Fachbeiträge & Kommentare zu Personalakte

Stufengespräche sind Teil eines arbeitsrechtlichen Prozesses, der (sinnvollerweise für alle psychoaktiven Substanzen, auch Alkohol) in einer Betriebsvereinbarung festgeschrieben werden sollte, die in letzter Konsequenz auch die Kündigung umfasst. Es werden offensichtlich suchtbedingte Pflichtverletzungen angesprochen, ein bestimmtes Verhalten gefordert und Sanktionen, abgest...mehr

Für nicht-öffentliche Stellen gilt das BDSG für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die nicht automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BDSG). Der Steuerberater bzw. die Steuerberatungsgesellschaft (alle Rechtsformen) gehört zu d...mehr

Ein betriebliches Eingliederungsmanagement besteht aus mehreren Schritten: Erstgespräch Besprechung der Situation Erstellen eines Maßnahmenplans Umsetzen der Maßnahmen Evaluierung der Maßnahmen Das bedeutet im Einzelnen: Erstgespräch Das Erstgespräch findet durch telefonischen, schriftlichen oder mündlichen Kontakt mit dem Mitarbeiter statt. In dem Gespräch wird der Mitarbeiter über...mehr

Der Steuerberater erfährt von seinem Mandanten häufig auch von dessen Unzufriedenheit über das Fehlverhalten seiner Mitarbeiter wie wiederholte Unpünktlichkeit, unentschuldigte Fehlzeiten im Anschluss an einen Urlaub, Arbeitsverweigerung, mangelhafte Arbeitsausführung, Diebstahl, Beleidigungen von Vorgesetzten und Kollegen, wettbewerbswidriges Verhalten etc. Meist fragt der M...mehr

Ein gesondertes Beschäftigtendatenschutzgesetz ist trotz einiger Planungen bisher nicht existent. Zum Beschäftigtendatengesetz (BeschDG) liegt seit dem 8.10.2024 ein erster Referentenentwurf vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) gemeinsam mit dem Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) vor. Seit dem 25.5.2018 gilt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (...mehr

Eine Legaldefinition des Begriffs der Personalakte besteht nicht. Gesetzliche, aber auch tarifvertragliche Normen setzen den Begriff regelmäßig voraus (vgl. § 83 BetrVG, § 3 Abs. 5 TVöD-AT). Das BAG unterscheidet zwischen dem formellen und dem materiellen Personalaktenbegriff.[1] Personalakten im formellen Sinn sind danach die Schriftstücke, die der Arbeitgeber als "Personal...mehr

Bei einem bestehenden Arbeitsverhältnis ist eine Aufbewahrungspflicht dann anzunehmen, wenn ein berechtigtes Interesse des Arbeitnehmers an der Aufbewahrung besteht.[1] Dazu gehören Dokumente wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und andere relevante Unterlagen. Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses trifft den Arbeitgeber auch eine Aufbewahrun...mehr

Der Arbeitgeber ist arbeitsrechtlich gegenüber dem Arbeitnehmer nicht zur Führung einer Personalakte verpflichtet. Er wird jedoch kaum anders als durch Führung von Personalakten den arbeits-, handels-, gesellschafts- und steuerrechtlich gebotenen Pflichten nachkommen und z. B. die für Krankheitsfälle notwendige Abrechnung der Entgeltfortzahlung gegenüber den gesetzlichen Kra...mehr

Jeder Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten vollständigen Personalakten Einsicht zu nehmen. Das Einsichtsrecht folgt im laufenden Arbeitsverhältnis aus § 83 Abs. 1 Satz 1 BetrVG für alle betriebsangehörigen Beschäftigten, die dem Anwendungsbereich des Betriebsverfassungsgesetzes unterfallen. Die Norm ist als individualrechtlicher Anspruch konzipiert, auf das ...mehr

Für die Bestimmung von Reichweite und Grenzen des Inhalts der Personalakte sind die divergierenden Interessen von Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu berücksichtigen und gegeneinander abwägen.[1] Die Personalakte soll ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers geben.[2] Deshalb gehören...mehr

Der Arbeitgeber darf Eignung, Befähigung und fachliche Leistung der bei ihm beschäftigten Arbeitnehmer beurteilen und die Beurteilung in den Personalakten festhalten. Auf Verlangen des Arbeitnehmers muss er seine Beurteilung begründen. Denn der Arbeitnehmer hat ein Recht darauf, dass er die Gründe erfährt, die für die Beurteilung maßgebend waren. Dabei hat der Beurteilende d...mehr

