Begriff

Der umgangssprachliche Begriff "Spesen" ist gleichbedeutend mit dem steuerrechtlich korrekten Begriff "Verpflegungsmehraufwendungen". Spesenerstattungen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei beruflichen Auswärtstätigkeiten gewährt, dienen dem Ausgleich der dadurch entstehenden Mehraufwendungen. Es dürfen nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten erstattet werden. Steuerfrei erstatten kann der Arbeitgeber die Reisekosten nur bis zu der Höhe, in der die Aufwendungen als Werbungskosten abzugsfähig wären. Für das Inland betragen die Verpflegungspauschalen seit 2020:

  • bei eintägiger Auswärtstätigkeit und einer Abwesenheit von 8 Stunden oder weniger: 0 EUR,
  • bei eintägiger Auswärtstätigkeit und einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 EUR,
  • bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit für den An- und Abreisetag: je 14 EUR,
  • bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit und kalendertäglicher Abwesenheit von 24 Stunden: 28 EUR[1].

Der Erstattung der Spesen in Höhe der pauschalen Spesensätze erfolgt lohnsteuer- und beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Die Spesensätze bemessen sich nach dem Zeitraum zwischen dem Verlassen und der Rückkehr in die Wohnung bzw. ersten Tätigkeitsstätte. Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann die Verpflegungspauschale von jeweils 14 EUR ohne Prüfung der Mindestabwesenheitszeit steuerfrei erstattet werden. Es ist unerheblich, ob der Arbeitnehmer die Auswärtstätigkeit von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt.

Nach der sog. Mitternachtsregelung werden bei einer Reise über Nacht, die zwar 2 Tage dauert, aber ohne Übernachtung durchgeführt wird, die Zeiten zusammengezählt. Dauert eine solche Reise mehr als 8 Stunden kann eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 14 EUR angesetzt werden.

Grundlage ist die Aufzeichnung der Abwesenheiten im Reisekostenbericht des Arbeitnehmers. Im Lohnkonto müssen die steuerfrei erstatteten Beträge getrennt von der laufenden Lohnzahlung des Mitarbeiters aufgezeichnet werden.

Übt der Arbeitnehmer seine berufliche Tätigkeit im Ausland aus, gelten für die jeweiligen Länder ebenfalls vom Bundesministerium für Finanzen fest definierte Spesensätze.

Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwendungen bis zur doppelten Höhe der steuerfreien Verpflegungspauschalen, kann er den übersteigenden Teil mit 25 % pauschal versteuern. Dieser pauschalversteuerte Lohnbestandteil ist beitragsfrei (z. B. bei 10-stündiger Abwesenheit 14 EUR steuerfrei + 14 EUR pauschalversteuert).

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Lohnsteuer: Die Steuerfreiheit der Verpflegungsmehraufwendungen ergibt sich aus § 3 Nr. 16 EStG i. V. m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG. Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind in § 9 Abs. 4a EStG geregelt. Die Aufzeichnungspflichten bei Reisekostenerstattungen ergeben sich aus § 41 EStG und § 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV.

Sozialversicherung: Die Beitragsfreiheit der Verpflegungsmehraufwendungen (Spesen) ergibt sich aus der Lohnsteuerfreiheit und ist in § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV geregelt.

 
Kurzübersicht
 
Entgelt LSt SV
Spesen i. H. d. Verpflegungspauschalen frei frei
Spesen (Übersteigen der Verpflegungspauschalen um nicht mehr als 100 %) pauschal frei
Spesen (pauschal ohne Aufzeichnungen) pflichtig pflichtig
[1] Das Gesetzgebungsverfahren, das eine Änderung der Werte vorsieht, ist noch nicht abgeschlossen. Ggf. wird eine Änderung im Laufe des Jahres 2024 folgen.

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