Steuerkanzleien wünschen sich eine Wissenskultur, in der Mitarbeiter gerne bereit sind, ihre Expertise zu teilen. Doch das Etablieren und Leben einer solchen Kultur ist eine Herausforderung, die eine strategische Herangehensweise erfordert.
So funktioniert der Wissenstransfer in Kanzleien
Nur 13 Prozent der Steuerkanzleien nutzen Collaboration Tools wie Teams für das Teilen von Wissen. Und nur knapp sechs von zehn haben ein professionelles Wissensmanagement im Einsatz. Das geht aus einer Befragung hervor, die Haufe unter Mitarbeitern von Steuerkanzleien durchgeführt hat. Teilgenommen haben 245 Personen, die in der Steuerberatung tätig sind. Das meiste Wissen ist demnach klassisch in Dokumenten und Schriftsätzen archiviert oder wird per E-Mail geteilt. Das Problem dabei: Wissen steht damit nicht allen Mitarbeitern zur Verfügung, sondern nur ausgewählten Personen. Oder das Wissen diffundiert per Flurfunk durch das Unternehmen. Mit der Folge, dass es verloren geht, wenn Einzelne das Unternehmen verlassen. Um dem entgegen zu wirken ist es hilfreich, ein Wissensmanagement zu betreiben und eine Wissenskultur zu etablieren.
So können Kanzleien Wissen managen
Wissensmanagement ist einer der aktuellen Trends auf dem Weg in die digitale Arbeitswelt. Doch der Begriff an sich ist recht abstrakt und kann häufig inhaltlich nicht genau zugeordnet werden. Er bedeutet vereinfacht gesagt, dass das bereits in der Kanzlei vorhandene Wissen für alle Mitarbeiter nutzbar gemacht wird. Hierzu muss das Wissen an einem Ort, der für alle Mitarbeiter zugänglich ist, erfasst werden. Eine Datenbank, wie zum Beispiel die digitale Kanzleibibliothek, lässt flexiblen Spielraum für Anpassungen. Intelligente Suchfunktionen sind hierbei wichtig: Es muss leicht gefunden werden, was man sucht. Um Wissen langfristig nutzen zu können, muss es stetig erweitert werden. Dies kann intern beispielsweise durch Werkzeuge wie das betriebliche Vorschlagwesen oder die Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses geschehen. Das eigentliche Ziel des Wissensmanagements ist, Wissensverlust zu vermeiden, sich zudem einen Wissensvorsprung zu verschaffen und bestmöglich einen Wettbewerbsvorteil hierdurch zu erreichen.
Mitarbeiter sind die Wissensträger
Die Beschäftigten Ihrer Kanzlei sind die zentralen Träger von Wissen. Sie verfügen neben Fachwissen oft auch über Erfahrungen und Kompetenzen, die andere Mitarbeiter oder auch Kanzleien (noch) nicht aufweisen. Die wichtigste Erkenntnis bei der Umsetzung und Einführung einer Wissenskultur ist daher, dass der Erfolg von der richtigen und frühzeitigen Einbindung der Beschäftigten abhängt.
Verstärkt wird das Wissenshorten, wenn Druck oder Angst hinzukommen.
Trotz der Bemühungen, den Wissensaustausch unter den Arbeitskollegen zu fördern, behalten viele Mitarbeiter das, was sie wissen für sich. Eine aktuelle Studie von Oracle und der WHU Otto Beisheim School of Management fand heraus, dass 51% der 6500 Befragten dazu neigen, ihr Know-How wie einen Schatz zu bewahren. Das bedeutet: jeder zweite Kollege teilt sein Wissen oder eben auch nicht! Bezeichnen könnte man dieses Phänomen mit dem Begriff „Wissenshorten“. Zum Glück gibt es hierfür eine simple Erklärung: häufige Anfragen von Kollegen stellen höhere Anforderungen an die eigene mangelnde Zeit. Im Sinne der Ressourcenökonomie priorisieren Mitarbeiter ihre eigenen Aufgaben vor dem Teilen von Wissen. Das ist individuell betrachtet nachvollziehbar, verhindert jedoch die vollständige Ausschöpfung des vorhandenen Mitarbeiterpotenzials.
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Verstärkt wird das Wissenshorten, wenn Druck oder Angst hinzukommen. Der Druck, Wissen weiterzugeben, die Angst, entsprechend bewertet zu werden und im schlimmsten Fall sogar einen „Wettbewerbsvorteil“ gegenüber den Teamkollegen zu verlieren. Wichtig ist demnach, die Mitarbeiter selbst den Wert ihres fachlichen Know-Hows erkennen zu lassen, damit sie diesen autonom mit anderen teilen. Das Stichwort Autonomie ist hier ausschlaggebend: Studien zufolge führen Tätigkeiten, die mehr Autonomie bieten und kognitiv komplexere Aufgaben beinhalten zu einer höheren Bereitschaft, Wissen zu teilen. Der einzelne Mitarbeiter fühlt sich dann wertvoller, weniger ersetzbar und sieht den eigenen Arbeitsplatz nicht so leicht bedroht. Da kognitiv anspruchsvolle Arbeit interessanter und anregender ist, haben Menschen auch mehr Freude und einen eigenen Bedarf am Informationsaustausch.
Erfolgreiche Wissenskultur für Steuerkanzleien
Für Sie stellt sich also die Frage, wie es gelingen kann, eine Wissenskultur so zu implementieren und zu verankern, dass sowohl die Kanzlei als auch der einzelne Mitarbeiter partizipieren. Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass die Umsetzung umso einfacher ist, je offener man in der Kanzlei mit dem Thema umgeht und je mehr die Führungskräfte darauf achten, die Neugierde und den Lernwillen von Mitarbeitern zu unterstützen und zu fördern. Wenn Sie sich eine Kultur wünschen, in der Wissen nicht gehortet, sondern geteilt wird, so empfiehlt es sich dies schon im Rahmen einer effizienten Einarbeitung der neuen Mitarbeiter zu forcieren. Ein professionelles Onboarding und eine kollegiale Einarbeitung sollten Standard sein, um Mitarbeiter von Anfang an in eine Kultur einzubinden, die sie animiert ihr Wissen zu teilen. Schaffen Sie bestenfalls die notwendigen Kapazitäten, um dem gerecht zu werden.