Fachbeiträge & Kommentare zu Kanzleiorganisation

a) Allgemeines Rz. 82 Im Hinblick auf die Ermittlung, Berechnung und Notierung von Fristen muss zunächst eine Arbeitsanweisung erfolgen, welche Fristen von dem Fristensachbearbeiter ermittelt, berechnet und notiert werden und welche Fristen von dem RA zu ermitteln und zu berechnen sind. Rz. 83 Zu unterscheiden ist dabei zwischen den in Ihrer Kanzlei gängigen Fristen und den Fr...mehr

aa) Ermittlung der Fristen Rz. 85 Die üblichen Fristen sind von der Posteingangsbearbeiterin, die gleichzeitig Fristensachbearbeiterin ist, unter Verwendung der "Üblichen Fristenliste" zu ermitteln. Bei nicht üblichen Fristen ist die Akte dem RA vorzulegen, mit einem deutlich gekennzeichneten Zusatz "Achtung, Prüfung/Ermittlung unüblicher Frist". Die Ermittlung und Berechnung ...mehr

I. Allgemeines Rz. 50 Die Bearbeitung des Postein- und auch Postausgangs ist eine Aufgabe, die keinesfalls unterschätzt werden darf und aufgrund Ihrer großen Bedeutung ausschließlich in den Aufgabenbereich einer ausgebildeten und mit der Kanzlei vertrauten Fachkraft fallen sollte. Insbes. die Fristenberechnung und Terminverwaltung bei der Eingangspost darf nur von einer ausge...mehr

Rz. 77 Posteingang mit Fristen und Terminen sollten Sie gesondert trennen und sofort bearbeiten.mehr

Rz. 49 S. hierzu die Ausführungen unter Rdn 82 ff.mehr

1. Allgemeines Rz. 93 Unter Postausgang ist nicht nur das Kuvertieren und Frankieren von Briefen zu verstehen, die sodann in den Briefkasten eingeworfen werden. Die Postausgangskontrolle findet viel früher statt. Sie muss, ebenso wie der Posteingang, strengen Maßstäben unterliegen. Die Rechtsprechung des BGH im Hinblick auf Anforderung an die Postausgangskontrolle ist eindeut...mehr

Rz. 131 Jede Kanzlei für sich ist verschieden – bedingt durch die Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen und ihre Mitarbeiter, die der Kanzlei eine persönliche und individuelle Note geben, durch die Größe der Kanzlei und nicht zuletzt durch die vielen verschiedenen Rechtsgebiete. Einige Kanzleien spezialisieren sich auf bestimmte Rechtsgebiete und andere Kanzleien sind "Wald- und W...mehr

Rz. 233 Die einzelnen Gehälter können eingegeben werden. Um die Zahlen jedoch als Währung anzuzeigen, müssen die Zellen wiederum entsprechend formatiert werden.mehr

Rz. 125 Die durch das beA vorgenommene elektronische Signatur soll der eigenhändigen Unterschrift des Rechtsanwalts entsprechen und zum Nachweis der Authentizität und Integrität dienen. Die Signatur wird als eigene zusätzliche Datei mit der Datenbezeichnung ".p7s" zu den Originaldateien abgelegt, sodass Sie nach dem Signieren zwei Anhänge in Ihrer beA-Nachricht vorfinden.mehr

Rz. 152 Eintragungen in dem zentralen E-Kalender werden, wie bereits unter Rdn 149 dargestellt, von denselben dort genannten Fristensachbearbeitern (und Vertretern) ausgeführt.mehr

Rz. 127 Im Posteingang können Sie mit einem Blick erkennen, für welche Nachrichten ein eEB angefordert worden ist. Diese Nachrichten sind mit dem gelben Dreieck gekennzeichnet und erfordern die Abgabe eines eEB durch den Rechtsanwalt. Wird dieses eEB sodann durch den Rechtsanwalt abgegeben, ändert sich das Symbol in ein grünes Symbol oder aber, wenn die Abgabe des eEB abgele...mehr

Rz. 92 Das Notieren von Terminen erfolgt in derselben Reihenfolge wie das für die Fristen beschriebene, siehe Rdn 86. Bei der Notierung von Terminen jeglicher Art ist eine sofortige Prüfung hinsichtlich von Terminskollisionen durchzuführen (Terminsüberschneidung, Abwesenheit/Verhinderung RA/Urlaub). In diesem Fall ist die Akte mit einem zusätzlichen Vermerk, unter Beifügung ...mehr