Begriff Unter Personalakte ist jede Sammlung von Urkunden und Vorgängen durch den Arbeitgeber zu verstehen, die Angaben zu den persönlichen und dienstlichen Verhältnissen des Arbeitnehmers enthalten und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Eine Personalakte liegt unabhängig davon vor, an welcher Stelle die Sammlung geführt wird und welche Form (nor...mehr

Arbeitnehmer haben das Recht, unrichtige Eintragungen in der Personalakte entfernen oder berichtigen zu lassen. In der Praxis handelt es sich zumeist um den Anspruch auf Entfernung von zu Unrecht erteilten Abmahnungen. Arbeitnehmer können nach §§ 242, 823 Abs. 1, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB analog die Entfernung einer solchen Abmahnung aus ihrer Personalakte verlangen.[1] In dies...mehr

Nach § 26 BDSG ist der Arbeitgeber berechtigt, personenbezogene Daten des einzelnen Beschäftigten nur zu bestimmten Zwecken zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen. Allerdings ist die Norm nach der neuesten Rechtsprechung des EuGH[1] nicht mehr anwendbar, weil sie gegenüber der DSGVO keinen weitergehenden, eigenständigen Regelungsgehalt besitzt. Somit muss auch für die dat...mehr

1 Begriff der Personalakte Eine Legaldefinition des Begriffs der Personalakte besteht nicht. Gesetzliche, aber auch tarifvertragliche Normen setzen den Begriff regelmäßig voraus (vgl. § 83 BetrVG, § 3 Abs. 5 TVöD-AT). Das BAG unterscheidet zwischen dem formellen und dem materiellen Personalaktenbegriff.[1] Personalakten im formellen Sinn sind danach die Schriftstücke, die der...mehr

1 Einleitung Eine gesetzliche oder tarifliche Verpflichtung zum Führen von Personalakten besteht für Arbeitgeber in Deutschland grundsätzlich nicht. Gemäß § 106 Bundesbeamtengesetz (BBG) bzw. § 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) besteht lediglich die rechtliche Verpflichtung zum Führen von Personalakten für verbeamtete Beschäftigte. Gleichwohl wird man wohl kaum einen Arbeitge...mehr

Der Begriff der Personalakte ist weder gesetzlich noch tariflich definiert. Die Begriffsbestimmung der Personalakte ist daher anhand des Schutzzwecks des tariflich geregelten Einsichtsrechts zu entwickeln. Der Beschäftigte hat ein Interesse daran, dass die Personalakte ein möglichst wahres und vollständiges Bild seiner Person und seines Werdegangs wiedergibt und dass sie kei...mehr

Eine allgemeingültige gesetzliche Definition des Begriffs der Personalakte existiert nicht. Auch die Vorschriften der § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L führen den Begriff nicht näher aus. Hinsichtlich des Führens von Personalakten ist vor allem auf die durch die Rechtsprechung entwickelten Grundsätze zurückzugreifen. 4.1.1 Begriff und Definition "Personalakte" Der Begriff d...mehr

Den Inhalt der Personalakte bestimmt grundsätzlich der Arbeitgeber. Diese Gestaltungsfreiheit des Arbeitgebers findet ihre Grenzen in den datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO und des BDSG sowie in den grundrechtlichen Wertentscheidungen. Für die Frage, welche konkreten Vorgänge und Informationen aufbewahrt und damit zur materiellen Personalakte genommen werden dürfen, si...mehr

Nach § 3 Abs. 5 Satz 1 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 1 TV-L haben Beschäftigte des Öffentlichen Dienstes ein Recht auf Einsicht in ihre vollständigen Personalakten. 4.2.1 Geltendmachung Die Tarifregelungen sehen keine Bedingungen oder Einschränkungen für die Geltendmachung des Anspruchs vor. Das Recht kann daher durch den Beschäftigten jederzeit und anlasslos geltend gemacht werde...mehr

Dienstherren sind gemäß § 106 Abs. 1 BBG zum Führen von Personalakten für Bundesbeamte verpflichtet. Entsprechende Vorschriften können in den Beamtengesetzen der Länder geregelt sein. Für alle anderen Arbeitgeber existiert keine ausdrückliche Verpflichtung zum Führen von Personalakten. Auch lässt sich keine Pflicht zum Führen von Personalakten aus § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Ab...mehr

