Fachbeiträge & Kommentare zu Mandant

Das amtliche Vollmachtsformular sieht die Möglichkeit vor, die Vollmacht auf die Entgegennahme von Steuerbescheiden und sonstigen Verwaltungsakten zu erweitern. Wird diese Option gewählt gilt folgendes: Bereits in der Rechtslage vor den elektronischen Verwaltungsakten konnten diese in verschiedener Form erteilt werden: "Ein Verwaltungsakt kann schriftlich, mündlich oder in an...mehr

Die Bundesregierung hat am 30. Mai 2024 auf eine Kleine Anfrage der Fraktion der CDU/CSU dazu ausgeführt (Drs. 20/11573, zu Frage 20, S. 8 f.), dass das bei Aufstellung in elektronischer Form diese das Original ist. Dabei ist zu berücksichtigen, dass im Original elektronisch aufgestellte Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse nicht zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden müsse...mehr

Wenn Kanzlei und Mandant gemeinsam KI-Systeme nutzen (z. B. Mandantenportal mit KI-Chat, KI-gestützte Belegprüfung oder gemeinsame Dokumentenplattform), sollten einige Punkte besonders beachtet werden: Klare Rollen- und Aufgabenverteilung Wer ist für welchen Arbeitsschritt zuständig (Datenerfassung, Prüfung, finale Freigabe)? Wo endet die Mandantenverantwortung (z. B. Bereitste...mehr

Rz. 92 Liegen die Voraussetzungen des § 10 Abs. 3 GwG vor, trifft den Steuerberater die Pflicht, seinen Mandanten nach Maßgabe des § 11 Abs. 4 GwG und § 12 Abs. 1 und 2 GwG zu identifizieren (§ 10 Abs. 1 Nr. 1 GwG). Die Identifizierung besteht gem. § 1 Abs. 3 GwG aus zwei Teilakten, der Erhebung von Angaben (Feststellung der Identität, § 11 GwG) und der Überprüfung von Angab...mehr

Rz. 133 Der Steuerberater ist verpflichtet, durch angemessene risikoorientierte Verfahren festzustellen, ob es sich bei dem Mandanten oder – soweit vorhanden – dem wirtschaftlich Berechtigten um eine politisch exponierte Person (PEP)[1], ein Familienmitglied dieser Person oder eine ihr bekanntermaßen nahestehende Person i. S. d. § 1 Abs. 12 bis 14 GwG handelt (§ 10 Abs. 1 Nr...mehr

Der Steuerberater hat eine Pflicht zur Führung der Handakten nach § 66 StBerG. Die Aufbewahrungspflicht für Handakten beträgt zehn Jahre – sofern Jahresabschlüsse und Steuerunterlagen darunterfallen und Bestandteil der Handakte sind, ergibt sich daraus eine Pflicht. Ansonsten ist dies abhängig von der zivilrechtlichen Vereinbarung (Steuerberatervertrag) zwischen Steuerberate...mehr

Der Steuerberater hat eine Pflicht zur Führung der Handakten nach § 66 StBerG; Aufbewahrungspflicht für Handakten beträgt zehn Jahre – sofern Jahresabschlüsse darunter fallen und Bestandteil der Handakte sind, ergibt sich daraus eine Pflicht zur Aufbewahrung. Daneben ist zur Aufbewahrung zu raten (Haftungsfragen, Tätigkeitsnachweis etc.).mehr

Der Mandant kann zwar grundsätzlich elektronische Kopien auch ohne fortgeschrittene digitale Signatur erhalten. Diese Kopie ist kein Ersatz für das handschriftlich unterzeichnete Original. Da das Dokument in der Regel als Scan oder Kopie erkennbar ist, muss nicht zwingend zusätzliche Bezeichnung/Wasserzeichen angebracht werden. Für den Fall, dass dem Mandanten die bildhafte W...mehr

Aktuell besteht keine ausdrückliche berufsrechtliche Pflicht, Mandanten über den Einsatz von KI bei der Bearbeitung ihres Falls zu informieren. Steuerberater sind jedoch allgemein verpflichtet, ihre Mandanten über alle wesentlichen Aspekte der Mandatsausführung zu unterrichten. Ob die Nutzung von KI als "wesentlicher Aspekt" anzusehen ist, ist derzeit noch Gegenstand berufsp...mehr

