Buchhaltung als Basis für das Controlling: 10 typische F ... / Fehler 10: Konten werden nicht abgestimmt – Klärungskonten laufen über

Zur Qualitätssicherung einer Buchhaltung gehört die permanente Abstimmung der wichtigsten Konten.

Bestandskonten

Stimmen die Bestandskonten? Wenn diese nicht stimmen, liegt auch bei den Umsätzen und/oder Kosten einiges im Argen.

Die erste Abstimmung betrifft die Bankkonten. Stimmen die Salden in der eigenen Buchhaltung mit den Kontoauszügen der Banken zum Stichtag überein? Wenn nicht, bedeutet das Suchen, eine der wichtigsten Aufgaben der Buchhaltung, wobei kleinere Differenzen heute i. d. R. ausgebucht werden.

Debitoren-/Kreditoren-Konten

Eine weitere Abstimmung betrifft die Debitoren-(Kunden-)Konten und die Kreditoren-(Lieferanten-)Konten:

• Sind die Forderungen und die Verbindlichkeiten korrekt ausgewiesen?
• Gibt es Verbindlichkeiten im Bereich der Forderungen (Kunden) oder Forderungen im Bereich der Verbindlichkeiten (Lieferanten)?
• Wurden die Zahlungen korrekt zugeordnet?

Auch hier ist bei Differenzen Suchen angesagt. Je länger die Vorgänge zurückliegen, desto nerven- und zeitraubender ist die Angelegenheit. Deshalb gehört eine wenigstens monatliche Abstimmung zum Pflichtprogramm einer Buchhaltung. Wenn auf Basis der Buchhaltung gemahnt werden soll, müssen die Konten immer vor einem Mahnlauf abgestimmt werden, denn eine unberechtigte Mahnung kann Kundenbeziehungen zerstören, eine unterlassene Mahnung kostet Liquidität.

Anlagenverzeichnisse

Auch Anlagenverzeichnisse müssen abgestimmt werden. Oft stehen z. B. noch Fahrzeuge im Verzeichnis, die es nicht mehr gibt oder die in Zahlung gegeben wurden. Gerade bei Verrechnungsgeschäften mit Gebrauchtmaschinen oder bei komplizierten Leasing- oder Finanzierungslösungen kommt es zu unterlassenen oder zu Fehlbuchungen.