Svenja Amrhein, Jochen Fellhauer
Zusammenfassung
Der Wandel in der modernen Arbeitswelt macht auch vor Finanzorganisationen nicht halt. Immer mehr Tätigkeiten werden digitalisiert, die Automatisierung von Prozessen verändert die Berufsbilder in den Finanzteams.
Die Einführung agiler Arbeitsweisen im Finance und Controlling erfordert nicht nur den Aufbau neuen Methodenwissens. Vielmehr erfordern auch bestehende Abhängigkeiten zwischen der Unternehmenskultur und der Bereitschaft und Fähigkeit zum Wandel besondere Aufmerksamkeit.
Erfahrungen aus der Praxis dienen als gute Orientierungshilfen und geben Denkanstöße und Leitlinien, anhand derer Unternehmen und Abteilungen ihre eigene Situation reflektieren und einen passenden Weg bei der Einführung agiler Methoden für sich definieren können.
Ein fiktives Fallbeispiel in Anlehnung an reale Praxisbeispiele, wie sie auch Unternehmen wie Roche und SAP bereits beschrieben haben, dient zur Veranschaulichung, wie digitale Innovation und agile Ansätze einen Kulturwandel anstoßen können und welche Change Management-Aspekte zu berücksichtigen sind.
1 Wandel hin zu agilen Arbeitsweisen im Finance und Controlling
Der Wandel in der modernen Arbeitswelt macht auch vor Finanzorganisationen nicht halt (vgl. Abb. 1). Immer mehr Tätigkeiten werden digitalisiert, die Automatisierung von Prozessen verändert die Berufsbilder in den Finanzteams.
Abb. 1: Ablauf der Appreciative Interviews
Es gilt, die daraus erwachsenden fachübergreifenden Herausforderungen insbesondere bei der Einführung agiler Arbeitsweisen zu meistern. Purpose und Kultur sind dabei wichtige Hebel für die erfolgreiche Einführung agiler Arbeitsmethoden im Finance und Controlling. Dies wird anhand einer fiktiven Case Study der ServCo GmbH mit der Einführung eines neuen Forecastingprozesses veranschaulicht.
Case-Study ServCo GmbH: Ausgangslage
Die Auftragslage der ServCo GmbH ist grundsätzlich gut. Jedoch sind aufgrund der volkswirtschaftlichen Einflüsse aus Corona-Pandemie, politischen Spannungen und der resultierenden Störung der Logistikketten erhebliche Schwankungen des Absatzes zu verzeichnen. Die etablierten manuellen Prognosemodelle sind nicht mehr ausreichend, um verlässliche Forecasts zu erstellen.
Ein Projektteam soll diesen Prozess überarbeiten. Mit Hilfe neuer digitaler Ansätze wie beispielsweise Machine Learning-Methoden sollen unterschiedlichste Datenquellen automatisiert verknüpft und analysiert werden, um mittels vielfältiger Indikatoren verlässliche Ausgangsdaten für den Finanz-Forecast zu ermitteln.
Aufgrund der volatilen Gesamtlage und der mangelnden bisherigen Erfahrung soll das Projekt als agiles Projekt aufgesetzt werden. Der Leiter Controlling unterstützt die entsprechende Initiative des Projektleiters. Im Unternehmen hat bisher lediglich der IT-Bereich agile Ansätze eingeführt. Eine Schulungsmaßnahme der Führungskräfte zum Thema agiles Arbeiten vor 12 Monaten war zwar durchgeführt worden, führte im Nachgang allerdings zu keinerlei Veränderungen an Arbeitsorganisation und Prozessen.
Das Projektteam erarbeitet einen Vorschlag für das Projekt-Setup. Kurz vor dem Kick Off-Meeting gibt es jedoch Bedenken seitens des Führungskräfte-Teams im Controlling: Die sonst übliche Steuergruppe entfällt. Statt eines Projektleiters soll ein erfahrener Experte als Product Owner weitreichende inhaltliche Kompetenzen erhalten. Welchen Einfluss und welche Rollen die Führungskräfte einnehmen sollen, erscheint unklar.
In der Schilderung der Ausgangssituation werden frühzeitig Bedenken hinsichtlich des angedachten Vorgehens offensichtlich:
- Befürchtung von Kontroll- bzw. Machtverlust: "Ohne Steuerungsgruppe fehlt mir der Zugriff auf das Projekt.", "Ich kann kein Veto mehr einlegen.", "Der Berichtskanal zu mir verschwindet.". Entscheidend ist, ob die Organisation über den ausreichenden Willen und geeignete Kultur verfügt, um dieses Projekt zu nachhaltiger Wirksamkeit zu führen.
- Fehlendes Vertrauen in die Fähigkeiten: "Verfügen wir/das Projektteam über das erforderliche Wissen, um das Projekt zum Erfolg zu bringen?", "Und dann auch noch ohne Steuergruppe?"
- Fehlendes Vertrauen aufgrund der Ungewissheit, die das Beschreiten neuer Wege mit sich bringt: "Ist es wirklich richtig, einen anderen Weg als den bisher bekannten zu wählen?", "Neue Methoden und Arbeitsweisen, die ich noch nicht kenne?", "Erzeugt dieser neue Ansatz eventuell höhere Kosten und kreiert zusätzlichen Zeitbedarf?", "Besteht das Risiko von zu wenig Fokus?"
Die möglichen Ursachen sind individuell und erfordern unterschiedliche Maßnahmen, um ihnen passend zu begegnen. Damit dies möglich ist, muss man sich dieser Ursachen bewusst sein.
2 Agilität erfordert einen Rahmen
Gerade in diesem Kontext ist es empfehlenswert, wichtige Rahmenbedingungen im Vorfeld zu definieren. Agilität ist nicht gleichzusetzen mit Arbeiten im luftleeren Raum. Im Gegenteil: Wird im Führungsstil die Leine gelockert und individuell mehr Freiheit und Flexibilität zugelassen, so gewinnen klare Leitplanken an Bedeutung, denn sie geben dem Team Orientierung.
Rahmenbedingungen können beispielsweise B...