklang zu bringen, was gerade auch die jüngere Generation vermehrt einfordert. Erhöhte Produktivität: Die Praxis zeigt, dass flexible Arbeitsmodelle die Produktivität steigern können. Mitarbeiter:innen haben die Möglichkeit, zu den Zeiten zu arbeiten, in denen sie am produktivsten sind (biologische Uhr), und können störende Faktoren reduzieren.
Höhere Recruitingchancen: geringere Standortbeschränkung erhöht die Anzahl an potenziellen Bewerbungen und schafft dadurch neue Möglichkeiten für die Gewinnung von qualifizierten Talenten.
Kostenersparnis: Durch die Reduzierung der Bürofläche und der damit verbundenen Ausgaben für Miete, Energie und andere Betriebskosten können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen.
Zudem können Remote-Arbeitsmodelle die Reisekosten für Mitarbeitende verringern. Förderung der Diversität und Inklusion: Flexible Arbeitsmodelle fördern die Vielfalt und unterstützen die Schaffung von Chancengleichheit für alle Mitarbeiter:innen.
Klar ist, dass sich nicht alle modernen Arbeitsmodelle für jede Branche oder jedes Unternehmen eignen. Es bedarf einer sorgfältigen Planung, Kommunikation, Transparenz und Kontrolle, um sicherzustellen, dass die Vorteile der jeweils gewählten Modelle realisiert werden, ohne dass mögliche Nachteile die Ziele des Unternehmens gefährden. Bei aller Flexibilität haben die Konzepte eines gemeinsam: HR muss bei der jeweiligen Vertragsgestaltung sicherstellen, dass die Arbeitsverträge mit flexiblen Arbeitsorten und/oder -zeiten die gesetzlichen Anforderungen erfüllen (wie z.B. Arbeitszeit, Arbeitsschutz, Datenschutz) und gleichzeitig die Rechte der Mitarbeiter:innen gewahrt bleiben.
Nehmen wir das Workation Modell: So verlockend die Verlängerung des Urlaubsfeelings durch Workation in tropischen Gefilden auch ist: Je nach Länge und Ort des Aufenthalts können sich unterschiedliche Regelungen zur Sozialversicherung und Besteuerung ergeben. Dabei ist es unerlässlich, dass in den Arbeitsverträgen oder in separaten Vereinbarungen klare Regelungen bezüglich Workation festgelegt werden. Dies umfasst Details wie Dauer, Ort, Arbeitszeiten, Erreichbarkeit und Aufgaben während des Workation-Aufenthalts. Es sollte auch geklärt werden, ob die Reise- und Aufenthaltskosten vom Arbeitgeber oder vom Mitarbeitenden getragen werden. Des Weiteren müssen die erforderlichen Maßnahmen zur Datensicherheit und zum Datenschutz getroffen werden, insbesondere wenn die Mitarbeiter:innen während des Workation-Aufenthalts auf Unternehmensdaten und -systeme zugreifen. Dies kann die Nutzung sicherer Verbindungen (VPN), die Verschlüsselung von Daten und die Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen umfassen. Im erweiterten Versicherungsschutz muss geklärt werden, dass die Mitarbeiter:innen während des Auslands-Aufenthalts ausreichend versichert sind und ob die Versicherungsleistungen auch für Arbeitsunfälle oder -erkrankungen während des Workation-Aufenthalts gelten. Bei der Umsetzung von Workation ist eine gute Kommunikation unerlässlich. Es sollten klare Richtlinien, Prozesse und Erwartungen festgelegt werden, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass sowohl die Interessen des Unternehmens als auch die Bedürfnisse der reiselustigen Mitarbeitenden berücksichtigt werden.
Egal um welche Implementierung flexibler Arbeitskonzepte es sich handelt: HR muss gut informiert sein und um die Stolpersteine im Vorfeldwissen. Haben Sie z.B. eine wasserdichte Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag zur Homeoffice-Regelung? Wie handhaben Sie Remote Work in Ihrem Unternehmen? Und wissen Sie, was alles in einer A1-Bescheinigung (salopp für die "Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften")stehen muss? Diese Entsendebescheinigung ist zudem vom jeweiligen Abkommensstaat abhängig. So werden A1-Bescheinigungen z. B. nur für die Entsendung in einen anderen EU-, EWR-Staat sowie der Schweiz verwendet. Alles nicht so einfach, sich damit im Detail auszukennen. Muss HR aber auch nicht. Dafür gibt es die Dokumentengenerierung von Haufe. Das intelligente HR-Tool bietet eine Sammlung von häufig genutzten Dokumentenvorlagen des Marktführers Haufe Personal Office in der jeweils aktuellen Fassung wie z.B. verschiedene Mustervorlagen von Arbeitsverträgen, A1-Bescheinigungen, Zusatzvereinbarung zur Homeoffice-Regelung, Vollmachten und viele mehr. Mit intelligenten Textbausteinen, zentralen Layoutelementen und anpassbaren Eingabefeldern sind die Vorlagen schnell für Ihr Unternehmen startklar. Damit lässt sich trotz des vermeintlich erhöhten organisatorischen Aufwands das Anbieten von Homeoffice, Workation im Ausland, Sabbaticals und Co. für Unternehmen rechtssicher umsetzen. Das stärkt zum einen das Arbeitgeberimage und zum anderen zahlt es enorm auf die Steigerung der Mitarbeitermotivation und-zufriedenheit ein. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiter:innen neue Wege bei der Arbeit zu gehen. Und nicht zu vergessen: Arbeitgeber haben sogar eine gesetzliche Fürsorgepflicht ihren Angestellten gegenüber und sollten diese deshalb möglichst vorab über eventuelle Konsequenzen einer Tätigkeit im (ausländischen) Homeoffice informieren und sie bei der Abklärung in Bezug auf Steuer- und Sozialrecht nach Kräften unterstützen. Wieso also nicht das Beste aus traditionellen und modernen Arbeitswelten verbinden und hybride und agile Arbeitskonzepte anbieten. Gelebter New Work Alltag!
Catrin Birmele ist Redakteurin und Content Marketing Managerin in der Haufe Group. Ihr Themenschwerpunkt liegt im HR-Management, insbesondere Recruiting, Onboarding, New Work und Talentmanagement. Sie vereint ihr Fachwissen mit Kreativität und der Freude am Experimentieren mit unterschiedlichen digitalen Medienformaten bei der Entwicklung von zielgruppenspezifischem Content.
