Frotscher/Geurts, EStG § 3 Nr. 16 [Erstattung von Reise- ... / 1 Allgemeines

Rz. 1

Nach § 3 Nr. 16 EStG sind die Vergütungen steuerfrei, die Arbeitnehmer in privaten Arbeitsverhältnissen von ihrem Arbeitgeber zur Erstattung dienstlicher Reisekosten, beruflich veranlasster Umzugskosten oder beruflich veranlasster Mehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung erhalten. Die Vorschrift gilt grundsätzlich nur für Vergütungen an Arbeitnehmer außerhalb des öffentlichen Dienstes. Sie greift aber auch, wenn öffentlich Bedienstete ihre Kostenerstattung aus einer privaten Kasse beziehen, und wenn bei Reisekostenvergütungen aus öffentlichen Kassen die reisekostenrechtlichen Vorschriften des Bundes oder der Länder nicht oder nur teilweise angewandt werden (§ 3 Nr. 13 EStG Rz. 3). Zum 1.1. 2014 sind die Neuregelungen im steuerlichen Reisekostenrecht in Kraft getreten.^[1]

Rz. 2

Die Erstattungen sind bis zu der Höhe steuerfrei, bis zu der sie als beruflich veranlasste (Mehr-) Aufwendungen des Arbeitnehmers – würden sie nicht vom Arbeitgeber erstattet, sondern vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht – als Werbungskosten abzugsfähig wären.^[2] Diese Begrenzungen sind in § 3 Nr. 16 EStG durch die Bezugnahmen auf § 9 EStG zudem ausdrücklich geregelt. Eine Ausnahme gibt es insoweit, als der Arbeitgeber bei den Reisekosten Übernachtungskosten pauschal erstatten kann, während der Arbeitnehmer einen Einzelnachweis führen muss (R 9.7 Abs. 3 LStR 2023). Die Steuerfreiheit setzt voraus, dass der Arbeitnehmer Abrechnungen vorlegt, die der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufbewahren muss (R 9.9 Abs. 3 LStR 2023).^[3]

Rz. 3

Die Steuerfreiheit des § 3 Nr. 16 EStG betrifft nicht nur Barzuwendungen des Arbeitgebers. Sie greift vielmehr auch dann ein, wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern anstelle des Geldbetrags die damit zu erlangende Leistung unmittelbar z...