Vorsorgekartei / 2 Umgang mit der Vorsorgekartei

Da es sich um personenbezogene Daten handelt, muss damit gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen (Bundesdatenschutzgesetz) umgegangen werden, auch ohne dass Detailregelungen dazu in der ArbMedVV aufgeführt wären. Konkret bedeutet das:

• Es muss eine verbindliche Zugriffsregelung bestehen, d. h. die Vorsorgekartei muss unter Verschluss aufbewahrt werden, z. B. in einem verschließbaren Schrank, dessen Schlüssel nur befugten Personen zugänglich ist. In elektronischen Datenverarbeitungssystemen muss ein Berechtigungskonzept dafür sorgen, dass nur die berechtigten Personen auf die Datenablage oder entsprechende Programme zugreifen können.
• Alle Personen, die mit der Vorsorgekartei umgehen, müssen entsprechend Bundesdatenschutzgesetz und Datenschutzgrundverordnung die Vertraulichkeit personenbezogener Daten wahren und entsprechend geschult sein.

Wichtig

Keine sensiblen personenbezogenen Informationen in der Vorsorgekartei

Die Vorsorgekartei darf keine personenbezogenen Details der betriebsärztlichen Beratung enthalten. So ist sichergestellt, dass auch sehr sensible Themen, wie chronische Krankheiten oder Suchtprobleme, vertraulich mit dem Betriebsarzt unter Wahrung der ärztlichen Schweigepflicht angesprochen werden können und der Arbeitgeber davon keine Kenntnis erhält.

Auf Anordnung einer zuständigen Behörde (i. d. R. der zuständige Unfallversicherungsträger oder die staatliche Arbeitsschutzaufsicht) erhält diese Einblick in die Kartei.