KI im steuerberatenden Berufsstand (FAQ-Katalog der BStBK) / 9.3 Was muss beachtet werden, wenn die Kanzlei KI-Systeme gemeinsam mit dem Mandanten nutzt?

Wenn Kanzlei und Mandant gemeinsam KI-Systeme nutzen (z. B. Mandantenportal mit KI-Chat, KI-gestützte Belegprüfung oder gemeinsame Dokumentenplattform), sollten einige Punkte besonders beachtet werden:

• Klare Rollen- und Aufgabenverteilung

  • Wer ist für welchen Arbeitsschritt zuständig (Datenerfassung, Prüfung, finale Freigabe)?
  • Wo endet die Mandantenverantwortung (z. B. Bereitstellung vollständiger Unterlagen) und wo beginnt die Beratungsverantwortung der Kanzlei?
  • Schriftlich festhalten (z. B. im Mandatsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung), wie das gemeinsame KI-Tool genutzt werden soll.

• Transparenz gegenüber dem Mandanten

  • Mandanten sollten wissen, wann und wofür KI eingesetzt wird (z. B. Sortierung von Belegen, Textvorschläge, Plausibilitätsprüfungen).
  • Deutlich machen, dass KI ein Hilfsmittel ist: Die verantwortliche steuerliche Beurteilung liegt weiterhin bei der Kanzlei.
  • Hinweise geben, dass KI-Ausgaben Fehler enthalten können und deshalb von der Kanzlei geprüft werden.

• Datenschutz und Vertraulichkeit

  • Es ist zu prüfen, ob der gemeinsame Einsatz datenschutzkonform ist (DSGVO, gemeinsame Verantwortlichkeit, Berufsgeheimnis).

  • Es sollte sichergestellt werden, dass:

    • ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem KI-/Portal-Anbieter besteht,
    • Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert werden,
    • Zugriffe der Mandanten technisch sauber über Benutzer- und Rechtekonzepte gesteuert werden.
  • Mandanten sollten verständlich informieren, welche Daten im KI-System verarbeitet werden und ob ggf. Drittstaatentransfers stattfinden.

• Nutzungsregeln für Mandanten festlegen

  • In einfachen Richtlinien sollte erklärt werden,

    • welche Datenarten im System verwendet werden dürfen (z. B. keine privaten Notizen, nur steuerrelevante Unterlagen),
    • wie mit KI-Vorschlägen umzugehen ist (z. B. "bitte nicht ungepr...