Eine Hinweispflicht dürfte sich schon aus haftungsrechtlichen Gründen ergeben. Die Erfüllung sollte aus Beweislastgründen auch dokumentiert werden. Eine aktive Überprüfung beim Mandanten ist wohl nur zu bejahen, wenn dieser Bestandteil des Steuerberatervertrages ist.mehr

Rz. 50 Nach § 6 Abs. 6 Satz 1 GwG sind Vorkehrungen zu treffen, um auf Anfrage der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) oder anderer zuständiger Behörden Auskunft darüber zu geben, ob während eines Zeitraums von fünf Jahren vor der Anfrage mit bestimmten Personen eine Geschäftsbeziehung unterhalten wurde und welcher Art diese Geschäftsbeziehung war. Steue...mehr

Unterlagen nach § 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO können grundsätzlich in digitaler Form aufbewahrt werden, wenn dies in GoBD-konformer Weise erfolgt. Die BStBK bietet hier eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen. Bei Vorliegen und Einhaltung der in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Prozesse ist die Vernichtung von gescannten Papierunterlagen ...mehr

Vom Mandanten übergebene Bescheide sind posteingangsmäßig in der Steuerkanzlei wie entsprechende Posteingänge direkt von den Finanzbehörden zu behandeln, lediglich bei der Fristberechnung ist auf das Eingangsdatum beim Mandanten hinsichtlich der Bekanntgabe abzustellen, sofern der Behörde keine Zustellvollmacht vorliegt. Ersetzendes Scannen ist grundsätzlich möglich, wenn ei...mehr

In Papier erstellte und unterzeichnete Abschlüsse müssen im Original, das heißt in Papierform (siehe Frage 4) aufbewahrt werden. Digitale Exemplare können lediglich ergänzend erstellt werden, stellen aber nicht das Original dar. Das Erfordernis der eigenhändigen Unterschrift (auf Papier) besteht nur noch in Ausnahmefällen, z. B. bei nicht elektronischer Übermittlung der ESt-E...mehr

Die derzeitigen Vorschriften gelten weiterhin, lediglich der Prozess der Unterzeichnung findet digital statt. Siehe Frage 8; Änderungen durch CSRD-UmsG (Aufstellungslösung). Somit hat der Steuerberater, soweit kein abweichender Auftrag erteilt wird, auch keine Verpflichtung die Unterzeichnung zu prüfen.mehr

Elektronische Signaturen können nur für begrenzte Zeit als sicher angesehen werden. Denn die für ihre Erzeugung und Prüfung eingesetzten Algorithmen und zugehörigen Parameter sind nur begrenzte Zeit als geeignet zu beurteilen: vor allem aus dem Gesichtspunkt der kryptographischen Sicherheit, aber auch der Überprüfbarkeit der Zertifikate nach einem längeren Zeitraum. Daher mu...mehr

Für Steuererklärungen u. ä. reicht eine Freigabe. Ein Jahresabschluss dagegen bedarf der Unterzeichnung durch den Kaufmann und kann nicht wie beispielsweise eine Steuererklärung lediglich freigegeben werden. Zur Frage, wie ein digital aufgestellter Jahresabschluss formwirksam unterzeichnet wird, siehe Frage 5.mehr

Rz. 74 In Abhängigkeit von der Höhe des Risikos der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung unterscheidet das GwG zwischen allgemeinen, vereinfachten und verstärkten Sorgfaltspflichten. Im Normalfall (weder verringertes noch erhöhtes Risiko) sind die allgemeinen Sorgfaltspflichten zu erfüllen. Bei einem nur geringen Risiko können auch nur vereinfachte Sorgfaltspflichten Anwen...mehr

Ja, das ist möglich und berufsrechtlich zulässig. Nach der Verlautbarung der Bundessteuerberaterkammer zu den Grundsätzen für die Erstellung von Jahresabschlüssen vom März 2022 kann der Erstellungsbericht bei einem rein digitalen Prozess mit fortgeschrittener elektronischer Signatur versehen werden. Zugleich kann ein zusätzlicher Bericht in Papierform mit handschriftlicher U...mehr

Rz. 157 Steuerberater sind grundsätzlich zur Erstattung einer Verdachtsmeldung verpflichtet, wenn Tatsachen vorliegen, die darauf hindeuten, das ein Vermögensgegenstand, der mit einer Geschäftsbeziehung oder einer Transaktion in Zusammenhang steht, aus einer strafbaren Handlung stammt, die eine Vortat der Geldwäsche gem. § 261 StGB darstellen könnte (§ 43 Abs. 1 Nr. 1 GwG), o...mehr

