Praxis-Beispiele: Auslagenersatz / 9 Pauschale Stromkostenerstattung für Elektrofahrzeuge

Sachverhalt

Einem Arbeitnehmer wird ein Dienstwagen auch zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt. Weil es sich um ein Elektrofahrzeug handelt, muss der Arbeitnehmer den Dienstwagen gelegentlich auch zu Hause am privaten Stromanschluss aufladen; gesonderte Aufzeichnungen führt er dazu nicht. Beim Arbeitgeber steht ihm ebenfalls eine Auflademöglichkeit zur Verfügung.

Kann der Arbeitgeber für die Stromkosten pauschale Erstattungen steuer- und beitragsfrei leisten?

Ergebnis

Entstehen einem Mitarbeiter im Zusammenhang mit der Nutzung eines Dienstwagens Kosten (z. B. Benzinkosten), die ihm vom Arbeitgeber ersetzt werden, liegt steuer- und sozialversicherungsfreier Auslagenersatz vor. Pauschaler Auslagenersatz kann grundsätzlich nur steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Mitarbeiter die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist.

Lädt der Arbeitnehmer ein ihm auch zur privaten Nutzung überlassenes (Elektro-)Dienstfahrzeug zu Hause zu seinen Lasten auf, müssten deshalb eigentlich Aufzeichnungen geführt werden. Die gesonderte Erfassung verursacht Kosten – z. B. für einen gesonderten geeichten Zähler – und administrativen Aufwand des Arbeitgebers bei der lohnsteuerlichen Erfassung.

Zur Vereinfachung des steuer- und beitragsfreien Auslagenersatzes für das Aufladen eines Dienstwagens (ausschließlich Pkw) beim Arbeitnehmer lässt die Finanzverwaltung monatliche Pauschalen zu. Im vorliegenden Fall beträgt die Pauschale 30 EUR monatlich. Falls keine Auflademöglichkeit beim Arbeitgeber besteht, erhöht sie sich auf 70 EUR. Für Hybrid-Elektrofahrzeuge sind die Pauschalen jeweils halb so hoch, also 15 EUR bzw. 35 EUR.