Durchlaufende Gelder

Als durchlaufende Gelder bezeichnet man in der Entgeltabrechnung typischerweise den Auslagenersatz für vom Arbeitnehmer für den Arbeitgeber getätigte Auslagen.

Bei durchlaufenden Geldern wird zwischen tatsächlichem und pauschalem Auslagenersatz unterschieden.

Beim tatsächlichen Auslagenersatz erstattet der Arbeitgeber die Auslagen des Arbeitnehmers gegen Vorlage von Belegen. In diesem Fall handelt es sich um steuerfreien Arbeitslohn und sozialversicherungsfreies Arbeitsentgelt.

Problematischer ist die pauschale Erstattung von Auslagen, denn pauschaler Auslagenersatz ist Arbeitslohn. Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt. Der Arbeitnehmer muss die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweisen.

Bei Aufwendungen für Telekommunikation ist auch das Nutzungsentgelt einer Telefonanlage sowie der Grundpreis des Anschlusses steuerfrei. Sie können entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) steuerfrei ersetzt werden. Zu den durchlaufenden Geldern gehören z. B. auch regelmäßige pauschale Barablösungen für (nachgewiesene) Reinigungskosten für vom Arbeitgeber gestellte typische Berufskleidung. Im Rahmen einer Gehaltsumwandlung können Telefon- bzw. Reinigungskosten steuerfrei bleiben, sofern die Vereinbarung zur Gehaltsumwandlung vor Entstehen des Vergütungsanspruchs geschlossen wurde.

Lohnsteuer: Zur Lohnsteuerfreiheit des Auslagenersatzes s. § 3 Nr. 50 EStG i. V. m. R 3.50 LStR. Soweit pauschalierter Auslagenersatz steuerpflichtig wird s. § 19 Abs. 1 EStG i. V. m. R 19.3 LStR. Eine Übersicht zur Nettolohnoptimierung durch steuerfreie und pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen gibt die OFD Nordrhein-Westfalen durch Kurzinformation v. 9.7.2015, LSt Nr. 05/2015.

Sozialversicherung: Die Beitragspflicht des Arbeitsentgelts in der Sozialversicherung ergibt sich aus § 14 Abs. 1 SGB IV. Die Beitragsfreiheit durchlaufender Gelder als Konsequenz der Steuerfreiheit ergibt sich aus § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV.