Es gibt nicht den einen idealen Prozess, sondern nur den momentan für das Team optimale Prozess, der sich mit Weiterentwicklung des Teams mit entwickeln muss. Aber es gibt viele Erfahrungswerte und Empfehlungen, wie ein Vorgehen aussehen könnte. Dazu sollte man zunächst einige Fragen klären:
- Was gibt es bereits an Teamprozesschritten und -entwicklungsmaßnahmen? Gibt es im Team schon regelmäßige Stand-ups, Team-Events und Trainings (z. B. Brown Bag-Sessions, strukturierten (internen) Wissensaustausch und Schulungen) Lern-Tandems, kollegiale Praxisberatung, Hospitationen, eine gute Feedbackkultur, Retrospektiven?
- Wer ist für was wann zuständig?
- Gibt es die benötigten Ressourcen (Zeit und Geld)? Kann das Team kompetente Unterstützung bei HR / PE bekommen?
- Gibt es in anderen Teams bereits funktionierende Teamentwicklungsprozesse, von denen das Team lernen kann?
- Gibt es eine unterstützende Software?
Diese grundlegenden Fragen sind schon ein großer Teil der Vorbereitungsarbeit. Bei der Gestaltung des optimalen Prozesses hat sich folgendes Vorgehen bewährt:
Abb. 1: Prozess der Teamentwicklung
2.1 Bestandsaufnahme – was läuft schon gut? Was (noch) nicht?
"Die Diagnose ist der Ausgangspunkt jedes Teamentwicklungsprozesses, der auf eine Problemlösung abzielt".[1]
An diesem Initialpunkt ist es wichtig, den Raum erstmal ganz weit zu öffnen und vor allem alle Teammitglieder aktiv einzubinden. Wenn man nicht weiß, wo genau man losläuft, kann man den erfolgversprechendsten Weg nur schwer bestimmen! Es hilft bei der Bestandsaufnahme auch drauf zu achten, in welcher Phase (nach Tuckman) sich das Team gerade befindet. Hat es z. B. gerade mehrere Wechsel in der Teamzusammensetzung gegeben und befindet es sich in der "Forming-Phase", ist es normal, dass manche Routinen etwas durcheinander sind.
Und auch immer wieder wichtig auf die Teamgesundheit zu achten und Herausforderungen absolute Priorität einzuräumen.
Analyse der Bedürfnisse
Die Analyse der Bedürfnisse des Teams ist der wohl wichtigste Aspekt im Teamentwicklungsprozess: Eine Entwicklungsmaßnahme kann noch so exzellent ausgeführt sein – wenn sie jedoch nicht genau auf das richtige, zu lösende Problem abzielt, wird sie verpuffen!
2.1.1 Was läuft schon gut?
Das Team sollte alle Aspekte sammeln zu Verhaltensweisen, Werten, Abstimmungsprozessen, gemeinsamen Termin-Routinen etc., was die Teammitglieder positiv bewerten und beibehalten (bzw. eventuell optimieren) möchten. Hierbei kann es helfen, die 12 Erfolgsfaktoren für Teamarbeit zu nutzen und zu prüfen, welche Team-Routinen auf diese Faktoren einzahlen.
Abb. 2: die 12 Erfolgsfaktoren für Teams im Detail
2.1.2 Was möchten wir verbessern?
So wie bei den positiven Aspekten können sich die Teams bei dem Verbesserungspotenzial anhand der 12 Erfolgsfaktoren vortasten. Hilfreich ist es, bei der Identifizierung von Schwachstellen gleich gemeinsam zu überlegen, was das Team an Routinen etablieren möchte, um hier besser zu werden.
Damit sollte man den Schritt "Wie gestaltet man den idealen Teamentwicklungsprozess" gut vorbereiten und dabei Input und Ideen für Teamentwicklungsmaßnahmen sammeln.
Anschließend können die Ergebnisse aus diesen beiden Schritten (gute / fehlende Routinen je Erfolgsfaktor) bewertet, gewichtet und dokumentiert werden, um eine ideale (Daten-)Grundlage zu schaffen! Beispielsweise mit Excel kann jedes Teammitglied vorhandene Routinen bewerten. Diese Ergebnisse kann das Team später als "Backlog" verwenden, denn hier sind wertvolle Ansatzpunkte für Teamentwicklungsmaßnahmen gespeichert.
2.1.3 Exkurs: Regelmäßige Reflektion und Feedback-Kultur
Ohne Reflektion kann es keine kontinuierliche Teamentwicklung geben – sie ist das A und O. Weil die Retrospektive eines der wirkungsvollsten Werkzeuge bei der Teamentwicklung ist, und permanentes Feedback Grundvoraussetzung für Entwicklung und Lernen ist, lohnt es sich, diesen beiden Aspekten bei der Bestandsaufnahme besonderes Augenmerk zu schenken.
Regelmäßig durchgeführt, ist die Retrospektive unerlässlich für eine kontinuierliche und nachhaltige Teamentwicklung. Hier haben alle Teammitglieder die Möglichkeit – und auch die Pflicht! – , zu reflektieren, was gut lief, was schlecht lief, wo es Verbesserungsbedarf gibt. Danach können konkrete nächste Schritte vereinbart werden. Um eine Retrospektive gewinnbringend einzusetzen, bedarf es eines hohen Grades an psychologischer Sicherheit im Team. D.h., das Team muss sich gänzlich vertrauen, damit auch Punkte angesprochen werden, die stören.
Es kann also durchaus sein, dass das Hindernis darin besteht, dass sich ein oder mehrere Teammitglieder nicht öffnen wollen – oder ein Konflikt zwischen zweien oder mehreren schwelt. Dann hat dies Priorität, damit überhaupt eine Retro stattfinden kann. In diesen Fällen sind häufig zunächst teambildende Maßnahmen angebracht, um die Sicherheit im Team zu fördern.
In der Retro und allen anderen Teamentwicklungsmaßnahmen hilft auch die "Vegas-Regel": Sie besagt: "was in Las Vegas passiert, das bleibt in Vegas". So entsteht Vertrauen für offene Kommunikation und ermöglicht offenes Feedback und gelungene Retros.
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