Rentenbezugsmitteilungsverfahren, Übermittlung von Rentenbezugsmitteilungen mittels csv-Datei-Verfahren

BZSt, 22.12.2015, St II 8 - S 2257 c/14/00010 - 6

Rentenbezugsmitteilungen, bei denen dem Mitteilungspflichtigen die Identifikationsnummer und/oder das in der Identifikationsnummern-Datenbank gespeicherte Geburtsdatum des Leistungsempfängers nicht bekannt sind

Bezug:

BMF-Schreiben an alle Mitteilungspflichtigen vom 12.3.2012, 30.5.2012 und 13.11.2012

Mit meinen o.g. Schreiben habe ich Sie bereits über die Grundsätze zur Übermittlung von Rentenbezugsmitteilungen mittels csv-Datei für solche Fälle informiert, bei denen eine Übermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz (Meldegrund MZ01) nicht möglich ist.

Mit diesem Schreiben möchte ich nochmals auf die Regelungen zur Verwendung der csv-Datei sowie auf die zwischenzeitlich gewonnenen Erkenntnisse hinweisen:

Zulässigkeitsvoraussetzungen

Die Rentenbezugsmitteilung hat nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu erfolgen. Im Datensatz sind zwingend die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) als auch das – melderechtliche, in der IdNr.-Datenbank des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) gespeicherte – Geburtsdatum des Leistungsempfängers aufzunehmen. Bei einer fehlenden oder fehlerhaften Angabe eines dieser beiden Datenfelder scheitert die Datenübermittlung. Der Datensatz wird mit Fehler abgewiesen. Eine Übermittlung der Rentenbezugsmitteilung mittels csv-Datei ist jedoch nur zulässig, wenn der Mitteilungspflichtige zuvor alle rechtlichen und technischen Möglichkeiten zur Ermittlung dieser für die elektronische Datenübermittlung erforderlichen Angaben ausgeschöpft hat.

Der Mitteilungspflichtige hat in nachvollziehbarer Form zu dokumentieren, dass er beim Leistungsempfänger die IdNr. und das melderechtliche Geburtsdatum erfragt hat und hierauf keine bzw. keine richtigen Angaben erhalten hat. Die Dokumentation ist erforderlich, damit die zentrale Stelle im Rahmen ihrer Prüfungen nach § 22a Absatz 4 EStG diesen Sachverhalt nachvollziehen kann. Aufgrund der in § 22a Absatz 1 EStG enthaltenen Pflicht zur Übermittlung der Rentenbezugsmitteilung hat der Mitteilungspflichtige, z.B. bei Vertragsschluss, darauf hinzuwirken, dass ihm spätestens zum Zeitpunkt der Auszahlung alle für die Datenübermittlung erforderlichen Daten (insbesondere das melderechtliche Geburtsdatum) vorliegen (vgl. Rz. 15 des BMF-Schreibens vom 7.12.2011, IV C 3 – S 2257-c/10/10005: 003, BStBl 2011 I S. 1223). Zudem hat er alle ihm zur Verfügung stehenden Unterlagen, z.B. einen ihm vorliegenden Erbschein, auszuwerten.

Des Weiteren steht den Mitteilungspflichtigen ein maschinelles Anfrageverfahren zur Abfrage der steuerlichen IdNr. (MAV) zur Verfügung. Einzelheiten (z.B. Aufbau des Datensatzes) können bei der Zentralen Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) erfragt werden. Sollte bisher nur das MAV mit der Anfrageart 01 genutzt worden sein, hat eine weitere Anfrage mit der Anfrageart 02 zu erfolgen (Hinweis: Die Anfrageart 01 ist nicht mehr zulässig. Der amtlich vorgeschriebene Datensatz wird in Kürze entsprechend angepasst).

In den Fällen, in denen die IdNr. nicht vorliegt, weil die Antwort des BZSt im MAV noch aussteht (returnCode 4 – „Ihre Anfrage ist eingegangen; die Bearbeitung wird einige Zeit in Anspruch nehmen”), ist die Rentenbezugsmitteilung mit amtlich vorgeschriebenem Datensatz (Meldegrund MZ01) zu übermitteln, sobald die IdNr. vom BZSt mitgeteilt worden ist. Eine vorherige Meldung mittels csv-Datei hat nicht zu erfolgen. Ein Verspätungsgeld wird in diesen Fällen grundsätzlich nicht erhoben.

Soweit Ihnen nach einer MAV-Anfrage die IdNr. vorliegt, kann die Datenübermittlung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz (Meldegrund MZ01) dennoch scheitern. Wenn das im Datensatz angegebene Geburtsdatum von dem in der IdNr.-Datenbank gespeicherten melderechtlichen Geburtsdatum des Leistungsempfängers abweicht, wird der Datensatz mit Fehler 3004 abgewiesen. In diesen Fällen ist die Übermittlung der Rentenbezugsmitteilung mittels csv-Datei vorzunehmen. Das BZSt darf Ihnen bei der Beantwortung einer MAV-Anfrage das melderechtliche Geburtsdatum nicht mitteilen.

Frist für die Übermittlung

Rentenbezugsmitteilungen sind in dem in § 22a Absatz 1 EStG genannten Übermittlungszeitraum zu übermitteln, also im Zeitraum 1. Januar bis 1. März des Jahres nach dem Leistungsjahr. Dies gilt auch für die Übermittlung mittels csv-Datei. Auf die Regelungen zum Verspätungsgeld nach § 22 Absatz 5 EStG weise ich hin.

csv-Datei

Die Beschreibung der csv-Datei sowie des csv-Tabellenkopfes finden Sie auf der Homepage des Bundeszentralamtes für Steuern in der Rubrik Steuern National / Rentenbezugsmitteilungsverfahren / Veröffentlichungen. Sie sind dort als Anlage 1 bzw. Anlage 2 zu meinem Schreiben vom 13.11.2012 eingestellt. Den Aufbau und das Datenformat bitte ich zwingend zu beachten. Auf die Ausfüllhilfe der ZfA weise ich hin. Ferner bitte ich zu beachten, dass die vorgegebenen Muss-Felder zu befüllen sind.

Übermittlung der csv-Datei

Für die Übermittlung der csv-Dateien kommen zwei Verfahren in Betracht:

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