Der Anspruch auf Entfernung nach §§ 242, 1004 Abs. 1 BGB (analog) hat nicht nur für die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte Bedeutung. Ein Entfernungsanspruch des Beschäftigten besteht auch bezüglich solcher Angaben aus der Personalakte, die nicht als rechtmäßige Bestandteile von Personalakten gelten und dennoch in die Personalakte des Beschäftigten gelangt sind (...mehr

Für das Führen von Personalakten haben sich basierend auf dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten (Art. 2 Abs. 1 GG i. V. m. Art. 1 Abs. 1 GG) die folgenden Grundsätze etabliert: Grundsatz der Richtigkeit Der Grundsatz der Richtigkeit bei der Personalaktenführung besagt, dass die in der Personalakte eines Beschäftigten enthaltenen Daten korrekt, aktuell und voll...mehr

Vor der Tarifreform des Öffentlichen Dienstes im Jahr 2005 beinhalteten die Vorschriften des § 13 BAT/-O bzw. § 13a MTArb/-O und § 11a BMT-G/-O Regelungen zur Personalakteneinsicht und zum Führen von Personalakten. Diese Vorschriften entsprachen bereits im Wesentlichen den heutigen Regelungen. Darüber hinaus sahen sie vor, dass der Arbeitgeber im Falle einer Einsichtnahme dur...mehr

Nach § 3 Abs. 6 Satz 4 und 5 TV-L müssen Beschäftigten über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für sie ungünstig sind oder ihnen nachteilig werden können, vor Aufnahme in die Personalakten gehört werden. Ihre Äußerung ist zu den Personalakten zu nehmen. Eine entsprechende Regelung war bereits in § 13 Abs. 2 BAT/BAT-O vorgesehen. Bei den Verhandlungen zum TVöD ...mehr

Eine gesetzliche oder tarifliche Verpflichtung zum Führen von Personalakten besteht für Arbeitgeber in Deutschland grundsätzlich nicht. Gemäß § 106 Bundesbeamtengesetz (BBG) bzw. § 50 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) besteht lediglich die rechtliche Verpflichtung zum Führen von Personalakten für verbeamtete Beschäftigte. Gleichwohl wird man wohl kaum einen Arbeitgeber in Deuts...mehr

Nach § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L nimmt entweder der Beschäftigte oder eine bevollmächtigte Person Einsicht in die Personalakten. Die tariflichen Regelungen sehen keine Hinzuziehung eines Dritten, der gemeinsam mit dem Beschäftigten Einsicht in die Personalakten nimmt, vor. In Betrieben mit einem Betriebsrat kann der Beschäftigte jedoch gemäß § 83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG...mehr

Für verbeamtete Personen beinhalten die Vorschriften § 50 BeamtStG und §§ 106 – 115 BBG ausführliche Regelungen rund um die Personalakte. In der Regel haben die Bundesländer in ihren Beamtengesetzen und zugehörigen Erlassen entsprechende Regelungen getroffen. Nach § 50 Abs. 1 Satz 1 BeamtStG ist für jeden Beamten der Länder, Gemeinden und Gemeindeverbände sowie der sonstigen ...mehr

Der Beschäftigte kann vom Arbeitgeber jederzeit die Einsichtnahme in die Personalakten verlangen. Der Zeitpunkt der Einsichtnahme muss dem Arbeitgeber jedoch zumutbar sein. Er kann daher die Rücksichtnahme auf die betrieblichen Verhältnisse verlangen und muss die Personalakte nicht zur Unzeit bereitstellen. Die Einsichtnahme in die Personalakte findet in aller Regel während d...mehr

Bei der Frage, ob ein Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte besteht, ist grundsätzlich danach zu unterscheiden, ob die Abmahnung rechtmäßig oder unrechtmäßig ausgesprochen worden ist. Ein Arbeitnehmer kann auf Grundlage von §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB (analog) die Entfernung einer unrechtmäßig ausgesprochenen Abmahnung aus seiner Personalakte verlang...mehr

§ 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L regeln das Recht zur Einsichtnahme durch den Beschäftigten bzw. eine durch den Beschäftigten bevollmächtigte Person. Regelungen zur Einsichtnahme durch Dritte ohne Zustimmung des Beschäftigten sind in den Tarifverträgen nicht enthalten. Der Arbeitgeber darf Daten aus Personalakten seiner Beschäftigten nur unter den strengen Voraussetzunge...mehr