Rz. 142 Es ist dringend zu empfehlen, für den P-Kalender einen festen "Stammplatz" in der Kanzlei zu bestimmen. Nach Möglichkeit sollte dies der Postein- und -ausgangsarbeitsplatz sein. So weiß jeder Mitarbeiter der Kanzlei, wo sich der P-Kalender befindet. Der Fristensachbearbeiter erspart sich dadurch (gerade in Großkanzleien) das zeitaufwändige Suchen des Kalenders.mehr

Rz. 65 Original-Urkunden und Dokumente, Kontoauszüge, Schecks sollten nicht mit einem Eingangsstempel versehen werden. Verwenden Sie hierfür ein Beiblatt, das Sie an das betreffende Dokument anheften und versehen Sie dieses Beiblatt mit einem Eingangsstempel. Sie können wahlweise anstelle des Beiblattes auch den Briefumschlag, mit dem das Dokument übersandt wurde, verwenden.mehr

Rz. 145 Alle Eintragungen, unabhängig davon, ob es sich um eine Frist, einen Gerichtstermin, allgemeinen Termin, Besprechungstermin usw. handelt, erfolgen immer und ausschließlich zuerst in dem P-Kalender.mehr

Rz. 23 Die private Telefonnutzung kann grundsätzlich zu einem Konflikt zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber führen, wobei die gleichen Grundsätze wie für die private Email-/Internetnutzung gelten (vgl. Rdn 189).mehr

Rz. 267 Die Europäischen Datenschutzrichtlinie (DSGVO) ist seit dem 24.5.2016 in Kraft und soll in allen Staaten der EU für gleiche Standards in der elektronischen Datenverarbeitung sorgen. Die zweijährige Übergangsfrist ist am 24.5.2018 ausgelaufen und sorgte Anfang 2018 in vielen Kanzleien "überraschend" für Aufregung. I. Allgemeines Rz. 268 Die DSGVO wirkt ab dem 25.5.2018 ...mehr

Rz. 150 Ein weiterer wesentlicher Punkt ist die Aufbewahrung des P-Kalenders nicht nur während der Bürozeit, sondern auch danach. Es muss gewährleistet und sichergestellt sein, dass der P-Kalender so aufbewahrt wird, dass unbefugte Dritte ihn nicht einsehen oder entwenden können. Des Weiteren sollte der P-Kalender in der Weise aufbewahrt werden, dass er "wind-, wasser- und fe...mehr

Rz. 3 Eigentlich könnte man meinen, telefonieren kann jeder. Die Telefon-Praxis ist jedoch allzu häufig sehr ernüchternd. Gerade das Telefon spielt in der Anwaltskanzlei eine bedeutende Rolle, da der Mandant meist mit einem Telefonat den ersten Kontakt mit der Kanzlei aufnimmt. Und der erste Eindruck entscheidet häufig, ob ein Mandat erteilt wird. I. Annahme des Telefonats Rz...mehr

Rz. 93 Unter Postausgang ist nicht nur das Kuvertieren und Frankieren von Briefen zu verstehen, die sodann in den Briefkasten eingeworfen werden. Die Postausgangskontrolle findet viel früher statt. Sie muss, ebenso wie der Posteingang, strengen Maßstäben unterliegen. Die Rechtsprechung des BGH im Hinblick auf Anforderung an die Postausgangskontrolle ist eindeutig.[4]mehr

Rz. 275 Die Datensicherheit hat ein besonderes Gewicht in der DSGVO. Daher sollte man sich hier spezieller IT-Firmen bedienen. Folgende Maßnahmen sind vorgeschrieben:mehr

Rz. 96 Um einen reibungslosen Ablauf des Postausgangs zu gewährleisten, ist zu empfehlen, dass ausgebildete Fachkräfte für die Bearbeitung und Kontrolle des Postausgangs zuständig sind. Sie sollten namentlich benannt werden und im Fall einer Verhinderung des zuständigen Postausgangs-Bearbeiters sollte eine Vertretung feststehen.mehr

Rz. 196 Die Serienbrieffunktion ist eine sehr hilfreiche Funktion in Word, um gleichartige Schreiben an eine Vielzahl von Empfängern zu versenden. Die Serienbrieffunktion könnte Ihnen z.B. bei folgenden Schreiben helfen:mehr

Rz. 235 Nach Eingabe der einzelnen Gehälter können die Gesamtbeträge mithilfe der Summenfunktion gebildet werden.mehr

Rz. 126 Bei der Bezeichnung Ihrer Schriftsätze sollten Sie folgendes beachten:mehr

Rz. 232 Zwecks Übersichtlichkeit bietet es sich ferner an, den Zellhintergrund einzufärben. Wählen Sie eine Ihnen zusagende Farbe aus.mehr

