Lohn- und Gehaltsabrechnung: Organisation / 11 Aufbewahrung der Unterlagen

Der Arbeitgeber muss die Lohnunterlagen, die Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise sowie die Bescheinigungen für den Arbeitnehmer bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren.^[1]

6-jährige Aufbewahrungsfrist

Das Einkommensteuergesetz sieht für Lohnkonten eine eigene Aufbewahrungsfrist vor.^[2] Der Aufbewahrungszeitraum beträgt 6 Jahre. Die Fristberechnung beginnt zum 1.1. des Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragenen Lohnzahlungen folgt. Die Aufbewahrungsfrist für die Lohnbuchhaltung eines Kalenderjahres beginnt demzufolge im Normalfall zum 1.1. des Folgejahres und endet 6 Jahre später am 31.12.

Für alle übrigen für den Lohnsteuerabzug bedeutsamen Unterlagen gilt nach der Abgabenordnung ebenfalls eine Frist von 6 Jahren.^[3] Hierunter fallen z. B.

• Freistellungsbescheinigungen,
• Fahrtenbücher,
• Arbeitszeitlisten,
• Aufzeichnungen und Abrechnungslisten zu Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschlägen.

8-jährige Aufbewahrungsfrist

Eine verlängerte Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren gilt für Lohnunterlagen, die der betrieblichen Gewinnermittlung dienen.^[4]

10-jährige Aufbewahrungsfrist

Darüber hinaus gibt es noch eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für weitere Unterlagen, wie z. B. Jahresabschlüsse und Arbeitsverträge.^[5]

[1] § 28f Abs. 1 SGB IV,

s. Aufbewahrungspflichten.

[2] § 41 Abs. 1 Satz 10 EStG.

[3] § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO, § 147 Abs. 3 AO.

[4] § 147 Abs. 3 Satz 1 AO.

[5] § 147 Abs. 3 Satz 1 AO.