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HR-Digitalisierung mit Haufe

Je digitaler, desto glücklicher

Digitalisieren Sie Ihre HR Prozesse mit smarter HR Software und bewährter HR Expertise von Haufe. ​So erhöhen Sie die Transparenz und steigern die Zufriedenheit bei HR und Mitarbeiter:innen. Wie das geht, erfahren Sie in unserem ausführlichen Leitfaden zur HR-Digitalisierung.
HR-Digitalisierung mit Haufe

Der Nutzen der HR-Digitalisierung

HR-Digitalisierung:
Mehr Transparenz, mehr Zufriedenheit.

HR hat bei den HR Prozessen noch Luft nach oben hinsichtlich interner Kundenzufriedenheit und Image. Dies zeigen die Ergebnisse der HR Service Experience-Studie 2021 *.

Digitalisierung schafft Transparenz & Zufriedenheit.​​

Zwar werden HR-Services angeboten, aber weder in der richtigen Ausprägung, noch in der gewünschten Qualität. Dabei besteht ein signifikanter Zusammenhang zwischen der Kundenzufriedenheit und der Digitalisierung eines Prozesses. Digitalisierung schafft Transparenz in HR-Prozessen und beides erhöht die Zufriedenheit. Digitalisierung ist also ein wichtiger Hebel zur Steigerung der Kundenzufriedenheit

Die richtigen HR-Services sorgen für ein besseres Image.

Die Studie zeigt weiterhin einen deutlichen Zusammenhang zwischen dem Angebot an​ menschenzentrierten Services und dem Image der Personalabteilung. Mehr Angebote wie individuelle Weiterbildung oder Personalentwicklung wirken sich somit direkt positiv auf das Image von HR aus. Dabei ist es notwendig, dass die prozessorientierten Services wie Digitale Personalakte oder Zeugnismanagement als Fundament effektiv funktionieren! ​

Das Vorgehen bei der HR-Digitalisierung

HR-Digitalisierung:
Schritt für Schritt.

#1: Bestandsaufnahme der HR-Prozesse

​Bevor Sie mit der Digitalisierung einzelner Prozesse starten, ist es notwendig, dass Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre HR-Kernprozesse verschaffen. Sammeln Sie zuerst alle Prozesse oder zusammenhängende Aufgabenpakete, die bei Ihnen und Ihrem HR-Team anfallen. Das können Vorgänge sein, die in Excel-Listen oder in Print-Ordner vorgehalten werden, aber auch Aktionen, die über E-Mail-Formulare oder per Telefon durchgeführt werden. Das nachfolgende Raster hilft Ihnen, eine Übersicht über alle HR-Prozesse und Aufgabenfelder zu bekommen.
HR Prozesse

#2: Pain Point-Analyse der HR-Bereiche

Im zweiten Schritt geht es darum, zu analysieren, in welchen HR-Bereichen der größte Bedarf an Digitalisierung besteht und womit Sie am besten starten. Hier empfiehlt es sich, auf Grundlage des Clusters in Schritt 1, vom „Großen ins Kleine“ zu denken. Das bedeutet: Schauen Sie sich einen gesamten Prozess an – wie die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen – und leiten Sie von diesem die kleineren Teilprozesse ab. Schauen Sie dann dort, wo der Schuh am meisten drückt.​

#3: Wo lohnt sich HR-Digitalisierung?

Nun ist sichtbar geworden, wo die größten Pain Points bei HR liegen. Zeit also, Prozesse zu definieren, die am meisten Ressourcen rauben und am ineffizientesten sind. Falls möglich, bringen Sie alle Teammitglieder an einen Tisch und diskutieren Sie die hinter den aufgedeckten Pain Points liegenden Prozesse, um ein Gefühl für die jeweiligen Aktionsfelder zu bekommen. Hier kann das – aus dem Zeitmanagement bekannte – Pareto-Prinzip wirkungsvoll unterstützen.​
Aktueller HR digitalsierugns Status

#4: Wie ist der aktuelle Digitalisierungs-Status?

​Bevor Sie mit der Digitalisierung einzelner Prozesse starten, ist es notwendig, dass Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre HR-Kernprozesse verschaffen. Sammeln Sie zuerst alle Prozesse oder zusammenhängende Aufgabenpakete, die bei Ihnen und Ihrem HR-Team anfallen. Das können Vorgänge sein, die in Excel-Listen oder in Print-Ordner vorgehalten werden, aber auch Aktionen, die über E-Mail-Formulare oder per Telefon durchgeführt werden. Das nachfolgende Raster hilft Ihnen, eine Übersicht über alle HR-Prozesse und Aufgabenfelder zu bekommen.

