Fachbeiträge & Kommentare zu Personalakte

Ab dem Startschuss des Projekts sollten Sie konsequent regelmäßige Feedback Loops installieren. Was im Workshop am Reißbrett stimmig erschien, kann sich in der Praxis als nicht zielführend erweisen. Je früher Korrekturen vorgenommen werden, desto weniger aufwändig! Nicht nur das Feedback der Führungskräfte ist wichtig: Gerade aktuelle Onboardees, die den neuen Onboarding-Pro...mehr

In der heutigen Unternehmenslandschaft wimmelt es nur so von unterschiedlichen Projekten. Für jedes Projekt gibt es einen Kick-off-Termin, einen Zeitplan, einen Projektverantwortlichen und letztendlich auch ein Budget, das es einzuhalten und über das es zu berichten gilt. Kennen wir doch alle die Zielvorgaben "in time, in quality and in budget". Dies begegnet uns in allen We...mehr

Mitarbeiterbezogene Maßnahmen vor einer Trennung prüfen Vor jeder Trennung sollte geprüft werden, ob bereits das gesamte Repertoire an mitarbeiterbezogenen Maßnahmen ausgeschöpft worden ist. Dazu gehören neben (kritischen-) konstruktivem Feedback vor allem Ermahnungen und Abmahnungen. Diese Maßnahmen werden in der folgenden Tabelle erklärt. Disziplinarische Maßnahmen vor eine...mehr

Die Praktikantinnen/Praktikanten haben nach § 6 Satz 1 TVPöD ein Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten. Hierzu zählen auch die sogenannten Personalbeiakten oder Personalnebenakten, nicht dagegen die Prozessakten, die Rechtsstreitigkeiten der Praktikantinnen/Praktikanten mit dem Arbeitgeber betreffen. Die Einsichtnahme können die Praktikantinnen/Praktikanten ...mehr

Der TVPöD findet ebenso wie die ehemals gültigen Tarifverträge vor allem für berufsnotwendige Praktika in typischerweise sozialen und pflegerischen Berufsgruppen im öffentlichen Dienst Anwendung. Er regelt sowohl die Vergütung als auch eine Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall für die Praktikanten. Die Verpflichtungen des Praktikanten hinsichtlich der Arbeitszeit (§ 7 TVPöD)...mehr

Die HR-Arbeit ist stark dokumentenabhängig. Die Personalakte sammelt alle relevanten Vorgänge bezüglich einer beschäftigten Person und ist Nachweis aller Aktivitäten in Bezug auf diese Person. Verträge und Vertragsanpassungen, Personalentwicklung, Versetzung, disziplinarische Maßnahmen, Zeugnisse – alles muss in der Personalakte transparent zugänglich sein. Die Digitalisierun...mehr

Die weitgehenden Sanktions- und Schadensersatzvorschriften verdeutlichen die Notwendigkeit eines gut strukturierten Löschmanagementkonzepts, das einerseits die gesetzlich normierten oder zur Wahrung der Interessen notwendigen Aufbewahrungspflichten berücksichtigt, andererseits aber auch den Löschzeitpunkt bestimmt, ab dem die Daten nicht mehr für die Abwicklung des Arbeitsve...mehr

Unklar ist, wie lange der Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren darf bzw. wann er die Daten spätestens zu löschen hat. Hierzu werden verschiedene Ansichten vertreten. Ausgangsüberlegung ist dabei, dass es dem Arbeitgeber zu gestatten ist, Unterlagen des Arbeitnehmers so lange aufzubewahren, bis er nicht mehr mit der Geltendmachung von Ansprüchen des Arbeitnehmers oder Dritt...mehr

Generell lassen sich die Aufgaben des HR-Bereichs mit Hilfe einer HR-Prozesslandkarte gliedern in HR-Unterstützungsprozesse, worin alle administrativen Aufgaben enthalten sind (Entgeltabrechnung, Vertragswesen, Bescheinigungen, Personalakte), HR-Kernprozesse mit allen Aspekten der lebenszyklusorientierten Personalarbeit von der Einstellung bis zum Ausscheiden von Mitarbeiter...mehr

