Pflegeversicherung, Verfahren und Nachweis zur Berücksichtigung von Kindern

Kurzbeschreibung

Zum 1.7.2023 haben sich durch das Entlastungsgesetz die Beitragssätze in der Pflegeversicherung (PV) geändert. Die Anzahl der Kinder wirkt sich auf die Höhe des Beitragssatzes aus. Ab April 2025 steht das Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung zur Verfügung, wodurch dem Arbeitgeber die Anzahl der für die PV relevanten Kinder elektronisch übermittelt werden kann. Hier werden die häufigsten Fragen zum Verfahren, dem Nachweis der Elterneigenschaft und den PV-Beiträgen beantwortet.

1. Verfahren

1.1 Ab wann muss der Arbeitgeber die Regelungen umsetzen?
Die Regelungen zur Berücksichtigung von Kindern in der Pflegeversicherung gelten seit dem 1.7.2023. Es wird aber eine Bearbeitungsfrist für die Berücksichtigung der Kinder bis zum 30.6.2025 eingeräumt. Arbeitgeber haben also in der betrieblichen Praxis bis zum 30.6.2025 Zeit für die Umsetzung. Die Erhebung der berücksichtigungsfähigen Kinder kann dabei entweder analog per Abfrage bei den Arbeitnehmern (Nachweise für die Kinder wie z. B. Geburtsurkunden sind nicht erforderlich) oder über das digitale Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung erfolgen, das ab April 2025 zur Verfügung stehen soll. Das digitale Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung ist von Arbeitgebern verpflichtend ab Juli 2025 zu nutzen.

1.1 Ab wann muss der Arbeitgeber die Regelungen umsetzen?

Die Regelungen zur Berücksichtigung von Kindern in der Pflegeversicherung gelten seit dem 1.7.2023. Es wird aber eine Bearbeitungsfrist für die Berücksichtigung der Kinder bis zum 30.6.2025 eingeräumt. Arbeitgeber haben also in der betrieblichen Praxis bis zum 30.6.2025 Zeit für die Umsetzung. Die Erhebung der berücksichtigungsfähigen Kinder kann dabei entweder analog per Abfrage bei den Arbeitnehmern (Nachweise für die Kinder wie z. B. Geburtsurkunden sind nicht erforderlich) oder über das digitale Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung erfolgen, das ab April 2025 zur Verfügung stehen soll. Das digitale Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung ist von Arbeitgebern verpflichtend ab Juli 2025 zu nutzen.

1.2 Muss der Arbeitgeber die Anzahl der Kinder abfragen und berücksichtigen oder kann er auf das digitale Verfahren warten?
Bis zum 30.6.2025 wird dem Arbeitgeber die Entscheidung überlassen, ob er die Angaben zu den berücksichtigungsfähigen Kindern analog per Abfrage bei den Arbeitnehmern einholt oder wartet und die erforderlichen Daten über das digitale Datenaustauschverfahren ab April 2025 abruft. Werden die Beitragsabschläge erst mit Einsatz des Datenaustauschverfahrens zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung zur Erhebung und zum Nachweis der Anzahl der Kinder berücksichtigt, sind sie rückwirkend ab dem 1.7.2023 zu verzinsen.

1.2 Muss der Arbeitgeber die Anzahl der Kinder abfragen und berücksichtigen oder kann er auf das digitale Verfahren warten?

Bis zum 30.6.2025 wird dem Arbeitgeber die Entscheidung überlassen, ob er die Angaben zu den berücksichtigungsfähigen Kindern analog per Abfrage bei den Arbeitnehmern einholt oder wartet und die erforderlichen Daten über das digitale Datenaustauschverfahren ab April 2025 abruft. Werden die Beitragsabschläge erst mit Einsatz des Datenaustauschverfahrens zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung zur Erhebung und zum Nachweis der Anzahl der Kinder berücksichtigt, sind sie rückwirkend ab dem 1.7.2023 zu verzinsen.

1.3 Ab wann kann das digitale Verfahren angewandt werden?
Das Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung steht ab Anfang April 2025 zur Verfügung.

1.4 Nach der Einführung des digitalen Verfahrens soll der Arbeitgeber weiterhin die Möglichkeit haben, sich die PV-Kinder außerhalb des Verfahrens nachweisen zu lassen. Warum gibt es diese Möglichkeit?
Weil es Kinder gibt, die nicht im Datenaustauschverfahren zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung übermittelt werden können, aber im Rahmen der Elterneigenschaft bzw. für den Beitragsabschlag dennoch relevant sind. Zum Beispiel Stiefkinder oder im Ausland lebende Kinder. Für solche Kinder kommt weiterhin das analoge Nachweisverfahren zur Anwendung.

