Um zu verstehen, warum diese Verpflichtung bereits weitreichende Auswirkungen auf den Geschäftsalltag von Unternehmen haben kann, hilft es, sich die Definition einer E-Rechnung genauer anzusehen: "Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht."[1] Dieses neue Rechnungsformat ist in der europäischen Norm EN 16931 genau definiert. Ohne hier tiefer auf die Norm einzugehen, kann vorweggenommen werden, dass eine PDF-Rechnung nicht der Norm entspricht. Sie darf (weiterhin) nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden und ist als sog. "sonstige Rechnung" ab dem 1.1.2028 nicht mehr umsatzsteuerrelevant. Eine PDF-Rechnung ist zwar digital, i. S. der Norm aber keine elektronische Rechnung. Wenn man das im Business-to-Governance-Bereich (B2G) bereits seit 2020 verpflichtende E-Rechnungsformat XRechnung betrachtet, wird dieser Unterschied deutlich. Hier erhält man eine XML-Datei: Einen Datensatz ohne visuellen Beleg. Sie ermöglicht die maschinelle Verarbeitung, wodurch manuelle Tätigkeiten überflüssig werden. Gleichzeitig kann sie aber nicht ohne weiteres von einem Menschen gelesen werden. D.h., dass Unternehmen ab dem 1.1.2025 als Rechnung anstatt eines visuellen Belegs in Papierform oder als PDF-Datei, eine XML-Datei von ihrem Dienstleister oder Zulieferer erhalten können – und das ohne Zustimmung. Unternehmen müssen dann in der Lage sein, diese Rechnung verarbeiten zu können.
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