Fraglich ist, ob die Vorgaben der DSGVO und des BDSG auch für noch traditionell in Papierform geführte Personalakten gilt. Die Rechtsprechung äußerte Zweifel. "In Art. 2 Abs. 1 und Art. 4 Nr. 6 DSGVO wird der Begriff der Dateisysteme zugrunde gelegt. Unabhängig von der Frage, ob dieser Begriff zwischen automatisierten und nicht automatisierten Vorgängen unterscheidet (dazu et...mehr

Überblick Das Thema Datenschutz stellt in der Arbeitswelt einen Dauerbrenner dar. Insbesondere durch die Verabschiedung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und erweiterten Pflichten nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), muss der Arbeitgeber bei der Führung der Personalakten zahlreiche gesetzliche Vorgaben berücksichtigen. Ein wesentlicher Teilbereich dieser Vorgaben si...mehr

Im Datenschutz maßgeblich sind vor allem die Regelungen der DSGVO sowie das BDSG. In § 26 BDSG wird dabei speziell die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses geregelt. Zu beachten ist allerdings, dass der EuGH § 26 BDSG für europarechtswidrig erklärt hat, demzufolge sind sämtliche Maßnahmen im Rahmen des Beschäftigtendatenschutzes zumindest auch auf Art...mehr

Die HR-Organisation kann eine Vielzahl von Aufgaben wahrnehmen. Die HR-Aufgaben werden im unternehmerischen Sprachgebrauch auch als HR-Dienstleistung, HR-Aufgabe oder HR-Produkt im HR-Produktportfolio bezeichnet. Die Aufgaben zielen darauf ab, durch passende Initiativen die Menschen im Unternehmen für ihre Aufgaben zu befähigen. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, über ein...mehr

Ein betriebliches Eingliederungsmanagement besteht aus mehreren Schritten: Erstgespräch Besprechung der Situation Erstellen eines Maßnahmenplans Umsetzen der Maßnahmen Evaluierung der Maßnahmen Das bedeutet im Einzelnen: Erstgespräch Das Erstgespräch findet durch telefonischen, schriftlichen oder mündlichen Kontakt mit dem Mitarbeiter statt. In dem Gespräch wird der Mitarbeiter über...mehr

Die Einführung digitaler Personalakten bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, wie effizientere Prozesse, eine bessere Nachvollziehbarkeit und eine ortsunabhängige Zugriffsmöglichkeit. Gleichzeitig stellt sie erhöhte Anforderungen an den Datenschutz, da die darin enthaltenen personenbezogenen Informationen oftmals besonders sensibel sind. Demnach sind die oben skizzierten Gr...mehr

Das Jugendarbeitsschutzgesetz sieht eine Reihe ärztlicher Untersuchungen für Jugendliche (15-17 Jahre) vor (§§ 32 ff. JArbSchG). Nach § 32 Abs. 1 JArbSchG darf ein Jugendlicher, der in das Berufsleben eintritt, nur beschäftigt werden, wenn er innerhalb der letzten 14 Monate von einem Arzt untersucht worden ist (Erstuntersuchung) und dem Arbeitgeber eine entsprechende Beschein...mehr

Praktikantinnen und Praktikanten i. S. d. § 26 BBiG werden grundsätzlich vom MiLoG erfasst.[1] Hintergrund ist die Vermeidung von Missbrauch, den manche Unternehmen in der Vergangenheit mit Praktikanten betrieben haben. Da ein Praktikantenverhältnis je nach Ausgestaltung Arbeitsverhältnis und Berufsausbildungsverhältnis sein kann, hat der Gesetzgeber im MiLoG bestimmte Prakti...mehr

Anwendungsfälle/Voraussetzungen Ist demgegenüber ein Arbeitszeugnis nicht ordnungs- oder wahrheitsgemäß, beispielsweise weil wesentliche vom Arbeitnehmer durchgeführte Tätigkeiten nicht enthalten sind oder weil die Leistungs- oder Verhaltensbeurteilung nicht zutreffend ist, kann und muss der Arbeitgeber das bereits ausgestellte Arbeitszeugnis berichtigen. Schreibfehler sind zu...mehr

