Die flexible Arbeitszeit erspart dem Arbeitgeber nur dann Personalkosten, wenn das mit den Verträgen abzudeckende Arbeitsvolumen dem tatsächlichen Bedarf genau entspricht.
Wird das Gesamtvolumen zu hoch angesetzt, so muss unter dem Gesichtspunkt des Annahmeverzuges des Arbeitgebers Arbeitszeit bezahlt werden, für die Arbeit nicht vorhanden war.
Soll das Volumen für die Folgezeiträume reduziert werden, ist dies nur über eine betriebsbedingte Änderungskündigung möglich, bei der eine Sozialauswahl durchzuführen ist. Ein derart aufwendiges und schwieriges Verfahren sollte der Arbeitgeber nach Möglichkeit vermeiden.
Bei der Ermittlung des erforderlichen Gesamtstundenvolumens sollte der Arbeitgeber deshalb von zurückhaltenden Annahmen ausgehen.
Werden die auf Aushilfszwecke entfallenden Stunden z.B. für die vergangenen drei Jahre überprüft, so wird man den Gesamtbedarf an flexiblem Arbeitsvolumen an der unteren Grenze des durchschnittlichen jährlichen Aushilfsbedarfs orientieren.
Eine gewisse Flexibilität hinsichtlich des Arbeitsumfangs gewinnt der Arbeitgeber über die Verpflichtung der Poolmitarbeiter, in Höhe von 10 % des vereinbarten Volumens Überstunden/Mehrarbeit zu leisten.
Zudem wird in allen Verträgen vereinbart, dass nicht abgerufene Stunden in Höhe von 10 % des zu leistenden Stundenvolumens auf den Folgezeitraum, z.B. das Folgejahr, übertragen werden dürfen. (vgl. auch Teilzeitarbeit mit flexibler Arbeitszeit, Vertragsabwicklung)
Wird gegen Ende des Jahres festgestellt, dass das mit den Teilzeitkräften vereinbarte Volumen nicht ausreicht, kann das Stundenvolumen einverständlich aufgestockt werden. Da die flexiblen Arbeitskräfte meist auch in den letzten Monaten des Jahres arbeiten wollen, sich zudem für sie durch eine Volumenerweiterung eine höhere Vergütung ergibt, wird der Arbeitgeber die Zustimmung der Mitarbeiter in der Regel erhalten.
Die Erfahrung zeigt, dass bei genauer Ermittlung des tatsächlich notwendigen Arbeitsvolumens und zurückhaltender Stundenvereinbarung nahezu keine Arbeitsstunde bezahlt werden muss, die nicht gearbeitet wurde.
Die Flexibilität von insgesamt 20 % des vereinbarten Volumens – 10 % Mehrarbeitsleistung und Übertragungsmöglichkeit nicht abgerufener Arbeitsstunden in Höhe von 10 % – reicht regelmäßig aus, um nicht vorhersehbare Volumenschwankungen abzudecken.
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