Wenn Honorarrechnungen vom Mandanten nicht zeitnah bezahlt werden, kann es dafür unterschiedliche Gründe geben. Die häufigsten Ursachen sind sicherlich akute Liquiditätsprobleme oder eine generelle Nachlässigkeit des Mandanten im Umgang mit Eingangsrechnungen. Es ist aber auch denkbar, dass der Mandant die Honorarrechnung für überhöht hält und deshalb die Zahlung hinauszögert. Außerdem vertrauen viele Mandanten darauf, dass der Steuerberater seine Tätigkeit trotz unbezahlter Honorarrechnungen zunächst fortsetzen wird. Oft mahnen Steuerberater auch nicht so konsequent und zeitnah wie andere Gläubiger des Mandanten.
Aus Angst, den Mandanten durch ein offensives Mahnwesen zu verlieren oder aus menschlicher Rücksichtnahme auf langjährige Mandanten, die durch eine konsequente Durchsetzung der Honorarforderung in finanzielle Bedrängnis geraten könnten, wird häufig nur zurückhaltend gemahnt. Steigende Außenstände wirken sich in diesen Fällen negativ auf die Liquiditätssituation der Kanzlei aus.
Mit einigen einfachen Maßnahmen gelingt es in den meisten Fällen, die Höhe der Außenstände möglichst gering zu halten und endgültige Forderungsausfälle zu vermeiden.
Organisation des Mahnwesens
Durch ein gut organisiertes Mahnwesen kann der Zahlungseingang oft deutlich beschleunigt werden. Mahnungen werden in den meisten Fällen zunächst durch Standardbriefe erfolgen. Bei rückständigen Zahlungen kann auch eine persönliche Kontaktaufnahme zum Mandanten sinnvoll sein. Im Gegensatz zur schriftlichen Erinnerung hat der Mandant hier nicht die Möglichkeit, sich der Beantwortung zu entziehen. Ein gut vorbereiteter Anruf hilft, die Gründe für den Zahlungsrückstand in Erfahrung zu bringen.
Dieses Mandantengespräch sollte der Kanzleiinhaber persönlich führen, um dem Thema mehr Nachdruck zu verleihen. Wenn allerdings der zuständige Mitarbeiter ein besonders gutes Verhältnis zum Mandanten hat, kann auch dieser das Gespräch führen. Ein gemeinsam erarbeiteter "Gesprächsleitfaden für Mahntelefonate" kann den Mitarbeiter in diesem Fall bei der Gesprächsführung unterstützen. Durch das Mandantengespräch gelingt es in vielen Fällen, einen zeitnahen Zahlungseingang zu erreichen oder zumindest eine Ratenzahlung zu vereinbaren.
Die vereinbarten Zahlungstermine sollten schriftlich fixiert und dem Mandanten zugesandt werden. Wenn Sie es für sinnvoll halten, können Sie den Mandanten auch auffordern, die getroffene Vereinbarung noch einmal ausdrücklich zu bestätigen.
Formloses Mahnschreiben durch einen Rechtsanwalt hilft
Wenn schriftliche oder persönliche Mahnungen erfolglos geblieben sind, hilft manchmal ein formloses Mahnschreiben durch einen Rechtsanwalt, in dem die gerichtliche Geltendmachung des Honoraranspruchs angekündigt und auf die dann entstehenden Kosten hingewiesen wird. Ein anwaltliches Mahnschreiben bewegt manchen Mandanten oft noch zur Zahlung, um gerichtliche Auseinandersetzungen und das damit verbundene Kostenrisiko zu vermeiden.
Sofern außergerichtliche Mahnungen erfolglos geblieben sind, muss die Einleitung eines gerichtlichen Mahn- und Klageverfahrens in Erwägung gezogen werden. Die Erfolgsaussichten können immer nur im Einzelfall beurteilt werden. Meist werden die wirtschaftliche Situation und die Qualität der bisherigen Mandantenbeziehung darüber entscheiden, ob gerichtliche Maßnahmen sinnvoll und aussichtsreich sind.
Ergänzende Maßnahmen
Versuchen Sie durch ergänzende Maßnahmen, die Höhe der Außenstände so gering wie möglich zu halten.
Nutzen Sie mit möglichst vielen Mandanten den Honorareinzug im Lastschriftverfahren, und vereinbaren Sie Vorschüsse mit neuen Mandanten, deren Zahlungsverhalten Sie noch nicht kennen. Sorgen Sie für eine zeitnahe Rechnungsstellung und zeitnahe Mahnungen. Eine späte Abrechnung erbrachter Leistungen erweckt beim Mandanten leicht den Eindruck, die Bezahlung der Leistung sei aus Sicht der Kanzlei offenbar nicht so dringend.
Sie können Ihre Honorarforderungen unter den Voraussetzungen des § 64 Abs. 2 StBerG auch an Dienstleistungsunternehmen abtreten. Der Vorteil besteht im zeitnahen Zahlungseingang und der Entlastung des eigenen Mahnwesens. Diesem Vorteil stehen allerdings die anfallenden Gebühren des Factoringunternehmens gegenüber.
Zur Sicherung von Honoraransprüchen kommt die Abtretung von Steuererstattungsansprüchen in Betracht, die allerdings keinen "geschäftsmäßigen" Umfang annehmen darf (§ 46 Abs. 4 AO).
Das Zurückbehaltungsrecht an den Handakten bietet dem Steuerberater eine Möglichkeit, säumige Mandanten zur Zahlung rückständiger Honorare zu bewegen (§ 66 Abs. 2 StBerG).
Bei Mandanten ist eine Verschlechterung der Zahlungsfähigkeit meist frühzeitig aus der laufenden Buchhaltung und aus Gesprächen mit dem Mandanten erkennbar. Bei diesen Mandanten sollten Sie möglichst keine hohen Außenstände entstehen lassen, die in einer späteren Insolvenz ganz oder teilweise ausfallen könnten.
Beginnen Sie Ihre Tätigkeit nicht ohne schriftlichen Steuerberatungsvertrag. Nur so ist es im Streitfall möglich, den Umfan...
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