Rz. 53 Bei der Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sollten zwingend Arbeitsanweisungen getroffen werden. Angefangen vom Öffnen der Post, Heraussuchen aktenbezogener Post sowie der Bearbeitung von Post mit Fristen und Terminen. Rz. 54 Eine Arbeitsanweisung sollte folgende Punkte enthalten. Sie kann beliebig erweitert und ergänzt werden. 1. Zuständige Bearbeiter des Posteinga...mehr

Rz. 141 Im Hinblick auf die Führung und den Umgang des P-Kalenders sollten folgende Arbeitsanweisungen getroffen werden: a) Stammplatz Rz. 142 Es ist dringend zu empfehlen, für den P-Kalender einen festen "Stammplatz" in der Kanzlei zu bestimmen. Nach Möglichkeit sollte dies der Postein- und -ausgangsarbeitsplatz sein. So weiß jeder Mitarbeiter der Kanzlei, wo sich der P-Kalen...mehr

Rz. 56 Ob und inwieweit private Post oder Kontoauszüge geöffnet werden dürfen, sollte vorher von dem RA mitgeteilt werden. Der Posteingangsbearbeiter ist darüber zu informieren.mehr

Rz. 64 Der Posteingang ist immer auf Vollständigkeit zu überprüfen. Sind in dem Schriftstück Anlagen aufgeführt, ist sofort zu überprüfen, ob die betreffenden Anlagen beigefügt sind. Ist ein Empfangsbekenntnis beigefügt, sind die in dem Empfangsbekenntnis genannten Anlagen mit den übersandten Schriftstücken auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Wenn Sie hier Nich...mehr

Rz. 250 Immer wieder gibt es Unsicherheiten bei der Bearbeitung von Fremdgeldern. I. Grundlagen Rz. 251 Die rechtlichen Grundlagen für die Behandlung von Fremdgeldern befinden sich in § 4 BORA, § 43 BRAO und §§ 2 Abs. 2 S. 2, 3 Abs. 1 S. 2 Nr. 1, 8 Abs. 1, 9 Abs. 1 GwG (Geldwäschegesetz).mehr

Rz. 146 Erledigte Fristen werden in der Weise gekennzeichnet, dass Sie mit einem Häkchen ([x]) oder dem Vermerk "erl.", dem Handzeichen sowie Datum der Erledigung durch den Fristensachbearbeiter versehen werden.mehr

Rz. 153 Sofern Einzel-Kalender geführt werden, hat der Fristensachbearbeiter neben der Eintragung der Termine und Fristen im zentralen P-Kalender die Pflicht, die für den zuständigen E-Kalender betreffenden Termine und Fristen zu notieren. I.d.R. erfolgt dies über die Auswahl des im E-Kalender aufgeführten Sachbearbeiters durch Bestätigen des Namensfeldes. Üblicherweise erfo...mehr

Rz. 85 Die üblichen Fristen sind von der Posteingangsbearbeiterin, die gleichzeitig Fristensachbearbeiterin ist, unter Verwendung der "Üblichen Fristenliste" zu ermitteln. Bei nicht üblichen Fristen ist die Akte dem RA vorzulegen, mit einem deutlich gekennzeichneten Zusatz "Achtung, Prüfung/Ermittlung unüblicher Frist". Die Ermittlung und Berechnung der Frist erfolgt sofort d...mehr

Rz. 276 Mit allen externen Dienstleistern (IT-Firma, Lohnbüro) müssen entsprechende Verträge zur Einhaltung der Datensicherheit abgeschlossen werden. Mandanten und Besucher der Website müssen über den Datenschutz informiert werden. Entsprechende Hinweise zu den Datenschutzbestimmungen müssen auf der Kanzlei-Website überarbeitet werden und die Mandanten sollten bei Mandatsbegi...mehr

Rz. 4 I.d.R. sollte das Telefonat nach dem zweiten und vor dem fünften Klingeln angenommen werden. Mit dem ersten Klingeln wäre man zu schnell am Hörer und würde signalisieren, man hätte nichts anderes zu tun und würde nur vor dem Telefon sitzen und warten. Außerdem sollte man sich für den Anrufer auch Zeit nehmen und einmal durchatmen, bevor man ans Telefon geht. Lässt man da...mehr

Rz. 14 Sollte der RA einmal nicht telefonisch erreichbar sein, so sollte in den meisten Fällen über den Anruf eine ausführliche Telefonnotiz angefertigt werden. Dies gilt insbes. für Anrufe von Mandanten und Gerichten. Dabei ist nicht nur der Name des Anrufers, sondern auch die Telefonnummer, die Akte und ggf. auch die Erreichbarkeit des Anrufers und das Anliegen zu notieren...mehr