1.5 Werden beim digitalen Abruf die Namen der Kinder genannt oder wird nur die Anzahl übermittelt?
Es wird nur die Anzahl der Kinder übermittelt. In einem Zeitstrahl, der konkret zum Ausdruck bringt, in welchem Zeitraum welcher Kinderzähler bei der Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge berücksichtigt werden kann.

1.6 Wie wird das digitale Verfahren konkret ausgestaltet?
Das digitale Verfahren nimmt Rückgriff auf lohnsteuerliche Daten zu Eltern-Kind-Beziehungen. Diese liegen bei der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bereits im dort angesiedelten ELStAM-Verfahren vor. Die gespeicherten lohnsteuerlichen Eltern-Kind-Beziehungen werden auch aktuell zur Bildung der steuerrechtlichen Lohnsteuermerkmale herangezogen. Der Anwendungszweck der gespeicherten Eltern-Kind-Beziehungen wird mit dem neuen digitalen Verfahren auf den Nachweis und die Anzeige der Elterneigenschaft sowie der Anzahl der Kinder in der Pflegeversicherung ausgedehnt. Die Versorgung der Arbeitgeber mit den relevanten Daten erfolgt über etablierte Meldewege und die Datenstelle der Rentenversicherung. Eine Verfahrensbeschreibung und Gemeinsame Grundsätze, die das digitale Verfahren im Detail beschreiben, wurden veröffentlicht.^{^[1]}

1.6 Wie wird das digitale Verfahren konkret ausgestaltet?

Das digitale Verfahren nimmt Rückgriff auf lohnsteuerliche Daten zu Eltern-Kind-Beziehungen. Diese liegen bei der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bereits im dort angesiedelten ELStAM-Verfahren vor. Die gespeicherten lohnsteuerlichen Eltern-Kind-Beziehungen werden auch aktuell zur Bildung der steuerrechtlichen Lohnsteuermerkmale herangezogen.

Der Anwendungszweck der gespeicherten Eltern-Kind-Beziehungen wird mit dem neuen digitalen Verfahren auf den Nachweis und die Anzeige der Elterneigenschaft sowie der Anzahl der Kinder in der Pflegeversicherung ausgedehnt. Die Versorgung der Arbeitgeber mit den relevanten Daten erfolgt über etablierte Meldewege und die Datenstelle der Rentenversicherung.

Eine Verfahrensbeschreibung und Gemeinsame Grundsätze, die das digitale Verfahren im Detail beschreiben, wurden veröffentlicht.^{^[1]}

1.7 Welche digitalen Meldungen werden erforderlich sein?
Arbeitgeber haben künftig bei Beginn und Ende einer in der Pflegeversicherung versicherungspflichtigen Beschäftigung eine elektronische Meldung über das Entgeltabrechnungssystem oder eine maschinelle Ausfüllhilfe an die Datenstelle der Rentenversicherung zu erstatten. Die neuen Meldungen fallen zusätzlich zu den bestehenden Meldepflichten nach der DEÜV, also den regulären An- und Abmeldungen, an. Die neue Beginn-Meldung zur Versicherungspflicht in der Pflegeversicherung wird als sog. Push-Nachricht gelten. Darüber erhalten Arbeitgeber dann die entsprechenden Angaben zu Kindern über den gesamten Beschäftigungsverlauf hinweg elektronisch als Abonnement, ohne dass weitere Anfragen erforderlich sind. Arbeitgeber erhalten also künftig immer eine Initialmeldung zu Beginn der Beschäftigung sowie Änderungen bei der Elterneigenschaft oder der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder während eines laufenden Beschäftigungsverhältnis...

1.7 Welche digitalen Meldungen werden erforderlich sein?

Arbeitgeber haben künftig bei Beginn und Ende einer in der Pflegeversicherung versicherungspflichtigen Beschäftigung eine elektronische Meldung über das Entgeltabrechnungssystem oder eine maschinelle Ausfüllhilfe an die Datenstelle der Rentenversicherung zu erstatten. Die neuen Meldungen fallen zusätzlich zu den bestehenden Meldepflichten nach der DEÜV, also den regulären An- und Abmeldungen, an.

Die neue Beginn-Meldung zur Versicherungspflicht in der Pflegeversicherung wird als sog. Push-Nachricht gelten. Darüber erhalten Arbeitgeber dann die entsprechenden Angaben zu Kindern über den gesamten Beschäftigungsverlauf hinweg elektronisch als Abonnement, ohne dass weitere Anfragen erforderlich sind. Arbeitgeber erhalten also künftig immer eine Initialmeldung zu Beginn der Beschäftigung sowie Änderungen bei der Elterneigenschaft oder der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder während eines laufenden Beschäftigungsverhältnis...

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