In Betrieben werden Akten ausgeschiedener Mitarbeiter häufig jahrzehntelang aufbewahrt. Die Auffassung, hierzu sei der Arbeitgeber verpflichtet, ist weit verbreitet. Hier ist zu differenzieren:
1. Abrechnungsunterlagen
Dieselben Vorschriften vorwiegend steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Natur, die den Arbeitgeber verpflichten, überhaupt (Abrechnungs-) Unterlagen über den Mitarbeiter zu führen, verpflichten ihn auch, diese Unterlagen noch gewisse Zeit aufzubewahren. Hinzu kommen die bilanzrechtlichen Vorschriften.
2. Arbeitsschutzrechtliche Unterlagen
Verschiedene arbeitsschutzrechtliche Vorschriften, so z. B. des ArbZG, des JArbSchG und des MuSchG, verpflichten den Arbeitgeber, Unterlagen zu führen und diese eine bestimmte Zeit lang aufzubewahren. Hier handelt es sich um Unterlagen, die in Listenform geführt werden, außerhalb der Personalakten der einzelnen Mitarbeiter.
3. Unterlagen im Zusammenhang mit ausgeschiedenen Mitarbeitern
Für die Praxis sind zwei wichtige Fragen zu unterscheiden:
- Ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Akten ausgeschiedener Mitarbeiter weiter aufzubewahren?
- Ist der Arbeitgeber, wenn die Akte noch vorhanden ist, verpflichtet, dem Mitarbeiter darin Einsicht zu gewähren, ggf. unter welchen Voraussetzungen?
Bezüglich der ersten Frage besteht Übereinstimmung in Rechtsprechung und Schrifttum: Eine Aufbewahrungspflicht des Arbeitgebers besteht nicht. Der Arbeitgeber ist also berechtigt, die Akte des Mitarbeiters alsbald nach dessen Ausscheiden zu vernichten. Dies betrifft alle Aufzeichnungen, die nicht unter die konkret geregelten Aufbewahrungspflichten fallen, also z. B. Angaben zur betrieblichen Weiterbildung, Adressänderungen und allgemeiner Schriftwechsel.
3. Aufbewahrung bis zum Verjährungseintritt
Trotz fehlender Aufbewahrungspflicht für den Arbeitgeber wird regelmäßig empfohlen, die Personalunterlagen so lange aufzubewahren, bis mögliche Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verjährt sind. Bei Ansprüchen wie beispielsweise dem Anspruch auf Zeugniserteilung greift die 3-jährige Regelverjährung, sodass die Personalakte erst nach Ablauf dieser Zeit vernichtet werden sollte.
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