Hat der Arbeitgeber rechtmäßig eine Abmahnung ausgesprochen, kann der Arbeitnehmer nach §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB (analog) die Entfernung der Abmahnung verlangen, wenn seitens des Arbeitgebers kein schutzwürdiges Interesse am Verbleib der Abmahnung in der Personalakte besteht. Nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts lässt sich für das Recht auf Entfernung der an sich ...mehr

Für die Praxis von Bedeutung ist die Frage, ob der Anspruch auf Entfernung von Vorgängen aus der Personalakte bzw. Berichtigung der tariflichen Ausschlussfrist des § 37 TVöD bzw. § 37 TV-L unterliegt. Danach verfallen Ansprüche grundsätzlich, wenn sie nicht innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten ab Fälligkeit bzw. Kenntnisnahme von dem Beschäftigten geltend gemacht we...mehr

Personalakten beinhalten sensible personenbezogene Daten. Der Arbeitgeber hat bei der Personalaktenführung auf die Belange des Datenschutzes und des Persönlichkeitsrechts des Beschäftigten Rücksicht zu nehmen und den Grundsatz der Vertraulichkeit zu wahren (siehe dazu auch Abschnitt 4.1.5). Die Vorschriften der DSGVO sowie des BDSG – insbesondere § 26 BDSG – sind zu beachten...mehr

§ 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L beinhalten für Beschäftigte des Öffentlichen Dienstes die folgenden Ansprüche: Einsicht in die vollständige Personalakte Einsicht durch einen Bevollmächtigten Erhalt von Auszügen oder Kopien Zusätzlich beinhaltet § 3 Abs. 6 TV-L für die Beschäftigten der Länder die folgenden Ansprüche: Anhörung des Beschäftigten vor der Aufnahme von Beschwerde...mehr

Die Angaben in der Personalakte müssen ein zutreffendes Bild über den Beschäftigten abgeben.[1] Der Beschäftigte kann daher in entsprechender Anwendung der §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB (analog) die Berichtigung bzw. Entfernung unzutreffender Angaben verlangen.[2] In der Praxis bezieht sich der Anspruch in aller Regel auf die Entfernung unzutreffender Abmahnungen aus der Pe...mehr

Neben dem Grundsatz der Richtigkeit gilt bei der Führung von Personalakten der Grundsatz der Vollständigkeit und Kontinuität (siehe dazu Abschnitt 4.1.5). Daher besteht nicht in jedem Fall Anspruch des Beschäftigten darauf, dass unzutreffende Angaben ersatzlos entfernt werden. Der Beschäftigte hat keinen Anspruch auf Entfernung, wenn dadurch die Personalakte lückenhaft oder ...mehr

Enthält die Personalakte unwahre Tatsachenbehauptungen oder unzutreffende Werturteile, so steht dem Beschäftigten unter Umständen ein Anspruch auf Schadensersatz aus §§ 611a, 280 Abs. 1, 241 Abs. 2 BGB zu. Der Schaden kann darin liegen, dass der Beschäftigte bei einer Beförderung übergangen wird oder z. B. tariflich vorgesehene Leistungszulagen nicht erhält, die er bei richt...mehr

Das Recht zur Einsichtnahme ist umfassend und bezieht sich auf sämtliche Personalakten im materiellen und formellen Sinne. Wichtig Der Anspruch auf Einsichtnahme nach § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L ist umfassend und bezieht sich auf die materielle Personalakte, also auf alle Unterlagen und Vorgänge, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters b...mehr

Beschäftigte können nach § 3 Abs. 5 Satz 3 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 3 TV-L Auszüge oder Kopien aus ihren Personalakten erhalten. Im Fall von elektronischen Personalakten, hat der Beschäftigte Anspruch auf den Ausdruck entsprechender Daten. Der Anspruch auf Erhalt von Auszügen oder Kopien ist zweistufig ausgestaltet. Der Beschäftigte nimmt zunächst Einsicht in seine Personala...mehr

Beim Führen von Personalakten stellt sich für Arbeitgeber regelmäßig die Frage, wie lange die Informationen und Unterlagen aufbewahrt werden dürfen bzw. müssen. Es besteht keine pauschale gesetzliche Aufbewahrungsfrist für allgemeine personenbezogene Daten und Unterlagen im Arbeitsverhältnis. Ob und wann ein Arbeitgeber eine Information oder eine Unterlage aus der Personalak...mehr

