Es sind 2 Anmeldungen vorzunehmen: Eine beim bisherigen Handelsregister des Einzelkaufmanns und eine bei dem Handelsregister, das für die zukünftige GmbH zuständig ist. Selbst wenn der Sitz der GmbH und des Einzelkaufmanns identisch ist, sind hierfür 2 Abteilungen des Handelsregisters zuständig. Der Einzelkaufmann ist in Abteilung A, die GmbH in Abteilung B verzeichnet.
Fristen beachten
Die Anmeldung der neuen GmbH wird erst dann wirksam, wenn die Eintragung beim Handelsregister des Einzelkaufmanns erfolgt ist. Überträgt der Einzelkaufmann das gesamte einzelkaufmännische Unternehmen, wird zunächst das Erlöschen seiner Firma bei seinem Handelsregister eingetragen, bevor die Eintragung der neu gegründeten GmbH bei ihrem Handelsregister erfolgt.
Die Anmeldung zum Handelsregister ist spätestens 8 Monate nach dem Umwandlungsstichtag vorzunehmen, da nur durch diese zeitnahe Anmeldung sichergestellt ist, dass die Vermögensverhältnisse sich nicht völlig verändert haben. Wird die Frist überschritten, kann die Umwandlung zu dem gewünschten Stichtag nicht mehr erfolgen (§ 17 Abs. 2 Satz 4 UmwG).
Die Anmeldung beim Handelsregister der GmbH nehmen der bisherige Einzelkaufmann und die zukünftigen Geschäftsführer vor. Für die Anmeldung beim Handelsregister des Einzelkaufmanns ist allein dieser zuständig.
Die Unterlagen, die den Anmeldungen beizufügen sind, variieren. Der Einzelkaufmann hat den Ausgliederungsplan sowie seine letzte Schlussbilanz einzureichen. Bei der Anmeldung der GmbH müssen neben dem Ausgliederungsplan der Sachgründungsbericht, Unterlagen über die Werthaltigkeit des Vermögens und die GmbH-Satzung, die ggf. in der Ausgliederungserklärung enthalten ist, beigefügt werden.
Hinzu kommen die üblichen Unterlagen bei einer GmbH-Gründung, wie eine Gesellschafterliste und eine Versicherung des Geschäftsführers, dass er die persönlichen Voraussetzungen für die Ausübung dieses Amts erfüllt und z. B. nicht wegen einer Insolvenzstraftat vorbestraft ist. Zusätzlich muss der Geschäftsführer versichern, dass keine Überschuldung vorliegt.
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