Digitale Zusammenarbeit in Steuerkanzleien / 2 Verteilte Teams organisieren und führen

Homeoffice, Digitale Dokumentenablage, Video-Konferenz, Mitarbeiter-Chat, Intranet: Die Digitalisierung der internen Zusammenarbeit stellt neue Anforderungen an die Kanzleiführung. Die Zusammenarbeit muss neu gedacht werden.

2.1 Technische Voraussetzungen schaffen

Wesentliches Element einer digitalen Zusammenarbeit ist die Option, dass Mitarbeiter nicht nur im Büro, sondern auch im Homeoffice arbeiten. Um dies zu ermöglichen, müssen die technischen Voraussetzungen geschaffen werden: Sie reichen von der passenden Hardware über den Arbeitsplatz bis hin zum schnellen und sicheren Internetzugang. Empfohlen wird die Ausgabe von Firmen-Laptops, die sowohl im Büro als auch im Homeoffice oder an anderen Kanzlei-Standorten genutzt werden können. Dabei muss die Kanzleiführung sicherstellen, dass die Kanzleigeräte ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden und nur über diese auf Kanzlei-Anwendungen zugegriffen wird.

Eine sichere Anbindung des Homeoffice an die Kanzlei kann über ein sog. virtuelles privates Netz erfolgen. Ein solches VPN (Virtual Private Networks) baut innerhalb der bestehenden Internetverbindung einen verschlüsselten Tunnel auf. Durch Passwörter oder ein digitales Zertifikat kann die Authentifizierung des VPN sichergestellt werden. Ein schneller Internetzugang ist Grundvoraussetzung und in vielen Regionen Deutschlands heute Standard. Zusätzlich muss die Verfügbarkeit aller relevanten Programme und Tools sichergestellt sein.

2.2 Führen und trainieren

Neben den technischen Anforderungen ist Digitalisierung vor allem ein Führungsthema: Die Kanzleiführung muss den Digitalisierungsprozess anstoßen und alle Mitarbeiter für diese Strategie gewinnen. Ein möglicher Anstoß kann ein gemeinsames Event sein, in dem der Wandel der Branche und die Notwendigkeit einer Digitalisierung thematisiert werden. Chancen und Risiken sollten offen angesprochen werden.

Da eine Automatisierung von internen Prozessen auch zu einer Verkürzung der Bearbeitungszeiten führt, müssen interne Abläufe neu organisiert werden. Die Post-it-Zettel am Computerbildschirm werden ebenso durch digitale Lösungen ersetzt, wie viele Aktenordner. Um Mitarbeiter für digitale Umstellungen fit zu machen, müssen sie unter Umständen auf neuen Lösungen geschult werden. Daher sollte die Kanzleiführung den Mitarbeitern die Zeit und die Möglichkeiten einräumen, sich im Bereich digitaler Lösungen weiterzubilden und zu qualifizieren. Neben externen Schulungen können Inhouse-Trainings oder Online-Seminare eingesetzt werden.

Softwarehersteller bieten häufig ebenfalls Trainings auf ihren Lösungen an. Wenn Mitarbeiter digitale Prozesse verstehen, stehen die Chancen gut, dass die Digitalisierungsmaßnahmen akzeptiert werden. Es geht dabei nicht darum, Kenntnisse auf IT-Administrator-Level aufzubauen. Hilfreich sind jedoch die Kenntnis sowie ein sicherer Umgang mit den eingesetzten Softwarelösungen und ihrer technischen Anbindungen.

2.3 Verantwortlichkeiten definieren

Wichtig: Wer digitalisiert, muss es kanzleiweit konsequent umsetzen. Auch in Vertretungsfällen sollte die Arbeit nahtlos weiterlaufen und darf nicht daran scheitern, dass Mitarbeiter mit digitalen Systemen unterschiedlich vertraut sind. Egal ob in der Kanzlei, im Homeoffice oder in einer Niederlassung: jeder Mitarbeiter sollte stets die gleiche Sicht auf den Mandanten haben und ihm sollten alle digitalen Kommunikationsinstrumente zur Verfügung stehen. Routinen für den internen Know-how-Austausch – z. B. ein Jour fixe für den Erfahrungsaustausch zu einer neu eingeführten Lösung – können zur Akzeptanz und zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.

Insbesondere in größeren Kanzleien kann darüber hinaus das Etablieren einer eigenen Technikabteilung sinnvoll sein, die sich ausschließlich um interne und externe technische Lösungen kümmert. Dabei sollte auch über die Einstellung eines ausgebildeten IT-Fachmanns nachgedacht werden. Im kleineren Maßstab kann zumindest eine Person bestimmt werden, die über das nötige Know-how verfügt und sich um die technischen Belange kümmert.

Praxis-Tipp

10 Tipps für eine ortsunabhängige Zusammenarbeit

Das Tagesgeschäft erledigen, mit den Kollegen chatten, Termine planen, Projekte managen: viele Tools helfen Steuerkanzleien dabei, die interne Zusammenarbeit digital und ortsunabhängig zu gestalten. Damit die technischen Lösungen ihre volle Kraft entfalten können, sind einige Punkte zu beachten.

1. Nutzerakzeptanz statt Zwangssystem

Bei der Einführung neuer Lösungen sollte die Kanzleiführung alle Beteiligten ins Boot holen und individuelle Bedürfnisse möglichst berücksichtigen.

2. Wir statt ich

Ortsunabhängig zu arbeiten darf nicht bedeuten, dass die Kanzlei nun in Einzelkämpfer zerfällt. Regelmäßige virtuelle Teamtreffen sind nötig, z. B. über Videokonferenzen. Dafür sollten auch feststehende Termine gesetzt werden. Der gemeinsame Austausch der Mitarbeiter untereinander muss jederzeit gewährleistet sein.

3. Intuitive Tools statt Bedienungsanleitungen

Um ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen, muss die Kanzlei-Führung technische Lösungen anbieten. Die zu nutzenden Tools sollten möglichst...