Outsourcing im HR-Bereich / 3.2 Personaladministration

Die Auslagerungsmöglichkeiten im Bereich der Personaladministration variieren zwischen vollständiger externer Abwicklung der Personalverwaltung bis zur Auslagerung von Teilbereichen. Die gesamte Palette der Personalverwaltung und -betreuung wird derzeit noch sehr selten extern angeboten. Teilbereiche werden in der Regel von Steuerberatern, insbesondere aber von Buchführungshelfern und Rechenzentren, sowie Beberatungsunternehmen angeboten. Problematisch sind in diesem Personalbereich insbesondere der gesamte Schriftverkehr und das Vertragswesen. Nachfolgend einige Teilbereiche, die sich ganz oder teilweise für eine Auslagerung eignen.

3.2.1 Externes Personalbüro – Personalbetreuung

Die wesentlichen Teilaufgaben der Personaladministration betreffen alle Informationen zum Beschäftigtenverhältnis, Fragen der gesetzlichen und betrieblichen Altersversorgung, des Steuerrechts und der Sozialversicherung, wie z. B.:

• Das Erstellen, Verwalten und Archivieren von Personaldaten und (digitalen) Personalakten. Hierzu gehören die Personalstammdaten und Lohn- und Gehaltskonten.
• Die Überwachung der Einhaltung gesetzlicher, tarifvertraglicher und betrieblicher Vorschriften und Regelungen.
• Das Erstellen und Auswerten von Personaldaten und Informationen mittels Personalinformationssysteme.
• Die Kontrolle der Personalwirtschaftlichkeit durch die Kontrolle des wirtschaftlichen Einsatzes des Personals und die Analyse der Personalkosten.

Zur Aufgabenerfüllung bedient sich die Personaladministration dabei einiger Hilfsmittel:

• (digitale) Personalakte und -dateien,
• Personalstatistiken.

Die Funktionen der Personalbetreuung sind insbesondere:

• die Auskunftsfunktion und
• die Beschwerdefunktion.

Ein externes Personalbüro kommt hauptsächlich für kleine und mittlere Unternehmen infrage, für die sich die Einstellung einer qualifizierten Fachkraft nicht lohnt...