Wie ein HR-Chatbot die Employee Experience verbessern kann

Einen wesentlichen Teil unseres Lebens verbringen wir mit Arbeit. Die meisten von uns treffen ihre Kolleg:innen häufiger als ihre Freunde und Freundinnen und das liebste Hobby bleibt schon mal auf der Strecke. Keine Frage: Wofür wir so viel Lebenszeit aufbringen, sollte uns Zufriedenheit verschaffen. Zu einer positiven Employee Experience kann ein digitaler Helfer wie ein HR-Chatbot beitragen. Lesen Sie hier, wie ein HR-Chatbot den Austausch zwischen Mitarbeitenden und HR erleichtern und wichtige Insights liefern kann.

Informieren: Wissen, was wichtig ist

Mitarbeitende erwarten von ihrem Unternehmen eine klare und transparente Kommunikation. Der einfache Zugang zu den Informationen spielt dafür eine entscheidende Rolle. Wie viele Urlaubstage stehen mir noch zu? Wie stellt sich mein Unternehmen beim Thema Homeoffice auf? Welche Weiterbildungsangebote gibt es und wo finde ich meine Gehaltsabrechnung? So unterschiedlich die Fragen sein mögen: Mitarbeitende erwarten zu Recht, dass ihre Anliegen unkompliziert und schnell beantwortet werden.

Der Haufe HR Assistant leistet dazu einen wichtigen Beitrag. Er ist in der Lage, ganz unterschiedlich formulierte Fragen zu verstehen und die passenden Informationen auszuspielen. Das klappt selbst dann, wenn man sich vertippt und den Bot versehentlich nach den „Urlaubstagen“ fragt. Der Chatbot antwortet – fachlich geprüft und immer auf dem aktuellen Stand, mit automatischer Zuverlässigkeit: prompt, korrekt und rechtssicher.  

Definition: Employee Experience
‍Employee Experience – häufig abgekürzt als EX – beschreibt die Erfahrungen und Erlebnisse, die Mitarbeitende während ihrer Zeit im Unternehmen sammeln. Dabei geht es nicht nur um den Arbeitsplatz, sondern auch um den Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten und der Unternehmenskultur. Alles von der Schreibtischausstattung bis zur Gehaltsabrechnung und den Möglichkeiten zur Weiterentwicklung spielt dabei eine Rolle.

Self Service: Do-it-yourself oder „Jetzt helfe ich mir selbst!“

Personaler sind zunehmend überlastet, die Aufgaben stapeln sich auf dem Schreibtisch und sammeln sich im E-Mail-Postfach. Die Kollegin, die wissen möchte, wo sie ihre Krankmeldung einreichen soll, kommt da eher ungelegen. Die Antwort ist wichtig, keine Frage – ein konzentriertes Arbeiten ist so aber schwerlich möglich. Hinzu kommt: Mit dem hybriden Arbeiten hat auch das asynchrone Arbeiten Einzug gehalten. Während die einen Kolleg:innen bereits im Feierabend sind und auf der Yogamatte die Glieder strecken, fahren die anderen gerade noch mal den Rechner hoch. Wer um diese Zeit eine Frage zur Krankmeldung hat, erreicht bei HR womöglich niemanden mehr.

Mit dem HR Assistant können die Mitarbeitenden viele Dinge selbst in die Hand nehmen. Der Chatbot steht als jederzeit erreichbare Auskunftsplattform parat. Auch mehrere Anfragen gleichzeitig kann der HR Assistant problemlos verarbeiten. Viele Routinefragen können die Kolleg:innen so selbstständig klären, bevor sie bei den Personaler:innen auf den ohnehin vollen Schreibtischen landen. Die Bedienung des HR Assistant ist denkbar einfach: Der Chat mit dem Bot läuft intuitiv, in natürlicher Sprache und ohne Hürden oder Navigationsmenüs ab.  

Self-Service-Systeme sind gefragt
‍In der jüngsten HR-Service-Experience-Studie von Haufe wollten wir von Mitarbeitenden und HR wissen, wie sie zum Ausbau von Self Service stehen. Die Antwort war eindeutig: 83 Prozent der befragten internen Kund:innen und 81 Prozent der Personaler:innen finden gut, wenn Prozesse der Personalverwaltung von Mitarbeiter:innen eigenständig ausgeführt werden können. (Haufe: HR Service Experience 2021.)

Spezifisch: Antworten, die passen

Viele Fragen, mit denen sich Mitarbeitende an HR wenden, beziehen sich auf unternehmensspezifische Regelungen. Ob Feiertage, Gesundheitsangebote, Benefits oder Wochenarbeitszeit – je nach Unternehmen und Standort sehen die Informationen völlig unterschiedlich aus. Doch wer eine Frage hat, erwartet eine Antwort, die genau passt. Eine Pauschallösung kann das nicht leisten.

Deshalb lässt sich der HR Assistant spezifisch auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens anpassen. Geliefert wird er mit einem ganzen Rucksack an vortrainiertem Wissen – und das wird während der Implementierungsphase eigens zugeschnitten. So kann der HR Assistant individuelle Regelungen ausgeben und mit den Namen und Kontaktdaten interner Ansprechpersonen weiterhelfen.

Der Chatbot ersetzt den Menschen nicht
Auch wenn Chatbots gerne als muntere kleine Kerlchen dargestellt werden und sich immer sprachgewandter auszudrücken wissen: Einen echten Menschen kann die Technologie nicht ersetzen. Wenn es z. B. um individuelle Beratung zur beruflichen Weiterentwicklung geht, wenn Fingerspitzengefühl oder Einfühlungsvermögen gefragt sind, dann sind HR-Fachleute und Führungskräfte nach wie vor die passenden Ansprechpersonen.

Insights: Wissen, wo der Schuh drückt

Eine positive Employee Experience schaffen, gut und schön – aber woher weiß das Unternehmen, welche Themen die Beschäftigten gerade umtreiben? Neben einer funktionierenden Feedback-Kultur sind ein selbstverständlicher Austausch und gelungene Kommunikation entscheidend. Genau hier kann ein HR Chatbot als Feedbacktool zum Einsatz kommen.  

Denn der HR Assistant ist nicht nur eine praktische Auskunftsplattform, an die sich Mitarbeitenden mit vielen ihrer Fragen wenden können. Zugleich funktioniert die Kommunikation auch in die andere Richtung: Alle Fragen, die dem Chatbot gestellt werden, können Personaler:innen wichtige Einblicke in den Alltag der Mitarbeitenden bieten. Anonymisiert und datenschutzkonform wissen diese so um die Stimmungen und Anliegen und können die nötigen Stellschrauben identifizieren, um die Employee Experience weiter zu verbessern.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie der Haufe HR Assistant Mitarbeitende und Personaler:innen entlasten kann? Dann schauen Sie doch in unserem Online-Seminar vorbei.