Rz. 274 Die DSGVO sieht sodann vor, dass mögliche "Lücken" anhand des Verzeichnisses erkannt und geschlossen werden. Wird z.B. immer sichergestellt, dass ein aktueller Virenscanner auf allen Rechner installiert ist? Am Ende der Gap Analysis steht immer ein Maßnahmenplan, der die Lückenschließung zum Ziel haben soll.mehr

Rz. 94 Auch beim Postausgang ist eine Arbeitsanweisung zu empfehlen, die ausnahmslos sowohl für die Mitarbeiter als auch für die RA verbindlich ist. Rz. 95 Die Arbeitsanweisung kann bspw. in folgende Punkte unterteilt werden: a) Benennung der zuständigen Mitarbeiter Rz. 96 Um einen reibungslosen Ablauf des Postausgangs zu gewährleisten, ist zu empfehlen, dass ausgebildete Fachk...mehr

Rz. 97 Es ist zu empfehlen, einen festen Arbeitsplatz einzurichten, an dem ausschließlich der Postausgang bearbeitet wird. An diesem Arbeitsplatz sollten sich Postausgangskörbe/-fächer/-regale oder dergleichen befinden und/oder die Unterschriftenmappen rechtzeitig zur Postausgangsbearbeitung bereitgelegt werden. In unmittelbarer Nähe dieses Postausgangs-Arbeitsplatzes sollten...mehr

Rz. 100 Checkliste Arbeitsabläufe Postausgangmehr

Rz. 39 Es lässt sich leider nicht immer vermeiden, dass sich einige Mandanten beschweren. Vielleicht kennen Sie das auch: häufig rechnet man, wenn man sich beschwert, mit einer "Abwehrhaltung" des anderen – frei nach dem Motto: Angriff ist die beste Verteidigung. Wie angenehm überrascht ist man, wenn genau das Gegenteil eintrifft. Rz. 40 Folgende Dinge sollten Sie berücksicht...mehr

Rz. 226 Bereits hier ergibt sich das erste Problem. Durch die unterschiedliche Länge der Namen reichen einige in die Spalte B hinein. Sobald Sie etwas in die benachbarten Zellen der Spalte B eintragen, wird jedoch der Name abgeschnitten. Die meisten lösen dieses Problem, indem sie die Spaltenbreite korrigieren. Dies geht ähnlich wie in einer Word-Tabelle wie folgt:mehr

Rz. 220 Als Verzugsschaden kommen hier in erster Linie Verzugszinsen gem. § 288 BGB in Betracht. Die Zinsen würden bei der ersten und bei der dritten Rechnung der Serienbriefe 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei der zweiten Rechnung 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz betragen, da es sich bei dem zweiten Datensatz um keinen Verbraucher (M GmbH) handelt. Rz. 221 Die...mehr

Rz. 161 Bei den Fristen im Zivilverfahren wird zwischen unterschieden. Rz. 162 Im Zivilprozess sind die allgemeinen Vorschriften über die Fristen in den §§ 221 bis 229 ZPO geregelt. Rz. 163 Nachstehend soll ein Überblick über die in einer Kanzlei wichtigsten Fristen im Zivilprozess ...mehr

Rz. 231 Unser Grundgerüst steht. Bei umfangreichen Tabellen muss zum Ansehen der Tabelleneinträge häufig nach unten oder nach rechts geblättert werden. In unserem Beispiel würde unsere Namens- und Dezernatsliste in Spalte A beim Rechtsblättern irgendwann aus dem sichtbaren Bereich "herauswandern". Sie können jedoch Excel mit folgenden Schritten anweisen, die Spalte A zu fixi...mehr

Rz. 50 Die Bearbeitung des Postein- und auch Postausgangs ist eine Aufgabe, die keinesfalls unterschätzt werden darf und aufgrund Ihrer großen Bedeutung ausschließlich in den Aufgabenbereich einer ausgebildeten und mit der Kanzlei vertrauten Fachkraft fallen sollte. Insbes. die Fristenberechnung und Terminverwaltung bei der Eingangspost darf nur von einer ausgebildeten Fachk...mehr

Rz. 104 Beim Versenden mittels Einschreiben gegen Unterschrift beim Empfänger erhalten Sie den Nachweis über die Einlieferung des Briefes bei dem Empfänger. Die Auslieferung an den Empfänger erfolgt nur gegen Unterschrift an den Empfänger, seinen Bevollmächtigten oder einen anderen Empfangsberechtigten. Rz. 105 Folgende Arten Einschreiben gibt es:mehr

Rz. 136 Der Termin- und Fristenkalender ist das elementarste Organisationsmittel einer Kanzlei. Rz. 137 Ein Termin- und Fristenkalender besteht i.d.R. aus einem Rz. 138 Der Termin- und Fristenkalender gibt Ihnen auf den ersten Blick sofort Auskunft über an...mehr

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