Prozesse / 6 Prozessbeschreibung

Auf der Grundlage einer Prozessanalyse (Kernfrage: "Wer macht was, wann und womit?") werden die betrieblichen Prozesse identifiziert und detailliert als "Sollvorgabe" (Kernaussage: "Wer soll was, wann und womit machen?") beschrieben.

Wichtig

Prozesse beschreiben

• Nur verständlich beschriebene, kommunizierte und zugängige Prozesse haben die Chance umgesetzt zu werden.
• Es ist durchaus sinnvoll, sich die Mühe zu machen, die einzelnen Prozessschritte der Reihe nach anzusehen und die Lieferanten, die Eingaben, die Ergebnisse und die Kunden zu beschreiben.
• Das Arbeiten entsprechend den festgelegten Prozessen muss von "oben" gewollt sein.
• Prozesse müssen in Kraft gesetzt werden.

In einer Prozessbeschreibung werden die Prozessschritte und alle für diesen Prozess relevanten Informationen strukturiert dargestellt. Die Prozessschritte lassen sich besonders gut durch ein Flussdiagramm visualisieren (Abb. 3). Die dazugehörigen Prozessbeschreibungen erklären die einzelnen Flussdiagrammfelder und verweisen auf Dokumente und Aspekte der Bereiche Umwelt, Qualität und Arbeitssicherheit. Zusätzlich wird für jeden Prozessschritt die Zuständigkeit und Verantwortlichkeit festgelegt.

Eine Prozessbeschreibung sollte folgende Punkte enthalten:

• Bezeichnung des Prozesses,
• Prozessziel (kurze Darstellung des Zweckes und Nutzens),
• Geltungsbereich,
• Inputs und Outputs: Auflistung der Eingaben und Ergebnisse des Prozesses,
• Darlegung des Prozesses (der Schritte z. B. als Flussdiagramm),
• Prozessverantwortlicher/-eigner (Person, die für das Funktionieren des Prozesses verantwortlich ist,
• Prozesskennzahlen (anhand derer der Prozess und seine Ergebnisse überwacht werden und wie diese gemessen bzw. überwacht werden),
• Vorgaben: z. B. Hinweise auf zugehörige Verfahrens- und Arbeitsanweisungen.

Abb. 3: Prozessbeschreibung