4.1 Unmittelbar zurechenbare Kosten
Es werden alle Aufwendungen des Arbeitgebers, die durch die begünstigte betriebliche Veranstaltung anfallen, auf den Höchstbetrag angerechnet – einschließlich Umsatzsteuer. Es ist unerheblich, ob die Kosten dem Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können. Auch ein rechnerischer Anteil an den Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet, ist in die Berechnung der 110-EUR-Höchstgrenze einzubeziehen.[1] Auch Stornokosten, Trinkgelder oder andere vergebliche Kosten zählen zur Bemessungsgrundlage, auch wenn sie nur zu einer abstrakten Bereicherung des Arbeitnehmers führen. Gleiches gilt für Wareneinsatz und anteilige Lohnkosten für das Küchenpersonal zur Zubereitung der Mahlzeiten in der Betriebskantine. Diese (kalkulatorischen) Kosten erhöhen die Bemessungsgrundlage für die Berechnung des Freibetrags. Entscheidend für die Einbeziehung in die Bemessungsgrundlage ist, dass die Aufwendungen des Arbeitgebers unmittelbar der Betriebsveranstaltung zugerechnet werden können. Leistungen, die nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit der betrieblichen Feier stehen, bleiben unberücksichtigt.
Rechnerische Selbstkosten bleiben unberücksichtigt
Außer Ansatz bleiben rein rechnerische (Gemein-)Kosten der Betriebsveranstaltung, etwa anteilige Lohnkosten für die Vorbereitung der Feier oder anteilige Abschreibungsbeträge bzw. Energiekosten für die eigenen Betriebsräume, in denen die Veranstaltungen abgehalten werden.
"No-Show-Kosten" werden angerechnet
Zur Bemessungsgrundlage zählen auch die Kosten, die durch kurzfristige Nichtteilnahme von Arbeitnehmern entstehen, z. B. aufgrund nicht eingenommener Mahlzeiten. Sog. "No-Show-Kosten" für zunächst angemeldete, später aber – aus welchen Gründen auch immer – an der Betriebsfeier nicht teilnehmende Arbeitnehmer zählen laut Finanzverwaltung zu den unmittelbar durch die Betriebsveranstaltung veranlassten Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung, auch wenn die teilnehmenden Arbeitnehmer insoweit nicht bereichert sind. Der hiervon abweichenden Auffassung des FG Köln, das die Berechnung des geldwerten Vorteils ausschließlich nach den Kosten für die tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer vornahm und sog. "No-Show-Kosten" bei der Berechnung des Freibetrag außer Ansatz ließ, hat der BFH eine klare Absage erteilt.[2] Unabhängig davon, ob die Aufwendungen bei den teilnehmenden Arbeitnehmern zu einer Vorteilsgewährung führen, erhöhen sich dadurch die Kosten für die Berechnung des Freibetrags. Gegen die Entscheidung ist Verfassungsbeschwerde beim BVerfG eingelegt.[3]
Um Nachteile zu vermeiden, empfiehlt es sich im Einzelfall eine Anrufungsauskunft beim zuständigen Betriebsstättenfinanzamt einzuholen. In jedem Fall ist anzuraten, um bei einer späteren Lohnsteuer-Außenprüfung die Anzahl der tatsächlichen Teilnehmer an der Betriebsveranstaltung nachweisen zu können, seitens der Lohnbuchhaltung Teilnehmerlisten zu erstellen und diese als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen.
s. auch Abrechnung der Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen, Abschn. 4.2.2.1
4.2 Aufwendungen für den äußeren Rahmen
Kosten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten aufwendet, wie z. B. Saalmiete, Ausgaben für Musik, Kegelbahn, Sanitäter und für künstlerische oder artistische Darbietungen, sind in die Berechnung einzubeziehen. Hierunter fallen auch die Aufwendungen zur Vorbereitung der Veranstaltung. Eine konkrete Bereicherung des Arbeitnehmers ist nicht erforderlich. Der BFH vertritt ebenfalls die Auffassung, dass alle der Betriebsveranstaltung direkt zuzuordnenden Aufwendungen des Arbeitgebers in die Bemessungsgrundlage einzubeziehen sind. Dies gilt insbesondere für die Kosten, die für das mit der Durchführung der Betriebsveranstaltung betraute externe Personal ausgegeben werden, auch wenn sie für den Arbeitnehmer keinen marktgängigen Wert haben.[1]
4.3 Sachgeschenke des Arbeitgebers
Anzusetzen sind auch Geschenke, unabhängig von ihrem Wert, die der Arbeitnehmer anlässlich der Betriebsveranstaltung erhält. In die Berechnung einzubeziehen sind also auch Geschenke, die über der für Aufmerksamkeiten geltenden Freigrenze liegen, deren Wert also mehr als 60 EUR beträgt. Unerheblich ist, ob es sich um Genussmittel oder Geschenke von bleibendem Wert handelt.
Voraussetzung für die Einbeziehung von Geschenken in die steuerfreie Obergrenze ist, dass die Sachzuwendung anlässlich der Betriebsveranstaltung erfolgt.[1] Dies ist immer dann der Fall, wenn das Geschenk den Charakter eines typischen Bestandteils der Veranstaltung aufweist. Es muss zum üblichen Rahmen oder Programm einer Betriebsfeier zählen. Zur Abgrenzung des Wortlauts "anlässlich der Betriebsveranstaltung" muss geprüft werden, ob die Zuwendung auch ohne Durchf...
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