Rz. 3 Nach § 81 Abs. 1 Satz 2 BetrVG ist der Arbeitnehmer vor Beginn der Beschäftigung über die Unfall- und Gesundheitsgefahren, denen er bei der Beschäftigung ausgesetzt ist, sowie über die Maßnahmen und Einrichtungen zur Abwehr solcher Gefahren zu belehren. Die Regelung dient dem besonderen Schutz des Arbeitnehmers. „Belehrung” erfordert bereits begrifflich eine intensiver...mehr

Informationsrecht des Auskünfte suchenden Arbeitgebers Ist der Bewerber beim vorherigen Arbeitgeber bereits ausgeschieden oder ist das Arbeitsverhältnis gekündigt, darf der an Auskunft interessierte Arbeitgeber generell auch ohne Einwilligung des Bewerbers Auskünfte einholen, es sei denn, der Bewerber hätte ausdrücklich um Vertraulichkeit gebeten. Befindet sich hingegen der Be...mehr

Damit der Personalrat sein Mitbestimmungsrecht wahrnehmen kann, muss er von der beabsichtigten Einstellungsmaßnahme "rechtzeitig und umfassend" unterrichtet werden; außerdem sind ihm die "hierfür erforderlichen Unterlagen" vorzulegen (§§ 66 Abs. 2, 70 Abs. 2 BPersVG). Die Dienststelle hat dem Personalrat somit alle Informationen zu geben, die für die Meinungsbildung nötig si...mehr

Einstellung Einstellung im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes bedeutet nicht allein der Abschluss eines Arbeitsvertrages, sondern jede Eingliederung, um zusammen mit den im Betrieb schon beschäftigten Arbeitnehmern den arbeitstechnischen Zweck des Betriebs durch weisungsgebundene Tätigkeit zu verwirklichen.[1] Auf das konkrete Rechtsverhältnis zum Arbeitgeber kommt es dabe...mehr

Ordnet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer arbeits- oder dienstrechtlich einer bestimmten Tätigkeitsstätte dauerhaft zu, befindet sich dort seine "erste Tätigkeitsstätte". Diese Zuordnung kann schriftlich oder mündlich erfolgen. Der Arbeitgeber kann z. B. aus organisatorischen Gründen eine bestimmte Betriebsstätte (Dienststelle) als erste Tätigkeitsstätte festlegen, er muss ...mehr

Rz. 44 Damit der Betriebsrat seine Überwachungspflichten umfassend erfüllen kann, muss der Arbeitgeber „auf Verlangen” die zur Durchführung der Betriebsratsaufgaben erforderlichen Unterlagen zur Verfügung stellen, d. h. ggf. auch aushändigen (§ 80 Abs. 2 Satz. 2 BetrVG). Nach Auffassung des BAG erstreckt sich dies auch auf Betriebsgeheimnisse.[1] Das Gesetz geht davon aus, d...mehr

Bei Dokumenten, für welche die Schriftform gilt, stellt sich die Frage, ob diese im Original in der analogen Personalakte aufbewahrt werden müssen, oder ob diese auch in der digitalen Personalakte gespeichert sein müssen. Der Vorteil von Dokumenten, die im Original aufbewahrt werden, ist lediglich, dass diese im Gerichtsverfahren, z. B. bei einem Kündigungsschutzstreit, den U...mehr

Die Textform im Sinne des § 126b BGB stellt wesentlich geringere Anforderungen an die Form der Erklärung. Ist durch ein Gesetz die Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das es dem Empfänger ermöglicht, eine auf de...mehr

Stufengespräche sind Bestandteil von Stufenplänen (s. u.). Daran nehmen i. d. R. mehrere betrieblich Verantwortliche und Betriebs-/Personalrat teil. Themen sind: offensichtlich suchtbedingte Pflichtverletzungen (Ausfallzeiten, Leistungsabfälle, Alkoholvorräte usw.), ein bestimmtes Verhalten fordern und Sanktionen, abgestimmt mit Hilfsangeboten und Beobachtungszeiträumen, festl...mehr

Eine wichtige Bedeutung kommt der Personalakte zu. Diese beinhaltet alle Daten über beschäftigte Personen, angefangen von der Bewerbung bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen. Der Datenschutz gilt unabhängig davon, ob die Akten elektronisch oder konventionell in Papierform geführt werden. Personalakten müssen vertraulich geführt und aufbewahrt werden. Damit ist ein wirksamer...mehr

