Personalplanung: Aufgaben und Prozesse / 1.3 Einflussfaktoren auf die Personalplanung

Bei der Personalplanung sind eine Vielzahl von externen Faktoren zu berücksichtigen, die vom Unternehmen nicht beeinflusst werden können. Dies sind vor allem:

• die allgemeine wirtschaftliche Entwicklung,

• der gesellschaftliche Wertewandel, z. B. hin zu mehr Nachhaltigkeit und Diversität,

• eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben aus Mitarbeitersicht durch flexible Arbeitszeitgestaltung (Work-Life-Balance),

• technologische Veränderungen, insbesondere die zunehmende Digitalisierung,

• Veränderungen im Arbeitsrecht und bei Tarifverträgen und

• staatliche Maßnahmen, die sich z. B. auf die Personalzusatzkosten auswirken, z. B. Veränderungen bei den Arbeitgeberbeiträgen zur gesetzlichen Sozial- und Unfallversicherung.

Fachkräftemangel und demografische Entwicklung als besondere Herausforderungen

Als besondere Herausforderung für die Personalplanung gilt der akute Mangel an Fachkräften und Akademikern, insbesondere bei den MINT-Berufen, der sich nahezu durch alle Branchen in der Industrie zieht. Außerdem ist zu erwarten, dass sich der Fachkräftemangel durch die zu erwartende demografische Entwicklung in den nächsten Jahren noch verschärfen wird. Dies führt zu einer veränderten Altersstruktur der Bevölkerung: So lässt eine sinkende Geburtenrate bei gleichzeitig steigernder Lebenserwartung den Anteil älterer Menschen immer weiter anwachsen. Um die Finanzierung des Renten- und Sozialversicherungssystems sicherzustellen, dürfte das Renteneintrittsalter perspektivisch steigen.

Wettbewerb um qualifiziertes Personal

Sowohl der Fachkräftemangel als auch die demografische Entwicklung führen dazu, dass Unternehmen in einen immer intensiveren Wettbewerb um qualifiziertes Personal eintreten. Inwieweit dieser Entwicklung durch eine Integration von ausländischen Arbeitskräften entgegengewirkt werden kann, bleibt abzuwarten. Für die Personalplanung bedeutet dies, dass:

• das Ausscheiden von immer mehr erfahrenen Mitarbeiter durch Wissensmanagement und einen Wissenstransfer zu jüngeren Mitarbeitern zu kompensieren ist,
• Mitarbeiter länger an das Unternehmen zu binden sind,
• der Fortbildungsbedarf bei älteren Mitarbeitern steigt und Personalentwicklung wichtiger wird und dass
• verschiedenste kulturelle Hintergründen beim Einsatz ausländischer Arbeitskräfte zu berücksichtigen sind.

Interne Einflussfaktoren beachten

Es sind jedoch nicht nur externe Einflussfaktoren, die sich auf die Personalplanung auswirken. Auch im Unternehmen selbst wird die Personalplanung von verschiedenen Determinanten maßgeblich beeinflusst. Dazu gehören neben den bereits erwähnten Planungen in den anderen Funktionsbereichen des Unternehmens insbesondere:

• der aktuelle Personalbestand,
• die Alters- und Qualifikationsstruktur des Personals,
• die Wünsche der Mitarbeiter, die bei der Personalplanung zu berücksichtigen sind,
• im Unternehmen geplante Veränderungen, z. B. Kapazitätserweiterungen, Fusionen, Übernahmen, Restrukturierungen oder die Ausgliederung von Unternehmensprozessen oder -funktionen,
• unternehmensinterne Zeitregelungen, die z. B. Schichtarbeit, gleitende Arbeitszeit oder Pausen betreffen,
• die Mitarbeiterfluktuation,
• Fehlzeitenmanagement und
• die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber (Employer Branding).^[1]

Zeitliche Dimensionen der Personalplanung

Es ist sinnvoll, bei der Personalplanung eine zeitliche Differenzierung vorzunehmen. So können entsprechend ihrer Fristigkeit folgende Planungsebenen unterschieden werden:

• Langfristige Personalplanung: Auf dieser Ebene erfolgt die Personalplanung unter strategischen Aspekten. Im Fokus der Planung steht das gesamte Unternehmen. Dementsprechend liegt der Planungshorizont bei über drei Jahren. Aufgrund der hohen Dynamik bei den externen und internen Einflussfaktoren ist eine langfristige Personalplanung äußerst schwierig.

• Kurzfristige Personalplanung: Diese bezieht sich auf einen Planungshorizont von bis zu einem Jahr. Sie ist als bedarfsorientierte Personalplanung auf den aktuellen Personaleinsatz auf Mitarbeiter- bzw. Stellenebene gerichtet.
• Mittelfristige Personalplanung: Sie bildet das Bindeglied zwischen der langfristigen und der kurzfristigen Personalplanung. Der Planungshorizont liegt entsprechend zwischen einem und drei Jahren. Die mittelfristige Personalplanung bezieht sich auf Mitarbeiter- bzw. Arbeitsplatzgruppen.

Teilprozesse der Personalplanung

Bei der Personalplanung ist ein systematisches Vorgehen unerlässlich. Dabei sollte berücksichtigt werden, dass die Personalplanung in verschiedene Teilprozesse untergliedert ist. Da zwischen diesen Teilprozessen vielfältige Abhängigkeiten und Wechselwirkungen bestehen, sind diese fortlaufend aufeinander abzustimmen. Bei der Personalplanung sind folgende Teilprozesse zu unterscheiden, auf die in den nächsten Kapiteln näher eingegangen wird:

• Personalbedarfsplanung
• Personalbeschaffungsplanung,
• Personaleinsatzplanung,
• Personalabbauplanung,
• Personalentwicklungsplanung und
• Personalkostenplanung.

[1] Vgl. Albert, G.: Betriebliche Personalwirtschaft, 15., aktualisierte A...