#5: Anforderungen an neue digitale HR-Prozesse definieren

Wie sollten digitale HR-Prozesse aufgebaut sein, damit sie die Personalarbeit in Zeiten von Fachkräftemangel und New Work verbessern? Wir empfehlen, sich an den folgenden Fragen zu orientieren:​Schaffen wir es, dass der neue digitale Workflow zuverlässig funktioniert?​Lässt sich das neue HR-Tool in meine Unternehmenswelt einbetten?​Was passiert, wenn sich das Unternehmen oder die HR-Abteilung verändern?​Können wir mit neuen digitalen Prozessen die zentralen Herausforderungen unserer Organisation lösen?​Wie können wir unsere Prozesse am Anspruch unserer internen Kund:innen ausrichten?

#6: All-in-one oder doch Einzellösungen?

​Sie wissen nun, bei welchen Aufgaben es Optimierungsbedarf gibt und welche Funktionen eine neue HR-Digitalisierungs-Lösung haben sollte. Aber was, wenn es mehrere Tools benötigt, um alle Bedürfnisse zu digitalisieren? Eines für alles, oder Viele für alles? In vielen Fachbüchern – auch in deutscher Sprache – ist in diesem Zusammenhang von „Best-of-Breed vs. Best-of-Suite“ die Rede. Beides hat seine Vorteile:

#7: Digitalisierungs-Umsetzung leicht gemacht: So gehen Sie konkret vor!

Beginnen Sie mit den ersten Digitalisierungs-Maßnahmen. Die folgende Visualisierung hinsichtlich Aufwand und internem Kundennutzen hilft dabei:
  • Starten Sie mit den „low hanging fruits“​
  • Visualisieren Sie den Idealprozess​
  • Vergleichen Sie Wunsch- und Ist-Prozesse​
  • Definieren Sie KPI’s für den Prozess​
  • Verankern Sie Software-Entscheidung, Organisatorisches und Finanzierung im Unternehmen – insbes. in der Geschäftsführung.​
  • Schaffen Sie eine konkrete Projektplanung mit Feedback-Schleifen

Online-Seminar HR Digitalisierung

In unserem kostenlosen 60-minütigen Online-Seminar erhalten Sie praktisch umsetzbare Einblicke und Erfahrungen aus der langjährigen Beratertätigkeit unserer Experten.

HR-Digitalisierung – mit Haufe loslegen.

HR-Digitalisierung: ​
Jetzt Startklar werden.

Klar ist also: Reibungslos funktionierende prozessorientiere HR Services (wie Bewerbermanagement oder digitale Personalakte) sind die Basis für Kundenzufriedenheit. Richtig punkten können Sie aber mit menschzentrierten HR Services (wie persönliche Weiterbildung oder Lernen). Aus unserer jahrelangen Erfahrung zeigen wir Ihnen nachfolgend, welche HR-Prozess-Pakete für eine Digitalisierung besonders in Frage kommen.​
Startklar für die HR Digitalisierung
HR Digitalisierung – Prozess Paket 1

Prozess-Paket 1:
Einstellung.

Menschen für Ihre Organisation gewinnen und optimal integrieren: Hierzu gehören insbesondere alle Prozesse rund um Recruiting neuer Mitarbeiter:innen, Administrieren von Personaldaten und -aufgaben sowie Onboarding.

Prozess-Paket 2:
Menschzentrierte Services.

Menschen in Ihrer Organisation den Rahmen und die Freiheit geben, um mutig voranzugehen und neue Ideen einzubringen. Hierzu gehören insbesondere alle Prozesse rund um Personalentwicklung sowie persönliches Lernen und Weiterbildung.
HR Digitalisierung – Prozess Paket 2
HR Digitalisierung – Prozess Paket 3

Prozess-Paket 3:
Prozessorientierte Services.

Menschen zu jeder Zeit und von überall Informationen zu ihren HR-Fragen bieten und Routinetätigkeiten innerhalb von HR vereinfachen. Hierzu gehören insbesondere alle Prozesse rund um Anfragenmanagement, Taskmanagement und Dokumentenmanagement.

Prozess-Paket 4:
Abschied.

Menschen einen wertschätzenden Abschied aus der Organisation ermöglichen und gleichzeitig Wissen bewahren und Prozesse administrieren: Hierzu gehören insbesondere alle Prozesse rund um Rückgabe von Arbeitsmitteln, Wissensmanagement, Zeugnismanagement sowie Austrittsgesprächen.
HR Digitalisierung – Prozess Paket 4

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