Zusammenfassung

 
Überblick

Der größte Teil der Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern geschieht mündlich. Das Geben und Nehmen von Informationen spielt sich also im Regelfall im Dialog ab.

Dennoch schreibt der Arbeitgeber zu bestimmten Anlässen – von der Bewerbung bis zum Austritt – die Bewerber und auch seine Mitarbeiter direkt an. Die Schwerpunkte der Korrespondenz liegen in den Bereichen Bewerbung und Einstellung, Arbeitsvertrag, disziplinarische Gründe und Kündigung. Aber auch zwischen Einstellung und Austritt gibt es genügend Anlässe, zu denen das Unternehmen aus rechtlichen, organisatorischen oder persönlichen Gründen die Schriftform wählt. In den meisten Fällen übernimmt HR die Korrespondenz mit den Mitarbeitern.

1 Anlässe für die Korrespondenz zwischen Unternehmen und Bewerbern bzw. Mitarbeitern

Die wichtigsten Anlässe sind:

  • Bewerbung und Einstellung,
  • Probezeit und Übernahme,
  • Gehalts- und Prämienfragen; sonstige Leistungen,
  • Vertragsänderungen,
  • Erteilung von Vollmachten,
  • Ernennungen und Beförderungen,
  • disziplinarische Gründe (Abmahnung, Kündigung),
  • Jubiläen,
  • persönliche Anlässe (Geburtstage, Eheschließung, Todesfälle etc.),

Vielen Schreiben gehen Gespräche, gegenseitige Informationen oder Verhandlungen voraus. Wegen der besonderen rechtlichen oder persönlichen Bedeutung erhält der Mitarbeiter anschließend auch noch ein Schreiben.

2 Regeln für die Korrespondenz

Schreiben an Bewerber und Mitarbeiter sind ein Teil der Geschäftskorrespondenz. Deshalb gelten für den formalen Aufbau und die äußere Form die gleichen Regeln wie für die gesamte Geschäftskorrespondenz (DIN 5008). Im Regelfall werden die üblichen Geschäftsbriefbogen verwendet. Zu besonderen, insbesondere zu persönlichen Anlässen wie Jubiläen, Geburtstagen oder Todesfällen kann der Arbeitgeber auch neutrale oder persönliche Grußkarten verwenden.

Für Inhalt und Stil sollten dieselben Regeln gelten wie für gute, zeitgemäße Geschäftsbriefe. Sie sollten daher

  • freundlich und höflich,
  • klar, eindeutig und verständlich,
  • knapp und sachlich,
  • psychologisch geschickt

formuliert werden. Dies gilt auch für rechtlich und disziplinarisch relevante Sachverhalte.

2.1 Psychologie in der Personalkorrespondenz

Gerade in Schreiben an Bewerber und Mitarbeiter ist die Anwendung psychologischer Grundregeln besonders wichtig. So sollten Bewerber ebenso umworben werden wie Kunden. Selbst wenn sich viele Bewerber auf ein Stellenangebot bewerben, sollte jeder Einzelne den Eindruck gewinnen, dass man dankbar für sein Interesse ist und sich intensiv mit seiner Bewerbung beschäftigt. So sollten Bewerber, gerade wenn sie eine Ablehnung erhalten, das Unternehmen trotzdem in positiver Erinnerung behalten. Dies gilt vor allem auch im Hinblick auf die Arbeitgeberportale wie z. B. Kununu o. ä., auf der Bewerber die jeweiligen Arbeitgeber bewerten können. Auch Absagen sollten so formuliert werden, dass qualifizierte Bewerber bereit sind, sich bei späterer Gelegenheit wieder beim selben Unternehmen zu bewerben. Hilfreich kann hierbei die Überlegung sein, dass abgelehnte Bewerber durchaus auch als Kunden auftreten könnten (z. B. im Handel als Käufer oder in einem anderen Unternehmen als Einkäufer).

Nach der Einstellung, in der so genannten Onboarding-Phase, sollte ein Unternehmen seine Mitarbeiter mindestens eben so gut behandeln wie während der Bewerbungsphase. Korrespondenz mit Mitarbeitern sollte grundsätzlich als Mittel der Motivation genutzt werden.

Selbst Schreiben aus disziplinarischen Gründen sollten – soweit eine Verhaltensänderung angestrebt wird – bei allem Nachdruck und eindeutiger Stellungnahme mit psychologischem Einfühlungsvermögen formuliert werden. Erst wenn es zur letzten Konsequenz, einer Kündigung durch den Arbeitgeber kommt, ist reine Sachlichkeit und Eindeutigkeit angebracht.

2.2 Korrespondenzregeln

Wer als Verfasser mit seinen Schreiben etwas bewirken will, hält sich an einige einfache Schreibregeln, wie sie für die gesamte Geschäftskorrespondenz gelten:

  • Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers!
  • Formulieren Sie so höflich wie nötig und so freundlich wie möglich!
  • Schreiben Sie kurz und klar, aber nicht kurz angebunden!
  • Sagen Sie zuerst, was der Empfänger wissen möchte!
  • Formulieren Sie die Wünsche des Empfängers!
  • Zeigen Sie Vorteile auf und erleichtern Sie den Weg dorthin!
  • Sagen Sie Unangenehmes angenehm!
  • Bleiben Sie sachlich!
  • Belehren Sie nicht!
  • Sagen Sie dem Empfänger, was er tun soll!

3 Bewerberkorrespondenz

Die Auswertung von Bewerbungsunterlagen und die Auswahl der bestgeeigneten Kandidaten kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Deshalb ist es fair und höflich, den Bewerbern sofort einen Zwischenbescheid zu geben. Gehen viele Bewerbungen ein, reicht in dieser Phase meist ein kurzer, für alle gleichlautender Zwischenbescheid. Er kann auf demselben Weg wie die Bewerbungen (Post, E-Mail) gegeben werden.

3.1 Zwischenbescheid(e)

Für Zwischenbescheide gilt "Schnelligkeit vor Ausführlichkeit". Sie können deshalb kurz ausfallen. Sie sollen den Bewerbern eine gewisse Orientierung über den Stand und den Ablauf des Bewerbungsprozesses geben.

Ein Zwischenbescheid soll

  • den Eingang der Bewerbung bestätigen,
  • dem Bewerber für die Bewerbung danken,
  • den Bewerber informieren, wie lange die Vorauswahl voraussichtlich da...

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