Sonntagszuschlag: Was Arbeitgeber wissen müssen

Sonntags arbeiten und dafür automatisch mehr Geld bekommen? So einfach ist es nicht. Denn während die Voraussetzungen und Grenzen für Arbeit am Sonntag gesetzlich geregelt sind, gibt es keinen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf einen Sonntagszuschlag. Für Arbeitgeber kommt es deshalb auf die Details an: Wann darf sonntags gearbeitet werden? Wann wird ein Zuschlag fällig? Und wann bleibt er steuerfrei? Hier erfahren Sie, was es zu beachten gilt.

Sonntagszuschlag: Das Wichtigste in Kürze

Sonntagsarbeit bedeutet nicht automatisch Sonntagszuschlag. Ein solcher Zuschlag ist gesetzlich nicht generell vorgeschrieben. Ein Anspruch kann sich aber beispielsweise aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, dem Arbeitsvertrag oder einer betrieblichen Übung ergeben. Zahlt der Arbeitgeber einen Sonntagszuschlag, kann dieser unter bestimmten Voraussetzungen bis zu 50 Prozent des Grundlohns steuerfrei sein.Dabei gilt: 50 Prozent sind keine gesetzlich vorgeschriebene Zuschlagshöhe, sondern die steuerliche Höchstgrenze für Sonntagsarbeit. Und noch eine wichtige Unterscheidung: Wer an einem Sonntag (tagsüber) arbeitet, hat nach dem Arbeitszeitgesetz Anspruch auf einen Ersatzruhetag. Zuschlag und Ersatzruhetag sind also zwei verschiedene Dinge.

Wann ist Sonntagsarbeit erlaubt?

Erst einmal gilt: Der Sonntag soll arbeitsfrei bleiben. Doch ohne Sonntagsarbeit würden Krankenhäuser, Hotels, Verkehrsbetriebe oder Rettungsdienste schnell stillstehen. Deshalb sieht das Arbeitszeitgesetz Ausnahmen vor. Sie betreffen zum Beispiel:

• Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen,
• Rettungs- und Notdienste,
• Gastronomie und Hotellerie,
• Verkehrsbetriebe,
• Rundfunk und Presse sowie
• bestimmte Bereiche der Energie- und Wasserversorgung.

Hinzu kommen weitere gesetzliche Ausnahmen und behördliche Genehmigungsmöglichkeiten. Bevor Beschäftigte sonntags eingeplant werden, sollten Unternehmen daher prüfen, ob die Sonntagsarbeit für ihren Betrieb und die konkrete Tätigkeit zulässig ist. Aber auch wenn Sonntagsarbeit erlaubt ist, bleibt der besondere Schutz des Sonntags bestehen. Grundsätzlich müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben. Für bestimmte Bereiche sind tarifvertragliche Abweichungen möglich. Wer an einem Sonntag arbeitet, muss außerdem innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag erhalten.

Wichtig: Ein bezahlter Sonntagszuschlag ersetzt diesen freien Tag nicht. Geld und Freizeitausgleich erfüllen hier unterschiedliche Funktionen.

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Ist ein Sonntagszuschlag Pflicht?

Hier liegt ein häufiges Missverständnis, denn: Nein, einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf einen Sonntagszuschlag gibt es nicht. Das Arbeitszeitgesetz regelt zwar, wann Sonntagsarbeit zulässig ist und welchen Ausgleich Beschäftigte in Form eines Ersatzruhetags erhalten. Einen bestimmten finanziellen Zuschlag für die Arbeit am Sonntag schreibt es dagegen nicht vor.

Das bedeutet allerdings nicht, dass Unternehmen grundsätzlich keinen Zuschlag zahlen müssen. Ein Anspruch kann sich aus einem Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben. Auch eine betriebliche Übung kann eine Rolle spielen. Für HR lohnt sich deshalb ein Zwei-Schritte-Check:

1. Darf die Person sonntags eingesetzt werden?
2. Besteht für diese Arbeit ein Anspruch auf zusätzliche Vergütung?

Merke: Zulässigkeit und Vergütung sind also getrennt zu betrachten.

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Wie hoch ist der Sonntagszuschlag? 

10, 25 oder 50 Prozent? Einen allgemeingültigen Prozentsatz gibt es nicht. Da kein allgemeiner gesetzlicher Anspruch auf einen Sonntagszuschlag besteht, schreibt das Gesetz auch keine einheitliche Höhe vor. Wie viel zusätzlich gezahlt wird, richtet sich nach der jeweils geltenden Grundlage. Ein Tarifvertrag kann beispielsweise einen bestimmten Prozentsatz festlegen. Auch Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung können eigene Regelungen enthalten.

Achtung bei den häufig genannten 50 Prozent: Sie bedeuten nicht, dass Arbeitgeber einen Zuschlag in dieser Höhe zahlen müssen.Die Zahl stammt aus dem Steuerrecht – und beantwortet eine ganz andere Frage, wie wir gleich erfahren.

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Wann ist der Sonntagszuschlag steuerfrei? 

Für Arbeitgeber und Beschäftigte ist der Sonntagszuschlag steuerlich interessant. Nach § 3b Einkommensteuergesetz können Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonntagsarbeit bis zu 50 Prozent des Grundlohns steuerfrei gezahlt werden. Dafür müssen insbesondere zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Der Zuschlag wird zusätzlich zum Grundlohn gezahlt und
2. die Beschäftigten haben die entsprechende Sonntagsarbeit tatsächlich geleistet.