Auch hinsichtlich der Form der Aktenführung gibt es keine Regelungen. Es liegt im Organisationsermessen des Arbeitgebers, in welcher Form er Personalakten führt.[1] Allein der Arbeitgeber entscheidet über die Art und Weise der Personalaktenführung.[2] War früher noch die Aktenführung in Papierform Standard, sind aufgrund der Digitalisierung elektronische Akten mittlerweile w...mehr

Die Tarifregelungen sehen keine Bedingungen oder Einschränkungen für die Geltendmachung des Anspruchs vor. Das Recht kann daher durch den Beschäftigten jederzeit und anlasslos geltend gemacht werden. Der Beschäftigte kann sein Recht ohne die Einhaltung besonderer Formvorschriften geltend machen, daher grundsätzlich auch mündlich. Der Arbeitgeber kann keinen schriftlichen Ant...mehr

5.1 Anspruch auf Entfernung bzw. Berichtigung Die Angaben in der Personalakte müssen ein zutreffendes Bild über den Beschäftigten abgeben.[1] Der Beschäftigte kann daher in entsprechender Anwendung der §§ 242, 1004 Abs. 1 Satz 1 BGB (analog) die Berichtigung bzw. Entfernung unzutreffender Angaben verlangen.[2] In der Praxis bezieht sich der Anspruch in aller Regel auf die Ent...mehr

Nach § 3 Abs. 5 Satz 2 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 Satz 2 TV-L kann der Beschäftigte einen Dritten zur Einsichtnahme bevollmächtigen. Dabei ist der Beschäftigte frei in der Entscheidung, an wen er das Einsichtsrecht überträgt. Als Bevollmächtigte kommen sowohl betriebsangehörige als auch betriebsfremde Personen infrage. Der Beschäftigte kann jedoch nur eine bestimmte natürliche Per...mehr

Im Zuge des Bewerbungsverfahrens erhobene Daten über den Bewerber (Personalfragebögen) stellen eine Datenerhebung i. S. d. Art. 4 Nr. 1 und Nr. 2 DSGVO dar, deren Vorgaben zu beachten sind.[1] Die DSGVO enthält keine spezifischen Regelungen zum Arbeitnehmerdatenschutz und insbesondere nicht zum Umgang mit Daten im Bewerbungsverfahren. Allerdings sind bestimmte Vorgaben der D...mehr

Die möglichen Erscheinungsformen des Mobbings sind vielfältig. Die Einstufung als mobbing-relevanter Sachverhalt hängt ganz entscheidend von den Gesamtumständen und der auf die Vielzahl von Einzelvorfällen gestützten Gesamtwürdigung ab. Entscheidend ist dabei, ob sich aus der Gesamtbetrachtung ein systematisches Verhalten der Anfeindung, Schikane oder Diskriminierung ableite...mehr

Rz. 23 Der schwerbehinderte Mensch hat wie jeder Beschäftigte das Recht auf Einsicht in seine Personalakte. Hierbei ist die Hinzuziehung der betrieblichen Interessenvertretung, also des betriebs- oder Personalrats, sofern der Beschäftigte dies ausdrücklich wünscht, übliche Praxis. Abs. 3 Satz 1 räumt dem schwerbehinderten Menschen daneben ausdrücklich das Recht ein, die Schw...mehr

Rz. 1 Die Vorschrift ist durch das Gesetz zur Förderung der Ausbildung und Beschäftigung schwerbehinderter Menschen v. 23.4.2004 (BGBl. I S. 606) mit Wirkung v. 1.5.2004 in Abs. 1 ergänzt worden, Abs. 8 wurde angefügt. Durch das Vierte Gesetz für moderne Dienstleistungen am Arbeitsmarkt (Art. 9 des Gesetzes) v. 24.12.2003 (BGBl. I S. 2954) werden in Abs. 1 Satz 3 und Abs. 2 S...mehr

Rz. 118 Die Klage auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte ist eine vermögensrechtliche Streitigkeit[122] und im Allgemeinen mit einem Monatseinkommen des Arbeitnehmers zu bewerten (Abschnitt I.2.1 des Streitwertkatalogs); in einem Verfahren mit mehreren Abmahnungen soll maximal ein Vierteljahresverdienst in Ansatz zu bringen sein (Abschnitt I.2.2 des Streitwertka...mehr