Rz. 75 Die unter c) näher bezeichneten allgemeinen Sorgfaltspflichten (Identifizierungspflicht, Abklärung des Hintergrunds und kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung, Feststellung der PEP-Eigenschaft) sind vom Steuerberater in den folgenden Fällen zu erfüllen (§ 10 Abs. 3 GwG): Rz. 76 - Bei Begründung einer Geschäftsbeziehung (§ 10 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GwG) Das Gel...mehr

Rz. 19 - Analyse der Struktur und Geschäftstätigkeit der Steuerberaterpraxis In einem ersten Schritt sollte eine Bestandsaufnahme der Struktur und Geschäftsbereiche der Steuerberaterpraxis durchgeführt werden. Im Rahmen der Bestandsaufnahme sollten insbesondere die folgenden Daten erfasst werden: Größe und Organisationsstruktur: z. B. Umsatz oder Anzahl der Mandate, Anzahl der...mehr

Rz. 148 Entsprechend dem risikobasierten Ansatz haben Steuerberater – zusätzlich zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten – verstärkte risikoangemessene Maßnahmen zu ergreifen, wenn sie im Rahmen der Risikoanalyse oder im Einzelfall unter Berücksichtigung der in der Anlage 2 genannten Risikofaktoren feststellen, dass ein höheres Risiko der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierun...mehr

Rz. 223 Es ist Aufgabe der Steuerberaterkammer, die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Vorschriften, insbesondere die Erfüllung der nach dem GwG bestehenden Pflichten, zu überwachen. Die Steuerberaterkammer kann im Rahmen der ihr gesetzlich zugewiesenen Aufgaben die geeigneten und erforderlichen Maßnahmen und Anordnungen treffen, um die Einhaltung der geldwäscherechtlichen...mehr

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Es sind jeweils die für das jeweilige Dokument – also den handelsrechtlichen Jahresabschluss ("Erstellung") oder die (steuerliche) E-Bilanz – geltenden handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Wer diese Aufbewahrung verantwortlich übernimmt, ist abhängig von der zivilrechtlichen Vereinbarung (Steuerberatervertrag) zwischen Steuerberater und Mandant.mehr

Die Vorschriften des StBerG und der BOStB sind technologieneutral, gelten somit für die Tätigkeit des Berufsträgers insgesamt – also auch dann, wenn KI zum Einsatz kommt. Eigenverantwortlichkeit (§ 57 Abs. 1 StBerG, § 3 BOStB): Die Eigenverantwortlichkeit erfordert, dass sich der Berufsangehörige sein Urteil selbst bildet und seine Entscheidungen selbst trifft. Er trägt die V...mehr

Rz. 131 Von einer Identifizierung kann nach § 11 Abs. 3 GwG abgesehen werden, wenn der Steuerberater die zu identifizierende Person bereits bei früherer Gelegenheit im Rahmen der Erfüllung seiner Sorgfaltspflichten identifiziert und die dabei erhobenen Angaben aufgezeichnet hat, es sei denn, aufgrund der äußeren Umstände bestehen Zweifel, dass die bei der früheren Identifizi...mehr

Rz. 198 Nach § 23a Abs. 1 Satz 1 GwG haben Steuerberater der Bundesanzeiger Verlag GmbH als Betreiberin des Transparenzregisters Unstimmigkeiten unverzüglich zu melden, die sie zwischen den Angaben über die wirtschaftlich Berechtigten, die im Transparenzregister zugänglich sind, und den ihnen zur Verfügung stehenden Angaben und Erkenntnissen über die wirtschaftlich Berechtig...mehr

Vertrauliche Mandantendaten sollten keinesfalls ungeschützt in öffentlichen KI-Diensten eingegeben werden. Steuerberater unterliegen der strikten Verschwiegenheitspflicht (§ 57 Abs. 1 StBerG, § 5 BOStB) und dem Schutz von Mandantengeheimnissen nach § 203 StGB. Anders als durch die DSGVO sind damit auch Daten von nicht natürlichen Personen geschützt, Bei der Nutzung externer ...mehr

