Aufbewahrungspflichten und Datenschutz im Spannungsverhä ... / 6 Weitere Hinweise zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung

Die weitgehenden Sanktions- und Schadensersatzvorschriften verdeutlichen die Notwendigkeit eines gut strukturierten Löschmanagementkonzepts, das einerseits die gesetzlich normierten oder zur Wahrung der Interessen notwendigen Aufbewahrungspflichten berücksichtigt, andererseits aber auch den Löschzeitpunkt bestimmt, ab dem die Daten nicht mehr für die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind und gelöscht werden müssen.

Der Arbeitgeber kann grundsätzlich frei entscheiden, wie genau er den Aufbau eines solchen Systems bzw. Konzepts bewerkstelligt. Empfehlenswert sind sogenannte Dokumentmanagement-Systeme, für die es sowohl freie als auch kostenpflichtige Software gibt. Angesichts der großen Zahl an Dokumenten und unterschiedlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen kann sich die Nutzung einer solchen Software empfehlen. Die Datenverarbeitung erfolgt dabei vor allem in elektronischer Form, beispielsweise durch die Führung elektronischer Personalakten.

Grundsätzlich können Unterlagen über ein sogenanntes ersetzendes Scannen digitalisiert werden, sofern keine gesetzliche Dokumentations-, Aktenführun...