Um ein Verständnis für das Management von Fehlzeiten im Rahmen eines BGM entwickeln zu können, muss zunächst geklärt werden, was unter dem Begriff "Fehlzeiten" verstanden wird. Nicht selten wird in der Praxis unter Fehlzeiten die klassische krankheitsbedingte Abwesenheit vom Arbeitsplatz verstanden. Nach Nieder definiert sich der Begriff wie folgt: "Fehlzeiten sind alle auf die durch Einzelarbeitsvertrag, tarifliche Regelungen und Betriebsvereinbarungen begründeten Abwesenheitsverpflichtungen bezogenen, in Tagen gemessenen Abwesenheiten vom Betrieb."
Neben der krankheitsbedingten Abwesenheit vom Arbeitsplatz, gehören zu Fehlzeiten außerdem:
- Sonder-/Zusatzurlaub,
- Weiterbildung,
- Wehrdienst,
- Kur,
- Heilverfahren oder
- bezahlte (tariflich und gesetzlich geregelte) freie Arbeitszeit.
In Bezug auf den Anspruch auf Krankengeld spricht der Gesetzgeber dann von krankheitsbedingten Fehlzeiten, wenn die Krankheit Versicherte arbeitsunfähig macht oder sie auf Kosten der Krankenkasse stationär in einem Krankenhaus, einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung behandelt werden. Dieser Sprachgebrauch setzt sich auch in den damit verbundenen Formalitäten wie der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung) sowie in den Statistiken der Krankenkassen fort. Dort werden krankheitsbedingte Fehlzeiten sowie Fehlzeiten aufgrund von Unfällen in Form von AU-Fällen, AU-Tagen oder als prozentualer Krankenstand ausgewiesen.