Rz. 205 Aufzuzeichnen und aufzubewahren sind die folgenden Angaben und Informationen (§ 8 Abs. 1 GwG): Rz. 206 im Rahmen der Sorgfaltspflichten erhobene Angaben und eingeholte Informationen über Mandanten sowie ggf. über die für den Mandanten auftretenden Personen und wirtschaftlich Berechtigten Geschäftsbeziehungen und Transaktionen, insbesondere Transaktionsbelege, soweit sie...mehr

Seit 2018 dürfen Unternehmenssteuererklärungen (ab VZ 2017) nur noch authentifiziert über das ELSTER-Verfahren (als sicheres Verfahren nach § 87aa Abs. 6 AO) an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Dabei hat der Steuerberater (Auftragnehmer nach § 87d AO) seinem Mandanten (Auftraggeber nach § 87d AO) die Daten in leicht nachprüfbarer Form zur Zustimmung zur Verfügung zu ...mehr

Rz. 91 Gemäß dem risikobasierten Ansatz kann der konkrete Umfang der Maßnahmen zur Erfüllung der allgemeinen Sorgfaltspflichten – mit Ausnahme der Pflicht zur Identifizierung des Mandanten und der etwaig für ihn auftretenden Person sowie eines etwaigen wirtschaftlich Berechtigten – entsprechend dem jeweiligen Risiko der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung ausgestaltet we...mehr

Der EU AI Act, ist zum 1. August 2024 in Kraft getreten, aber die meisten Verpflichtungen werden erst nach einer Übergangsfrist gelten. Sie ist der weltweit erste umfassende Rechtsrahmen für KI. Für die Steuerberatung als solche sind keine speziellen Verbote oder Pflichten vorgesehen. Jedoch sind einige Regelungen auch für die Steuerberatungspraxis relevant. Der AI Act verfol...mehr

Sofern Kanzleien z. B. Chatbots zur Kommunikation mit ihren Mandanten zur Verfügung stellen, müssen Betroffene darüber in Kenntnis gesetzt werden, dass sie mit einer KI kommunizieren (Transparenzpflichten, Art. 50 KI-VO – anwendbar ab August 2026).mehr

KI bietet insbesondere für kleine und mittelgroße Kanzleien die Möglichkeit, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, neue Beratungsangebote zu entwickeln und die Zusammenarbeit mit den Mandanten zu verbessern (z. B. durch schnellere Reaktionszeiten). Der Einstieg ist meist unkompliziert und bereits mit niedrigschwelligen Tools möglich...mehr

Grundsätzlich gilt: KI ist lediglich ein Werkzeug, das der Steuerberater bei der Berufsausübung einsetzt. Der Steuerberater muss die von KI erzeugten Ergebnisse auf fachliche Richtigkeit kontrollieren und haftet gegenüber dem Mandanten für etwaige Fehler. In der Regel sind daher KI-basierte Fehler von der Berufshaftpflichtversicherung gedeckt. Aber Vorsicht: Es kommt immer a...mehr

Frühzeitige Auseinandersetzung mit KI fördert die Zukunftsfähigkeit der Kanzlei. Mandanten erwarten zunehmend digitale Kompetenz. KI kann helfen, neue Beratungsfelder zu erschließen, die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken, Prozesse zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und schneller auf Mandantenanfragen zu reagieren. Der Einsatz von KI fördert zudem die Weiterentwicklung des ...mehr

Selbst bei freigegebenen Zugängen gilt: Vertraulichkeit und Datenschutz haben höchste Priorität. Von der Kanzlei freigegebene KI-Systeme dürfen nur im Rahmen definierter Vertraulichkeitsstufen verwendet werden. Das bedeutet: Unterlagen und Informationen dürfen nur bis zur jeweils zulässigen Vertraulichkeitsstufe verarbeitet werden. Praxis-Beispiel Zulässig bei niedriger Vertr...mehr

Die Dokumentation des KI-Einsatzes sorgt dafür, dass in der Kanzlei jederzeit nachvollziehbar ist, wofür KI genutzt wird, welche Daten betroffen sind und wie Ergebnisse geprüft werden. Falls Mandanten, Aufsicht oder Datenschutz fragen, kann strukturiert erklärt werden, wie die Kanzlei mit KI-Tools arbeitet. Zudem werden neue Tools nicht "wild" eingeführt, sondern gehen durch...mehr