Mitglieder und Ersatzmitglieder des Sprecherausschusses sind verpflichtet, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse, die ihnen wegen ihrer Zugehörigkeit zum Sprecherausschuss bekannt geworden und vom Arbeitgeber ausdrücklich als geheimhaltungsbedürftig bezeichnet worden sind, nicht zu offenbaren und nicht zu verwerten; dies gilt auch nach dem Ausscheiden aus dem Sprecherausschuss...mehr

Nach der Protokollnotiz Nr. 1 zu § 12 Abs. 2 TVöD (Bund) sind die Arbeitsvorgänge wie folgt definiert: Zitat Arbeitsvorgänge sind Arbeitsleistungen (einschließlich Zusammenhangsarbeiten), die, bezogen auf den Aufgabenkreis der/des Beschäftigten, zu einem bei natürlicher Betrachtung abgrenzbaren Arbeitsergebnis führen (z. B. unterschriftsreife Bearbeitung eines Aktenvorgangs, e...mehr

Der TV-V enthält – im Gegensatz zu § 3 Abs. 5 TVöD – keine Regelungen zu den Personalakten. Insofern gelten die allgemeinen Vorgaben, die nach der Rechtsprechung sowie den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere auch zum Datenschutz, zu beachten sind. Nach § 83 Abs. 1 Satz 1 BetrVG hat der Arbeitnehmer das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Nac...mehr

Sollen Zielvereinbarungs-Systeme erfolgreich sein, müssen sie konsequent angewendet, kontinuierlich betreut, bei nachhaltigen Umsetzungsproblemen angepasst oder verbessert werden. Üblicherweise ist die Zielvereinbarung in einen Mitarbeitergesprächsprozess eingebettet, der sich neben der Zielvereinbarung auch mit der Personalentwicklung beschäftigt. Prozess Zielvereinbarungen D...mehr

Angestellte haben nach DSGVO dieselben Rechte in Bezug auf Datenschutz wie alle anderen Personen auch. Notwendig sind nach Art. 88 Abs. 2 DSGVO angemessene Maßnahmen zur Wahrung der menschlichen Würde, der berechtigten Interessen und der Grundrechte der betroffenen Person. Zu berücksichtigen sind dabei die Transparenz der Verarbeitung, die Übermittlung personenbezogener Date...mehr

Rz. 734 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 4.65: Klage auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte An das Arbeitsgericht _________________________ Klage des _________________________ (Vorname, Nachname, Adresse) – Kläger – gegen die xy-GmbH _________________________ (Bezeichnung des Arbeitgebers, Name und Vorname der Vertretungsberechtigten, Adresse)...mehr

Rz. 376 Arbeitnehmer können in entsprechender Anwendung von §§ 242, 1004 Abs. 1 S. 1 BGB die Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus ihrer Personalakte verlangen. Der Anspruch besteht, wenn die Abmahnung inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder ...mehr

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Rz. 725 Das BAG hat in ständiger Rechtsprechung ein Recht des Arbeitnehmers anerkannt, gegen eine Abmahnung auch gerichtlich vorzugehen.[1241] Anspruchsgrundlage:mehr

1. Typischer Sachverhalt Rz. 724 Der Arbeitnehmer hat ein Abmahnschreiben erhalten, in dem ihm neben verschiedenen Leistungsmängeln auch Unpünktlichkeit generell und an bestimmten Tagen vorgeworfen wird. Der Arbeitnehmer will beraten werden, ob und ggf. wie er gegen die Abmahnung vorgehen kann. 2. Rechtliche Grundlagen a) Anspruch auf Beseitigung der Abmahnung, Entfernung aus d...mehr

Rz. 732 Die Klage gegen eine zur Personalakte genommene Abmahnung ist unzulässig mit dem Feststellungsantrag, dass die Abmahnung unwirksam ist.[1256] Der Arbeitnehmer kann nur auf Widerruf und/oder Entfernung aus der Personalakte klagen.[1257] Im Abmahnrechtsstreit obliegt dem Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast für die Abmahngründe.[1258] Beruft sich der Arbeitnehmer...mehr

