Praxis-Beispiele: Auslandsreisekosten / 2 Pauschale Übernachtungskosten

Sachverhalt

Eine Arbeitnehmerin unternimmt eine mehrtägige beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit mit Kundenbesuchen in Madrid und Sevilla. In beiden Städten hat sie Bekannte, bei denen sie übernachtet. Sie beantragt die Erstattung von Reisekostenpauschalen für je 2 Übernachtungen in Madrid und Sevilla. Der Arbeitgeber erstattet die steuerlich höchstmöglichen Beträge.

Welche steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich aus den Erstattungen?

Ergebnis

Kosten für Auslandsübernachtungen können grundsätzlich in voller Höhe lohnsteuer und sozialversicherungsfrei ersetzt werden. Tatsächliche Kosten fallen für die Arbeitnehmerin nicht an, da sie kostenfrei bei ihren Bekannten übernachtet.

Bei Auslandsübernachtungen können aber ohne Nachweis und alternativ zur Kostenerstattung länderweise gestaffelte – teilweise auch städteunterschiedliche – Pauschbeträge steuerfrei erstattet werden. Die Höhe des Übernachtungspauschbetrags richtet sich in jedem Fall danach, welches Land bzw. Stadt der Arbeitnehmer vor 24:00 Uhr zuletzt erreicht hat.

Für Spanien beträgt die Übernachtungskostenpauschale 103 EUR.

Für Übernachtungen in Madrid erhöht sich die Pauschale auf 131 EUR, da Madrid als Stadt gesondert ausgewiesen ist.

Der Arbeitnehmerin können folgende Pauschalen erstattet werden: