Dr. Vanessa Weimann, Constantin Chrocziel
Zusammenfassung
- Im Praxisbeispiel der Transformation einer Controlling- und Finanzabteilung anhand des Informations- und Prozessflusses mithilfe des Cellular Process Understanding-Ansatzes wurden ein globales End-to-End-Prozessverständnis, ein erhöhter Informationsaustausch sowie eine gesteigerte Transparenz bewirkt.
- Durch den Einsatz von Process Mining und Automatisierungstechnologien wie Robotic Process Automation können Effizienzpotentiale realisiert und bisherige Dopplungen bei Aufgabendurchführungen eliminiert werden.
- Durch Zentralisierung der Stammdaten und Organisation in einem Single-Source-of-Truth Data Warehouse kann die Abteilung verlässliche Daten in Echtzeit generieren und für das Management leicht zugänglich zur Verfügung stellen.
- Die Etablierung eines flexiblen Rollenmodells und zukunftsorientierter Funktionen führt zu einer kritischen Reflexion über die eigenen Prozesse und einem stärkeren Zusammenhalt unter den Mitarbeitern.
1 Warum ein Wandel im Controlling- und Finanzbereich notwendig ist
Im heutigen dynamischen Unternehmensumfeld wettbewerbs- und reaktionsfähig zu bleiben erfordert, dass Unternehmen bestehende Prozesse anpassen und ihre organisatorische Flexibilität sicherstellen. Hierbei wird der Controlling- und Finanzabteilung eine wichtige Rolle beigemessen, denn insbesondere diese muss auf die sich verändernden Marktdynamiken und Geschäftsanforderungen reagieren können und in der Lage sein, wichtige Trends zu verstehen sowie Muster, kritische Risiken und Chancen zu erkennen. Die Controlling- und Finanzabteilung ist für die zuverlässige Verwaltung, Verarbeitung und Bereitstellung von Informationen in hoher Qualität verantwortlich und stellt Unternehmen somit die Grundlage für wirtschaftliche Entscheidungen zur Verfügung. Damit nimmt sie einerseits die Rolle eines Dienstleisters innerhalb eines Unternehmens an, andererseits die eines Business Partners, der das Management wegweisend begleitet und während zentraler Entscheidungsprozesse umfassend unterstützt.
Um die Rolle eines Business Partners jedoch auch in Zukunft gewährleisten zu können, ist eine flexible und dynamische Arbeitsweise entscheidend. Derzeit weisen die meisten Controlling- und Finanzabteilungen hingegen noch immer eine starre und hierarchische Struktur auf. Langwierige Top Down-Prozesse und teilweise eingefahrene Controllingstrukturen und -profile haben zur Folge, dass die Abteilung nicht auf die dynamischen Änderungen im Unternehmensumfeld kurzfristig reagieren kann, und dadurch entscheidende Wettbewerbsvorteile verloren gehen. Um in einem zunehmend schnelllebigen Umfeld zu bestehen, muss die Controlling- und Finanzabteilung in der Lage sein,
- verlässliche Daten in Echtzeit zu generieren und diese leicht zugänglich zu machen,
- den Datenfluss in einem Data Warehouse mit nur einer Single-Source-of-Truth (SSOT) zu organisieren und
- demgemäß hohe Qualitätsanforderungen zu erfüllen.
Ziel ist es, die Prozesse und Strukturen einer Controlling- und Finanzabteilung so auszurichten, dass Daten klar dargestellt und erläutert werden und somit die Entscheidungsfähigkeit des Managements zur Unternehmenssteuerung verbessert werden kann.
Vor diesem Hintergrund erweisen sich agile Organisations- und Abteilungsformen als erfolgreiche Modelle, welche mehr Kooperation und Kommunikation innerhalb des Unternehmens ermöglichen. Unternehmensweite Teams können schneller auf die zunehmend komplexe und volatile Umwelt reagieren und ihre Prozesse optimal adaptieren. Um dies zu erreichen, müssen Automatisierungsstandards erfüllt und eine Verlagerung von Aktivitäten gesteuert werden. Die Controlling- und Finanzabteilung sollte sich zudem primär auf eine zukunftsorientierte und proaktive Steuerung fokussieren. Auf globaler Ebene müssen Informationsbarrieren zwischen Ländern, Geschäftsbereichen, Kunden, Lieferanten und dem gesamten Unternehmen abgebaut und oftmals bestehendes Silo-Denken zwischen Abteilungen sowie Länderniederlassungen beseitigt werden. Eine interdisziplinäre Zusammenarbeit und die Sicherstellung von häufigem, informellem Informationsaustausch erweisen sich als bedeutsam und haben einen positiven Einfluss auf den Unternehmenserfolg. In der Praxis zeigt sich, dass Unternehmen die Notwendigkeit für den Wandel hin zu agilen Organisationsformen erkannt haben, jedoch vor der Herausforderung stehen, diese adäquat im Unternehmen zu implementieren.
2 Fallstudie: Abteilungstransformation bei einem Hidden Champion des Maschinen- und Anlagenbaus
2.1 Ausgangssituation
Viele Unternehmen sehen sich mit der Herausforderung konfrontiert, ihre Controlling- und Finanzabteilung gemäß der sich wandelnden Anforderungen zu transformieren und hierbei einerseits die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter, andererseits den positiven Einfluss auf die Unternehmensleistung zu gewährleisten.
Im Folgenden wird ein Praxisbeispiel einer erfolgreichen Controlling- und Finanzabteilungstransfo...