Ja. KI kann bei der Mandatsaufnahme helfen, die vielen kleinen Standardaufgaben zu automatisieren, damit mehr Zeit für das eigentliche Beratungsgespräch bleibt. Sie kann z. B. Eingabemasken oder Online-Formulare auswerten, Stammdaten und erste Sachverhaltsangaben automatisch übernehmen, Anfragen nach Themen (z. B. Steuerart, Rechtsform, Fristendruck) sortieren und an die pass...mehr

Unbedingt. Ständige Weiterbildung ist im Berufsstand gem. § 57 Abs. 2a StBerG, § 4 Abs. 3 BOStB ohnehin Pflicht (siehe Kapitel 5 "Recht inkl. Berufsrecht & Datenschutz"). Zwar gibt es keine separate "KI-Fortbildungspflicht" in StBerG oder BOStB, aber eine mittelbar gemäß dem sog. EU AI Act. In Art. 4 des AI Acts wird gefordert, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen siche...mehr

Sobald KI-Systeme personenbezogene Daten verarbeiten – sei es Mandantendaten oder Daten der Mitarbeitenden – gelten vollumfänglich die Vorgaben der DSGVO. Deshalb müssen insbesondere: eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vorliegen (Art. 6 DSGVO) – etwa die Erfüllung des Mandatsvertrags oder berechtigte Interessen, Auftragsverarbeitungsverträge mit KI-Dienstleistern geschlo...mehr

Rz. 145 Steuerberater können entsprechend dem risikobasierten Ansatz vereinfachte Sorgfaltspflichten anwenden, soweit sie unter Berücksichtigung der in der Anlage 1 genannten Risikofaktoren feststellen, dass in bestimmten Bereichen, insbesondere im Hinblick auf die Mandantenstruktur und die Art der angebotenen Dienstleistungen, nur ein geringes Risiko der Geldwäsche und Terr...mehr

Das ist möglich, jedoch sollte besonderes Augenmerk auf das Berufsgeheimnis gelegt werden. In diese KI-Anwendungen dürfen keine Angaben, die auf den Mandanten oder das Mandat schließen lassen, eingegeben werden, da diese Daten – zumindest bei den kostenlosen Anwendungen – oftmals zu Trainingszwecken weiterverwendet werden. Bei Business-Accounts bzw. -lizenzen kann vereinbart...mehr

Für den erfolgreichen Einsatz von KI in der Kanzlei benötigen Mitarbeitende spezifische Kompetenzen, die über das klassische Fachwissen hinausgehen. Zunächst ist die Fähigkeit zur strukturierten Interaktion mit Sprachmodellen entscheidend. Gemeint ist damit insbesondere die Kompetenz, Fragestellungen präzise und zielgerichtet zu formulieren – ein Ansatz, der unter dem Begrif...mehr

Beim Einsatz von KI in der Steuerberatung sind verschiedene rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten: Berufsrecht: Steuerberater unterliegen einer besonderen Berufsverschwiegenheit (§ 203 StGB, StBerG, BOStB). Vertrauliche Mandantendaten dürfen nur an KI-Dienstleister weitergegeben werden, wenn diese rechtlich und vertraglich strikt an die Verschwiegenheit gebunden sind. Es ist...mehr

Rz. 62 Steuerberater sind grundsätzlich nicht verpflichtet, einen Geldwäschebeauftragten zu bestellen. § 7 Abs. 1 GwG, der eine gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines Geldwäschebeauftragten statuiert, findet auf Steuerberater keine Anwendung. Allerdings können die Steuerberaterkammern als zuständige Aufsichtsbehörden die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten anordnen, we...mehr

Rz. 210 Die Aufzeichnungspflicht umfasst im Fall des § 12 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 GwG (Überprüfung der Identität des Mandanten durch Ausweisdokumente) auch Art und Nummer des vorgelegten Dokuments sowie die ausstellende Behörde (§ 8 Abs. 2 Satz 1 GwG). Rz. 211 Hinsichtlich der zur Überprüfung der Identität vorgelegten oder herangezogenen Dokumente und Unterlagen i. S. d. § 12 Abs...mehr

Rz. 13 Alle Verpflichteten – und damit grundsätzlich auch Steuerberater – haben eine Risikoanalyse zu erstellen, bei der sie die Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung ermitteln und bewerten, die für die von ihnen ausgeübten Tätigkeiten bestehen (§ 5 Abs. 1 GwG). Bei angestellten Steuerberatern trifft die Pflicht zur Erstellung einer Risikoanalyse jedoch allein d...mehr