Personalcontrolling: Kennzahlen / 1.2 Kennzahlen für den Personalbedarf und die Personalstruktur

Der Personalbestand und -bedarf ist eine wichtige unternehmerische Stellschraube. Der Bedarf in der Zukunft hängt zum einen vom derzeitigen Personalbestand, aber viel wesentlicher von den zukünftig benötigten Kapazitäten ab. Weitere Faktoren, wie geplante Investitionen, Portfolio-Erweiterungen, Rationalisierungsmaßnahmen hängen von der Auftragslage ab. Aber auch Maßnahmen, wie Änderungen bei der Arbeitszeitregelung, Schichtplänen, gesetzliche Änderungen (z. B. späteres Renteneintrittsalter) und Kapazitätsänderungen wirken sich auf die Personalbedarfsplanung aus.

1.2.1 Netto-Personalbedarf

Der Netto-Personalbedarf unterstützt die Planung und Kontrolle des Personalbedarfs. Sie berechnen ihn wie folgt:

Personalbestand zum Zeitpunkt X + Abgänge	=	Netto-Personalbedarf [Mitarbeiter]
feststehende Zugänge

Mithilfe dieser Kennzahl können Sie Personalüberdeckung oder -unterdeckung messen und ggf. Änderungen vornehmen. Bei einer Personalüberdeckung ist die ersten Überlegung, ob Personalabbau eine geeignete Maßnahme zur Regulierung ist, bei einer Personalunterdeckung sind die Maßnahmen der Beschaffung zu überprüfen; sei es durch verstärkte Gewinnungsmaßnahmen oder durch interne Personalentwicklung. Der Netto-Personalbedarf sollte je nach Unternehmenszielen halbjährlich oder jährlich erhoben werden und kann in Mitarbeitergruppen, Kostenstellen oder Standorte gegliedert werden.

Als Basisdaten werden benötigt:

• Brutto-Personalbedarf, Personalbestand sowie
• feststehende Zugänge, feststehende Abgänge (Renteneintritt, ...), und statistische Abgänge (Fluktuation, …).

1.2.2 Durchschnittsdauer der Unternehmenszugehörigkeit

Die Durchschnittsdauer der Unternehmenszugehörigkeit je Altergruppe hilft, die Personalstruktur zu analysieren und eine ausgewogene Mitarbeiterstruktur bezogen auf das Alter sicherzustellen. Diese errechnet sich so:

Summe der Zeitdauern der Unternehmenszugehörigkeit [Jahre]	=	___________________________________________________________________________ [Durchschnittsdauer]
Gesamtzahl der Mitarbeiter

Diese Kennzahl zeigt Ihnen als Ergebnis eine hohe oder niedrige Unternehmenszugehörigkeit, was auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter im Unternehmen hindeutet. Je älter die Mitarbeiter im Unternehmen sind, desto weniger sind diese im Normalfall bereit, noch zu wechseln. Die Dauer der Unternehmenszugehörigkeit wird jährlich erhoben und nach Mitarbeitergruppen, Altersgruppen, Geschlecht oder Standort gegliedert.

Als Basisdaten werden benötigt:

• Zeitdauer der Unternehmenszugehörigkeit je Mitarbeiter sowie
• Gesamtanzahl der Mitarbeiter.

1.2.3 Arbeitsvolumen

Die Erhebung des Arbeitsvolumens hilft, den Personalbedarf zu planen und zu kontrollieren und kann bei der Reduzierung des Personalbedarfs unterstützen. Die genaue Zahl des Personalbedarfs kann nur errechnet werden, wenn genaue Kenntnis über das Arbeitsvolumen vorliegt.

Dieses errechnet sich so:

Benötigte Arbeitsstunden (Arbeitsvolumen)	=	___________________________________________________________________________ [Mitarbeiter]
Verfügbare Stunden pro MA (Arbeitszeit)

Das Arbeitsvolumen wird quartalsweise/jährlich erhoben und kann arbeitsplatzbezogen oder auf Organisationseinheiten gegliedert werden.

Als Basisdaten werden benötigt:

• Benötigte Arbeitsstundensowie
• Verfügbare Stunden = (Kalendertage im Jahr ohne Feiertage, ggf. auch ohne Samstage, minus durchschnittlichen Urlaubsanspruch und durchschnittliche Fehlzeiten) × tägliche Arbeitszeit in Stunden.

1.2.4 Betreuungsquote

Die Betreuungsquote gibt die Anzahl der Mitarbeiter in der Personalabteilung in Relation zur Gesamtzahl der Mitarbeiter im Unternehmen wieder und spiegelt den Personalaufwand entsprechend der Funktionen des Personalbereichs wie Payroll, Stammdatenverwaltung, Personalbeurteilung und -entwicklung, Recruiting etc.

Diese errechnet sich so:

Mitarbeiter HR

Mitarbeiter Unternehmen insgesamt

Ein externer Benchmark als Durchschnittswert über alle Mitarbeitergruppen liegt bei 1:89 (Stand 06/2013). Zu beachten ist hierbei, dass der Grad der Wertschöpfung bzw. Auslagerung von bestimmten Tätigkeiten an externe Dienstleister einen enormen Einfluss auf die Quote hat.