Spesen

Begriff

Der umgangssprachliche Begriff "Spesen" ist gleichbedeutend mit dem steuerrechtlich korrekten Begriff "Verpflegungsmehraufwendungen". Spesenerstattungen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei beruflichen Auswärtstätigkeiten gewährt, dienen dem Ausgleich der dadurch entstehenden Mehraufwendungen. Es dürfen nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten erstattet werden. Steuerfrei erstatten kann der Arbeitgeber die Reisekosten nur bis zu der Höhe, in der die Aufwendungen als Werbungskosten abzugsfähig wären. Für das Inland betragen die Verpflegungspauschalen seit 2020:

• bei eintägiger Auswärtstätigkeit und einer Abwesenheit von 8 Stunden oder weniger: 0 EUR,
• bei eintägiger Auswärtstätigkeit und einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 EUR,
• bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit für den An- und Abreisetag: je 14 EUR,
• bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit und kalendertäglicher Abwesenheit von 24 Stunden: 28 EUR.

Der Erstattung der Spesen in Höhe der pauschalen Spesensätze erfolgt lohnsteuer- und beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Die Spesensätze bemessen sich nach dem Zeitraum zwischen dem Verlassen und der Rückkehr in die Wohnung bzw. ersten Tätigkeitsstätte. Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung kann die Verpflegungspauschale von jeweils 14 EUR ohne Prüfung der Mindestabwesenheitszeit steuerfrei erstattet werden. Es ist unerheblich, ob der Arbeitnehmer die Auswärtstätigkeit von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte aus antritt.

Nach der sog. Mitternachtsregelung werden bei einer Reise über Nacht, die zwar 2 Tage dauert, aber ohne Übernachtung durchgeführt wird, die Zeiten zusammengezählt. Dauert eine solche Reise mehr als 8 Stunden kann eine steuerfreie Verpflegungspauschale vo...