Ein einfaches Beispiel: Eine Mitarbeiterin verdient 20 Euro Grundlohn pro Stunde. Für ihre Sonntagsarbeit erhält sie zusätzlich 50 Prozent, also 10 Euro je geleisteter Stunde. Sind die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt, kann dieser Zuschlag steuerfrei bleiben. Für die Berechnung der Steuerfreiheit wird der Grundlohn mit höchstens 50 Euro pro Stunde angesetzt. Bei der Sozialversicherung liegt die Grenze niedriger. Hier können die Zuschläge grundsätzlich nur dann beitragsfrei bleiben, soweit sie sich aus einem Grundlohn von maximal 25 Euro pro Stunde berechnen.

Merke: Steuerfrei heißt nicht automatisch beitragsfrei.

Welche Arbeitszeiten gelten als Sonntagsarbeit? 

Sonntag ist Sonntag – sollte man meinen. Für die Steuerfreiheit der Zuschläge lohnt sich aber ein genauer Blick auf die Uhr: Steuerlich begünstigte Sonntagsarbeit ist grundsätzlich die Arbeit zwischen 0 und 24 Uhr am Sonntag. Bei Nachtarbeit gibt es eine Besonderheit: Wurde die Nachtarbeit bereits vor 0 Uhr aufgenommen, kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch die Arbeit zwischen 0 und 4 Uhr des Folgetages noch steuerlich begünstigt sein.

Gerade bei Schichtmodellen ist deshalb entscheidend, die tatsächlichen Arbeitszeiten genau zu dokumentieren. Die pauschale Angabe, jemand habe „am Wochenende gearbeitet“, reicht für eine saubere Zuordnung nicht aus.

Sonntagszuschlag oder Feiertagszuschlag: Was ist der Unterschied?

Sonntags- und Feiertagszuschläge werden häufig in einem Atemzug genannt. Gleichzusetzen sind sie jedoch nicht. Das zeigt sich schon bei den steuerfreien Höchstgrenzen: Für Sonntagsarbeit gelten andere Werte als für bestimmte Feiertagszeiten. Fällt ein gesetzlicher Feiertag auf einen Sonntag, dürfen die steuerlichen Höchstgrenzen für Sonn- und Feiertagsarbeit zudem nicht einfach zusammengerechnet werden. Welche Regelungen speziell für Feiertagsarbeit gelten und welche Zuschlagshöhen dabei relevant sind, lesen Sie in unserem Beitrag zum Feiertagszuschlag.

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Sonntagszuschlag beim Minijob: Was gilt? 

Auch beim Minijob gilt zunächst: Allein die Arbeit am Sonntag begründet noch keinen gesetzlichen Anspruch auf einen Sonntagszuschlag. Ein Anspruch kann aber beispielsweise tarif- oder arbeitsvertraglich vereinbart sein. Spannend wird es bei der Verdienstgrenze. Steuer- und beitragsfreie Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit zählen grundsätzlich nicht zum regelmäßigen Verdienst im Minijob. Das ist insbesondere relevant, wenn Minijobber regelmäßig am Wochenende eingesetzt werden.

Für die Beitragsfreiheit der Sonntagszuschläge in der Sozialversicherung gilt auch bei Minijobs die Grundlohngrenze von 25 Euro pro Stunde. Außerdem müssen die Zuschläge tatsächlich für die entsprechenden Arbeitszeiten gezahlt werden. Kurz gesagt: Auch beim Minijob kommt es auf die konkret geleisteten Stunden an. Eine genaue Zeiterfassung ist deshalb besonders wichtig.

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Wie hoch ist der Sonntagszuschlag im TVöD?

Der TVöD zeigt gut, wie ein Anspruch auf Sonntagszuschlag entstehen kann, obwohl es keine allgemeine gesetzliche Zuschlagspflicht gibt. Für Sonntagsarbeit sieht der TVöD grundsätzlich einen Zeitzuschlag von 25 Prozent vor. Der Anspruch beruht damit auf der tarifvertraglichen Regelung – nicht auf einem allgemeinen gesetzlichen Anspruch. Für Arbeitgeber außerhalb des öffentlichen Dienstes lassen sich diese 25 Prozent daher nicht einfach übertragen. Entscheidend bleibt, welche Regelungen auf das konkrete Beschäftigungsverhältnis Anwendung finden.

Sonntagszuschläge richtig erfassen

Für HR und Entgeltabrechnung muss nachvollziehbar sein, wann die Arbeit begonnen und geendet hat und welche Stunden tatsächlich auf den Sonntag entfallen. Besonders relevant wird das bei wechselnden Schichten oder Arbeitszeiten, die über Mitternacht hinausgehen.

Die genaue Dokumentation spielt auch steuerlich eine Rolle. Schließlich knüpft die Steuerfreiheit von Sonntagszuschlägen daran an, dass die begünstigte Arbeit tatsächlich geleistet wurde. Eine verlässliche Arbeitszeiterfassung schafft dafür die notwendige Datengrundlage. Sie erleichtert die korrekte Zuordnung der Sonntagsstunden und reduziert zugleich den manuellen Aufwand in HR und Entgeltabrechnung.

Sonntagsarbeit digital erfassen mit der Haufe Zeiterfassung

Die korrekte Abrechnung von Sonntagsarbeit beginnt nicht in der Lohnabrechnung, sondern bei der Zeiterfassung. Mit der Haufe Zeiterfassung können Unternehmen Arbeitszeiten digital und transparent dokumentieren. So stehen HR und Entgeltabrechnung nachvollziehbare Arbeitszeitdaten zur Verfügung – auch bei wechselnden Schichten sowie Wochenend- und Sonntagsarbeit.

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