Notfallordner für Steuerberater und Mandant / Umsetzung des Notfallordners mit dem Mandanten

Schritt 1

Die "Gesprächspunkte mit dem Mandanten zum Thema Notfallordner" geben Ihnen für das persönliche Gespräch, in dem den Mandanten der Notfallordner vorgestellt wird, einen roten Faden. Achten Sie jedoch auch auf individuell zu berücksichtigende Punkte.

Gesprächspunkte mit den Mandanten zum Thema "Notfallordner"

1. Vorbeugemaßnahmen wofür?

   1. Dem Mandanten muss aufgezeigt werden, dass sich die Informationen und Lenkungsgeschicke nur bei einem oder wenigen Menschen im Unternehmen bündeln. Diese müssen ggf. identifiziert werden. Das Erstellen von Organigrammen kann hier eine übersichtliche Hilfe darstellen.
   2. Unvorhergesehene Unfälle, Krankheiten oder der Tod dieser Person(en) haben direkte Auswirkung auf die Geschicke des Unternehmens (Kundenabwanderung, Minderung des Unternehmenswerts, etc.). Individuelle Auswirkungen und Risiken können an dieser Stelle schon herausgearbeitet werden, damit identifiziert ist, wo konkret gegenzusteuern bzw. anzusetzen ist.
   3. Es empfiehlt sich, sowohl den Fall eines unvorhergesehenen, temporären Ausfalls als auch eines endgültigen Ausfalls durch Tod aufzuzeigen, damit dem Mandanten bewusst wird, dass das Risiko permanent vorhanden ist.

2. Lösung Notfallordner

   1. Der Notfallordner ist ein Sicherheitssystem für das Unternehmen.
   2. Er beinhaltet die individuell wichtigen Informationen, damit alles Notwendige nicht nur im Wissen des Unternehmenslenkers gebündelt ist, sondern zusätzlich an anderer Stelle vorhanden ist.
   3. Der Notfallordner ist ein Instrument, um sensible Daten im richtigen Moment an den Richtigen weiterzugeben.
   4. Es ist möglich, einem Vertreter konkrete Vorgaben zu machen, damit die Unternehmensgeschicke weiterhin im Sinne des Unternehmers gelenkt werden.
   5. Neben betrieblichen Informationen können auch für den Privatbereich wichtige Informationen zusammengetragen werden.

3. Vielfältige Arten möglich

   1. Es kann sich um einen üblichen Ordner handeln, der im Regal steht oder sogar um einen Aktenkarton, z. B. bei umfangreichen Unterlagen.
   2. Bei geringem Umfang bietet sich ein Schnellhefter oder Umschlag an, insbesondere wenn der Inhalt in einem Tresor verwahrt werden soll.
   3. Sofern es sich um eine Ansammlung aus verschiedenen Schriftstücken handelt, könnten diese nmittels Datenträgen (CD/ DVD/ USB-Stick, externe Festplatte) aufbewahrt werden. Soweit möglich ist eine digitale Form regelmäßig zu befürworten, wobei Sicherheitskopien dann an Bedeutung gewinnen.
   4. Häufig bietet sich eine Kombination aus digitaler Aufbewahrung (CD/DVD, externe Festplatte) und tatsächlichen Gegenständen an, da dann auch Ersatzschlüssel für Tresore u. ä. Bestandteil des "Notfallordners" sein können.

4. Individualität steht im Vordergrund

   1. Ein "Notfallordner" als Sicherheitssystem oder dessen digitales Pendant ist keine neue Erfindung. Maßgeblich für den Erfolg dieses Sicherheitssystems ist jedoch die Individualisierung.
   2. So muss der Mandant überlegen, welche Besonderheiten sein Unternehmen in Geschäftsbetrieb und Co. aufweist.
   3. Welche Personen(en) könnten das Unternehmen vorübergehend oder andauernd weiterführen. Dies können, je nachdem, ob es sich um einen vorübergehenden oder dauerhaften Einsatz handelt unterschiedliche Personen oder Personengruppen sein.
   4. Gibt es Betriebsgeheimnisse, die nur eine oder wenige Personen kennen?
   5. Macht es Sinn Verantwortlichkeiten auf verschiedene Personen aufzuteilen?
   6. Erläutern Sie dem Mandanten steuerliche und betriebswirtschaftliche Besonderheiten seines Unternehmens.
   7. Ggf. kann eine Abstufung von Punkten erarbeitet werden, die nur im Fall des Todes preisgegeben werden und Punkten, die auch schon ein nur vorübergehender Vertreter wissen muss.
   8. Ist eine ausreichende Vorsorge für Lebenspartner und Kinder getroffen?
   9. Welche erbschaftsteuerlichen Folgen sind zu erwarten?

5. Aufbewahrung des Notfallordners

   1. Die Aufbewahrung des Notfallordners ist eine besondere Dienstleistung für den Mandanten.
   2. Schon aus Haftungsgründen sollten jedoch ausschließlich Kopien für den Mandanten aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für Geschäftsunterlagen als auch für Tresorschlüssel oder ähnliches.
   3. Es besteht Gewissheit, dass die relevanten Daten in Kopie noch an anderer Stelle aufbewahrt werden.
   4. Weiterhin muss geklärt werden, ob eine Aufbewahrung im einfachen Aktenschrank der Kanzlei ausreicht oder ob aus Sicherheitsgründen ggf. sogar eine Aufbewahrung in einem Tresor oder Bankschließfach erfolgen soll.
   5. Durch die Aufbewahrung beim Steuerberater kann der schnelle Zugriff auf den Notfallordner bei gleichzeitigem Schutz vor unbefugtem Zugriff erreicht werden.
   6. Der Mandant erhält durch die Aufbewahrung beim Steuerberater auch ein zusätzliches Nutzungspotenzial des "Notfallordners". So z. B., wenn ein unvorhergesehener Zugriff nur auf einzelne Daten durch einen Dritten erfolgen soll und der Unternehmer wegen Krankheit oder Urlaub diesen Zugriff nicht geben kann. Auf diese Weise kann verhindert werden, dass z. B. Angestellte den kompletten Einblick erhalten.

6. Honorarfrage

   1. Eine individuelle Ausgestaltung i...