Praxis-Beispiele: Reisekostenabrechnung / 5 Abweichende Reisekostenregelungen

Sachverhalt

Nach unternehmensinternen Regelungen erhalten Mitarbeiter bei Auswärtstätigkeiten für Fahrten mit dem eigenen Pkw einen Fahrtkostenersatz von 0,50 EUR je gefahrenen Kilometer. Verpflegungspauschalen werden hingegen nicht gewährt.

Es liegt eine Reisekostenabrechnung vor, nach der ein Mitarbeiter am Montag um 6:00 Uhr seine Wohnung verlassen hat und zu einer beruflichen Auswärtstätigkeit aufgebrochen ist. Dabei hat er bis zu seiner Rückkehr um 21:00 Uhr 600 km mit dem eigenen Pkw zurückgelegt.

Wie hoch ist die Reisekostenerstattung und welche steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?

Ergebnis

Reisekostenerstattung nach firmeninterner Regelung

Fahrtkosten: 600 km × 0,50 EUR = 300 EUR

Steuerlich hat der Mitarbeiter eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit ausgeübt, für die steuer- und sozialversicherungsfrei nachfolgende Reisekosten erstattet werden dürfen:

Bei Fahrten mit dem eigenen Pkw wird ohne Einzelnachweis steuerlich eine Kilometerpauschale von 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer gewährt.

Zusätzlich können, steuer- und sozialversicherungsfreie Verpflegungspauschalen gewährt werden. Am Montag ist der Mitarbeiter mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend und erhält dafür eine Pauschale von 14 EUR.

Für die Fahrtkosten gehen die Erstattungen des Arbeitgebers über die steuerlich zulässigen Beträge hinaus. Die einzelnen Kostenarten dürfen jedoch miteinander saldiert werden. In diesem Fall können die Erstattungen deshalb teilweise mit der nicht gewährten Verpflegungspauschale verrechnet werden.

Letztlich bleibt aber immer noch eine Erstattung von 106 EUR (300 EUR abzüglich 194 EUR), di...