Sonderzahlungen: Automatische Dokumentengenerierung macht die Vorweihnachtszeit stressfreier

Alles, was nicht im Arbeitsvertrag vereinbart wurde, bedarf einer eigenen Ankündigung. So z.B. auch ein außer der Reihe gewährter Weihnachtsbonus – etwa aufgrund eines besonders erfolgreichen Geschäftsjahres –oder eine Sonderzahlung zur Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise etc. Überweisen Sie die Sonderzahlung einfach so, kann ganz schnell eine betriebliche Übung daraus entstehen. Wie Sie alles korrekt und dazu noch stressfrei machen, lesen Sie hier.

Sonderzahlung – das müssen Sie rechtlich unbedingt beachten

Ein Anspruch auf die Zahlung eines Weihnachtsbonus kann sich neben einer Regelung im Arbeitsvertrag auch aus der sog. Betrieblichen Übung ergeben, wenn der Arbeitgeber dreimal eine Bonuszahlung ohne Freiwilligkeitsvorbehalt gewährt hat. Um das Entstehen eines Anspruchs auf die jeweilige Sonderzahlung zu vermeiden, weil Sie vielleicht nur in diesem Jahr einen Weihnachtsbonus auszahlen können, sollte in der Vereinbarung oder am besten direkt bei Auszahlung ein Freiwilligkeitsvorbehalt schriftlich festgehalten werden. Eine Rückzahlungsklausel ist dann zu empfehlen, wenn der Arbeitgeber das Weihnachtsgeld zurückfordern möchte, falls der:die Arbeitnehmer:in nach Ablauf des Bezugszeitraums aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet. Auch diese muss eindeutig und klar formuliert sein.

Dieses Vorgehen wird Vergangenheit – versprochen!

Stellen wir uns nun ein Unternehmen mit 700 Mitarbeitern vor. Wie viel Zeit nimmt es in Anspruch, aus Excel-Tabellen die nötigen Informationen zu filtern, Serienbriefe in Word zu erstellen und richtig zuzuordnen, bis sämtliche Schreiben an die Mitarbeiter:innen über ihre jeweilige Sonderzahlung erstellt sind? HR wird jeden Bonusbrief mehrmals anfassen, bis der händische Prozess (siehe Abbildung) komplett abgeschlossen ist – das kostet eine Menge Zeit und Ressourcen. Außerdem ist es durchaus menschlich, dass es auch zu Fehlern kommt: ein falscher Betrag, ein Tippfehler, Verwechslung beim Kuvertieren und schon bekommt ein:e Mitarbeiter:in das Bonusschreiben, das eigentlich für den:die Kolleg:in gedacht war. Nicht gut! Nichtprofessionell!

Die manuelle Unterschriftenverwaltung ist ein weiteres Thema. Je nach Organisation werden solche Schreiben an mehrere Personen, z.B. HR und die jeweilige Führungskraft, zur Unterschrift gegeben. Dies alles erfordert erneut Zeit und Koordination und birgt die Gefahr, dass Dokumente unterwegs verloren gehen oder falsch zugestellt werden. Dabei kann alles viel einfacher und sicherer ablaufen!

Die Lösung: Haufe Personalakte inkl. Dokumentengenerierung

Anstelle von kompliziert angelegten Word-Serienbriefen, Hauspost oder manuellen Uploads in E-Signatur-Plattformen, ermöglicht die digitale Personalakte von Haufe die voll automatisierte Erstellung von Mitarbeiterschreiben, wie z.B. für den Weihnachtsbonus.

Und so einfach funktioniert es:

1. Datenimporte aus Excel: Alle relevanten Mitarbeiterdaten werden aus einer Excel-Datei in die Dokumentenerstellung innerhalb der Personalakte importiert. Dies umfasst Namen, Bonusbeträge, persönliche Nachrichten und andere anpassbare Informationen, wie z.B. den Freiwilligkeitsvorbehalt und die Rückzahlungsklausel im vorliegenden Beispiel des Weihnachtsbonus.
2. Dokumentenerstellung: Die Software erstellt automatisch individuelle Bonusschreiben für jeden Mitarbeitenden unter Verwendung der importierten Daten. Dies gewährleistet Richtigkeit und Genauigkeit in jedem Dokument.
3. Elektronische Unterschrift: Die Bonusschreiben werden dann an die Führungskräfte bzw. weiterer Personen zur elektronischen Unterschrift gesendet. Stichwort Homeoffice! Dies geschieht ebenfalls automatisch, wodurch der manuelle Versand und das mühsame Einsammeln von Unterschriften überflüssig werden. Auch Verwechslungen aufgrund von Dateinamen oder verschwundener Hauspostsendungen sind ausgeschlossen. Der vertrauensvolle, sensible Umgang mit Boni-Werten und sonstigen Mitarbeiterdaten ist somit ausschließlich zwischen HR, Führungskraft und Mitarbeiter:in gewährleistet.
4. Abschluss und Archivierung: Sobald alle Unterschriften vorhanden sind, werden die Dokumente automatisch archiviert und können leicht für spätere Überprüfungen aus der betreffenden Personalakte abgerufen werden.

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Die Vorteile der Haufe Personalakte

Die Automatisierung der Dokumentengenerierung bietet enorme Vorteile:

• Zeitersparnis: HR-Abteilungen sparen wertvolle Zeit, da der Prozess vollständig automatisiert ist, inkl. desintegrierten digitalen Workflows, der alle Erinnerungen übernimmt.
• Fehlerminimierung: Die Wahrscheinlichkeit von Fehlern durch manuelle Dateneingabe wird erheblich reduziert.
• Effizienz: Der gesamte Prozess wird sichtbar effizienter. Das zeigt, dass das Unternehmen die Digitalisierung vorantreibt und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ernst nimmt.
• Umweltfreundlichkeit: Die Reduzierung von Papier und physischem Versand unterstützt die Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens.
• Zuverlässigkeit: Dokumente gehen nicht verloren, und werden ordnungsgemäß in die richtige Personalakte übertragen und archiviert.

Fazit

Mit einem Weihnachtsbonus machen Sie nicht nur Ihren Mitarbeitenden eine große Freude! Durch die automatische Erstellung der einzelnen Bonusschreiben mit der digitalen Personalakte von Haufe ist der schriftlich festzuhaltende Freiwilligkeitsvorbehalt ein Klacks für die HR-Abteilung. Dabei sind passgenaue Anschreiben bezüglich eines individuellen Weihnachtsbonus nur eines von vielen Beispielen für Massen-Dokumentenerzeugung mit elektronischer Signatur. Mit der Haufe Digitalen Personalakte lassen sich viele weitere mitarbeiterbezogene Dokumente ganz einfach erzeugen und automatisch in der jeweils richtigen Personalakte ablegen. Win-win für alle:  Unternehmen, HR, Mitarbeitende und nicht zuletzt für die Umwelt. Es ist an der Zeit, die händischen, oft sehr zeitaufwendigen Prozesse hinter sich zu lassen und einer nachhaltigen digitalen Dokumentengenerierung Platz zu machen. Ein guter Vorsatz, Richtung Jahresanfang!