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Personaldaten gehören in der HR seit jeher zum Alltagsgeschäft. Sie werden gesammelt und beispielsweise zum Zweck der Gehaltsabrechnung genutzt. Dabei steckt in den Daten weitaus mehr Potential: Sie können Entscheidungsfindungen unterstützen und Änderungen bewirken. Der Hebel, um diese Vorteile zu nutzen, heißt People Analytics. Die Analysemethode verknüpft Personaldaten mit den Daten anderer Abteilungen. Im Ergebnis können aus den Erkenntnissen Prognosen für künftige Entwicklungen abgeleitet werden, die weitreichend genutzt werden können, zum Beispiel für die strategische Personalplanung. So kann die HR mithilfe von People Analytics aktiv Einfluss nehmen und Maßnahmen für die Personalentwicklung gestalten.
Die datenbasierte Analyse hat einen entscheidenden Vorteil: Dank valider Fakten wissen Sie in der HR genau, wo Chancen bestehen und an welchen Stellen Risiken lauern. Negativen Entwicklungen können Sie schneller entgegenwirken und Erfolge anhand von Zahlen vorweisen. Ebenso wichtig ist, dass die Gründe für Misserfolge deutlich werden. Für die HR bedeutet das: People Analytics verändert die Rolle von HR und macht aus dem Personalmanagement eine proaktive Disziplin. Statt ausführende Kraft wird sie nun zum richtungsweisenden Partner der Geschäftsführung.
Ohne messbare Ziele keine konkreten Ergebnisse: Aus Daten werden erst dann Erkenntnisse, wenn Sie sich an relevanten Personalkennzahlen und konkreten Zielstellungen orientieren. Zu den typischen KPIs, die für die Personalplanung wichtig sind, gehören unter anderem die folgenden:
KPIs verstehen sich immer als individuelle Kennzahlen. Sie sind nicht für jede HR und jedes Unternehmen gleich und sollten grundsätzlich an die konkrete Situation angepasst sein. Denn nur so sind belastbare Erkenntnisse ermittelbar. Entscheidend ist außerdem, dass Kennzahlen messbar und auf die HR-Strategie ausgerichtet sind. Anders als beim Personalcontrolling, das oft mit einem festgelegten Personalkennzahlensystem und HR-Metriken arbeitet, können bei People Analytics KPIs variieren und sich im Laufe der Zeit verändern, da sie immer von der konkreten Fragestellung abhängen.
Je nachdem, welche Erkenntnisse Sie aus den Daten gewinnen möchten, gibt es unterschiedliche Abstufungen der Personalanalyse. Sowohl bei der deskriptiven als auch bei der explorativen Analyse gehen Sie nicht über den Datensatz hinaus. Sie nutzen beispielsweise die Personaldaten aus der digitalen Personalakte für einfache Analysen. Beide Methoden bilden die Basis, um weiterführende Schlüsse im Sinne von People Analytics zu ziehen.
Deskriptive Analyse: Sie gibt einen Überblick über verfügbare Daten. Daten werden gesammelt, aufbereitet und beschrieben, daher die Bezeichnung deskriptiv. Die deskriptive Analyse entspricht der Arbeit im Personalcontrolling.
Explorative Analyse: Die explorative Methode geht einen Schritt weiter. Sie stellt ergänzend Kausalzusammenhänge zwischen den Datensätzen her und legt Muster offen. Mit ihr können Hypothesen für weitere Analysen aufgestellt werden.
Predictive Analytics: Der dritte Analyseschritt beinhaltet, was in der Regel unter HR bzw. People Analytics verstanden wird. Es geht darum, aus den Kausalitäten, die zwischen den Daten bestehen, Vorhersagen zu treffen. Diese bilden die Grundlage, um passende Maßnahmen für das Personalmanagement und zur Erstellung von Business Cases abzuleiten.
People Analytics ist in vielen Bereichen einsetzbar. Mithilfe von People Analytics können Sie beispielsweise für das Bewerbermanagement die effektivsten Recruitingkanäle ermitteln oder frühzeitig den künftigen Personalbedarf ermitteln. Ebenso können Sie die Leistungen der Mitarbeiter:innen besser bewerten, indem Sie Profit, Umsatz und Ausgaben in Relation stellen. Außerdem kann People Analytics wertvolle Erkenntnisse in Bezug auf Big Data und Mitarbeiterzufriedenheit liefern, z.B. indem Potentiale und Wünsche analysiert werden.
Grundsätzlich nicht zu unterschätzen ist die Frage, woher die Daten für People Analytics stammen. Dies ist davon abhängig, welche Daten für die jeweilige Zielsetzung relevant sind. Neben Personaldaten – beispielsweise aus digitalen Personalakten – werden auch Informationen aus anderen Unternehmensbereichen analysiert, wie zum Beispiel Umsatzzahlen. Außerdem können externe Daten beispielsweise aus den sozialen Netzwerken genutzt werden.
Wichtig ist, dass Sie die einzelnen Schritte von People Analytics genau planen. Zunächst geht es darum, die zugrundeliegende Strategie mit KPIs und Zielstellungen festzulegen. Wie oft sollen Daten erhoben werden, um Veränderungen sichtbar zu machen? Inwieweit unterstützen Kennzahlen und Zielstellung die HR- und Gesamtstrategie? Um Erfolge messbar zu machen, sollten Ziele immer mit konkreten Daten unterlegt werden (z. B. 20 % weniger Fluktuation in den ersten 6 Monaten). Für die Umsetzung von People Analytics in der Praxis ist außerdem die Festlegung von Verantwortlichkeiten für einzelne Teilaufgaben wichtig. Für den Erfolg entscheidend ist letztlich allerdings die Umsetzung von passenden Maßnahmen, die aus der Analyse resultieren. Auch sie sollten mit einem konkreten Zeitplan unterlegt werden.
Eine hilfreiche und praktische Unterstützung sind Analyticstools wie Haufe HR Analytics. Die Analysesoftware ermöglicht eine einfache Datennutzung der HR Services in einem Tool. Das konfigurierbare Dashboard informiert Sie jederzeit übersichtlich über Positiv- und Negativtrends. Intelligente Reportingfunktionen bilden Entwicklungen zudem im Zeitverlauf ab. Zugleich können Leistungskennzahlen unkompliziert miteinander verglichen werden. Jetzt Haufe HR Analytics kennenlernen!
Veit Lemke entwickelt als Senior Manager bei der Haufe Group inhaltlich die Themenfelder HR-Services und HR-Digitalisierung weiter. Als Trainer bei der Haufe Akademie hält er für die Themen Onboarding, Reboarding und Offboarding sowohl Online- als auch Präsenz-Trainings.