Rz. 730 Der Anspruch des Arbeitnehmers auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte unterliegt nicht der vertraglichen oder tariflichen Ausschlussfrist, weil er unter anderem aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht abgeleitet wird.[1254] Rz. 731 Das Recht, die Beseitigung einer Abmahnung gerichtlich zu verlangen, kann aber verwirkt werden.[1255] Dafür reicht jedoch ein ...mehr

Rz. 724 Der Arbeitnehmer hat ein Abmahnschreiben erhalten, in dem ihm neben verschiedenen Leistungsmängeln auch Unpünktlichkeit generell und an bestimmten Tagen vorgeworfen wird. Der Arbeitnehmer will beraten werden, ob und ggf. wie er gegen die Abmahnung vorgehen kann.mehr

a) Anspruch auf Beseitigung der Abmahnung, Entfernung aus der Personalakte Rz. 725 Das BAG hat in ständiger Rechtsprechung ein Recht des Arbeitnehmers anerkannt, gegen eine Abmahnung auch gerichtlich vorzugehen.[1241] Anspruchsgrundlage:mehr

Rz. 370 Eine bestimmte Form, insbesondere die Schriftform, ist für die Wirksamkeit der Abmahnung nicht erforderlich; sie kann auch mündlich erteilt werden.[636] Wegen der Beweisfunktion in einem späteren Kündigungsrechtsstreit ist die Schriftform aber dringend anzuraten. Das gilt auch für den Nachweis, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer zugegangen und darüber hinaus zu sein...mehr

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Sachverhalt Ein Busfahrer im öffentlichen Personennahverkehr soll ein Fahrzeug immer an wechselnden Stellen im Stadtgebiet übernehmen und mindestens einmal wöchentlich die Kasse abrechnen. Die Kassenabrechnung erfolgt in der Geschäftsstelle oder einem Betriebshof. Dort werden auch die Personalakten geführt, zudem sind Krank- und Urlaubsmeldungen hier abzugeben oder hierhin z...mehr

Rz. 273 Gem. Art. 30 DSGVO muss ein Verzeichnis über alle Datenverarbeitungen der Kanzlei erstellt werden, hierzu gehören insbesondere Das Verzeichnis muss schriftlich oder elekt...mehr

Im Hinblick auf die Vereinbarung von Zielen im Sinne des BEM empfiehlt es sich, alle vereinbarten Maßnahmen zu dokumentieren. Hier ist besonders darauf zu achten, dass die Maßnahmen genau und verständlich formuliert sind, die verantwortliche Person benannt ist und ein Zeitraum für die Umsetzung der Maßnahmen bestimmt ist. Ebenfalls sollte eine Erfolgskontrolle der vereinbart...mehr

Ein BEM-Verfahren kann nur stattfinden, wenn der Betroffene einwilligt. Diese Einwilligung wird zu Beginn durch den Arbeitgeber abgefragt. Sie kann jederzeit im Verlauf des Verfahrens widerrufen und das Verfahren damit beendet werden. Entscheidet sich der Betroffene für das BEM-Verfahren, ist er aber zur Mitwirkung verpflichtet. Zwar bleibt er Herr des Verfahrens und entschei...mehr

Im Zuge des Bewerbungsverfahrens erhobene Daten über den Bewerber (Personalfragebögen) stellen eine Datenerhebung i. S. d. Art. 4 Nr. 1 und Nr. 2 DSGVO dar, deren Vorgaben zu beachten sind.[1] Die DSGVO enthält keine spezifischen Regelungen zum Arbeitnehmerdatenschutz und insbesondere nicht zum Umgang mit Daten im Bewerbungsverfahren. Allerdings sind bestimmte Vorgaben der D...mehr

Infographic Folgende Schritte sollten bei der inhaltlichen Gestaltung beachtet werden: 1. Schritt: Auswertung der AU-Daten Der Arbeitgeber entscheidet, ob und wann mit dem BEM begonnen wird. Zum Ob: Das Gesetz sieht ausnahmslos ein BEM bei Erfüllen der Voraussetzungen (länger als 6 Wochen innerhalb eines Jahres arbeitsunfähig erkrankt) vor. In wenigen Einzelfällen kann es sinnvo...mehr