Verfahrensanweisungen / 2 Sind Verfahrensanweisungen weiterhin sinnvoll?

Vorgabedokumente, wie insbesondere Verfahrensanweisungen, sind ein zentrales Werkzeug von Managementsystemen. Sie sollen ein stabiles und wirksames Vorgehen bei Verfahren und Prozessen bewirken, vorab zu einer Auseinandersetzung mit dem Soll motivieren, die Planung verbessern, durch schriftliche Festlegungen die Ausführenden verpflichten, sich an die Vorgaben zu halten, die Lenkung unterstützen und durch Soll-Ist-Vergleiche weitere Verbesserung ermöglichen. Alle Normen für Managementsysteme fordern deshalb entsprechende Vorgabedokumente,auch für Verfahren, Prozesse etc.

Da die Vielfalt und Anzahl der zu dokumentierenden Anweisungen (Verfahrens-, Prozess-, Arbeits-, Prüfanweisungen) stark gestiegen war und die Anwendung zunehmend behinderte, hat die ISO (Internationale Organisation für Normung) gegengesteuert. Sie stellte klar: "Documented management system is not a system of documents". Die neuen Managementsystem-Normen handhaben die Dokumentation deutlich flexibler und überlassen deren Gestaltung in starkem Maße den Anwendern. In diesem Zusammenhang verwenden sie den Begriff Verfahrensanweisung nicht mehr. Alle der Dokumentation dienenden "Dokumente" werden nun dokumentierte Informationen genannt.

Was bedeutet dies für Verfahrensanweisungen?

• Eine Festlegung und Dokumentation der praktizierten Verfahren und Prozesse ist weiterhin erforderlich – schon wegen der Nachweisbarkeit;
• wie der Anwender die erforderlichen "Vorgabedokumente" bezeichnet und gestaltet obliegt ihm;
• diese prozessbezogenen Vorgabedokumente zählen genauso wie Strukturen betreffende Vorgabedokumente zu den dokumentierten Informationen;

• weiterhin die Bezeichnung Verfahrensanweisungen zu verwenden

  • ist möglich und sinnvoll,
  • eine Ausdifferenzierung (Vielfalt an Anweisungen) erscheint wenig sinnvoll,
  • eine Begrenzung auf die erforderlichen (o. g.) Verfahrensanweisungen ist sinnvoll,
  • statt der Bezeichnung Verfahrensanweisungen kann auch die Bezeichnung Prozessanweisung verwendet werden.

Im Folgenden wird deshalb die Bezeichnung Verfahrensanweisungen verwendet.