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Zeugnismanagement
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1.12.2021
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6 Min.

Das Arbeitszeugnis richtig abschließen - Unterschrift, Ausstellungsort und -datum

Christina Mayer
Christina Mayer
Redakteurin Arbeitsrecht und Haufe Zeugnis Manager
Das Arbeitszeugnis richtig abschließen - Unterschrift, Ausstellungsort und -datumDas Arbeitszeugnis richtig abschließen - Unterschrift, Ausstellungsort und -datum

Mit der Schlussformel sind noch nicht alle Hürden der Zeugniserstellung genommen. Erfahren Sie, worauf Sie bei Unterschrift, Ausstellungsort und -datum achten müssen.

Die Schlussformel ist geschrieben, die Hürden der Zeugniserstellung sind aber noch nicht genommen. Ein Zeugnis endet regelmäßig mit Ausstellungsort, -datum und Unterschrift. Wer muss das Zeugnis unterschreiben? Und wie? Welches Datum ist anzugeben? Erfahren Sie, worauf Sie achten müssen.

Wer unterzeichnet das Arbeitszeugnis?

Zur Ausstellung und Unterzeichnung des Zeugnisses ist der:die Arbeitgeber:in verpflichtet, bei juristischen Personen, der:die gesetzliche Vertreter:in. In Vertretung kann das Zeugnis von Angestellten unterschrieben werden, die in leitender Position tätig und erkennbar in höherer Position sein müssen als die zu beurteilende Person. Zeugnisse für leitende Angestellte, die der Geschäftsführung unmittelbar unterstellt sind, müssen von einem Mitglied der Geschäftsführung unterzeichnet werden.

Eine Zeugniserteilung durch Gleich- oder gar Unterstehende kann als Geringschätzung verstanden werden. Das Vertretungsverhältnis und die Funktion sind regelmäßig anzugeben. Die Person und der Rang des:der Unterzeichnenden kann Aufschluss über die Wertschätzung des:der Arbeitnehmers:in und die Kompetenz des:r Ausstellers:in zur Beurteilung und damit über die Richtigkeit der im Zeugnis getroffenen Aussagen geben. Das Vertretungsverhältnis kann dabei mit dem Zusatz ppa. oder i. V. kenntlich gemacht werden.

Bei zwei unterzeichnenden Personen ist es ausreichend, wenn nur eine der beiden weisungsbefugt und ranghöher ist. Die andere unterzeichnende Person kann dann auch gleichgestellt sein.

Elektronische Unterschrift im Arbeitszeugnis?

Arbeitszeugnisse werden natürlich elektronisch erstellt. Viele Arbeitgeber:innen würden Zeugnisse gerne auch digital unterschreiben. Ist das aber zulässig?

Willenserklärungen mit Schriftformerfordernis können in vielen Fällen auch in elektronischer Form  mit qualifizierter elektronischer Signatur abgegeben werden. Dabei gibt es aber gesetzlich geregelte Ausnahmen – wie z. B. bei der Zeugniserteilung: Eine digitale Unterschrift ist nicht zulässig. Digitalisierung hin oder her. Das Zeugnis muss auch heute noch eigenhändig unterschrieben werden.

Wie unterschreiben?

Die Unterschrift ist nicht nur in der Graphologie, sondern auch im Arbeitsrecht interessant. Sie muss im Zeugnis als die reguläre Unterschrift der unterzeichnenden Person erkennbar sein. Sie darf nicht "verstellt" sein. Aus einer unüblichen Art der Unterschrift könnte ein:e Leser:in Rückschlüsse ziehen.

Eine von der unterzeichnenden Person im Arbeitszeugnis verwendete überdimensionierte, im Wesentlichen aus bloßen Auf- und Abwärtslinien bestehende Unterschrift ist z. B.  nicht ordnungsgemäß, wenn dadurch der Verdacht aufkommen kann, sie wolle sich vom Zeugnisinhalt distanzieren. Auch eine Unterschrift, deren Schriftzug diagonal zum maschinenschriftlichen Zeugnistext verläuft oder mit dem Erscheinungsbild einer Kinderschrift, weicht von der üblichen Gestaltung erkennbar ab und ist unwirksam.

Unter die Unterschrift ist der Name maschinengeschrieben zu wiederholen, damit unmissverständlich erkennbar ist, wer das Zeugnis ausgestellt hat.

Ausstellungsort und -datum im Arbeitszeugnis

Als Abschluss des Arbeitszeugnisses sind neben der Unterschrift auch Ort und Datum der Zeugnisausstellung zu vermerken.

Bei der Datumsangabe hat sich die Verkehrssitte entwickelt, das Datum der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, also den letzten Tag des Arbeitsverhältnisses, anzugeben. Dies gilt grundsätzlich auch, wenn das Arbeitszeugnis vor oder nach der rechtlichen Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt wird. Ein Ausstellungsdatum, das dem widerspricht, kann nämlich zu nicht gerechtfertigten negativen Schlussfolgerungen führen (z. B. mögliche Freistellung oder Streit über das Zeugnis). Auch wenn im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses der:die Mitarbeiter:in über den Beendigungszeitpunkt hinaus vorläufig weiter beschäftigt wird, ist das ursprünglich geplante Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses anzugeben. Bei einer nachträglichen Änderung erhält das berichtigte Zeugnis das Datum des ursprünglichen Zeugnisses. Verzögert der:die Arbeitgeber:in die Ausstellung des Zeugnisses über Monate hinweg ungerechtfertigt, darf er:sie das verspätete Ausstellungsdatum ebenfalls nicht angeben.

Fazit

Achten Sie auch bis zuletzt auf jede Kleinigkeit bei der Zeugniserstellung! Ein Zeugnisgenerator wie der Haufe Zeugnis Manager kann Sie hierbei unterstützen.

Über den Autor
Zeugnis­management – Next Level
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