Kostenrechnung: Fehler der Finanzbuchhaltung korrigieren

Reinhard Bleiber

Einführung

Zu jedem Abschluss des Jahres macht der Kostenrechner die gleiche Erfahrung: Wieder wurden regelmäßig und unregelmäßig, systematisch und unsystematisch Fehler bei der Buchung von Kosten in der Finanzbuchhaltung gemacht. Personalkosten wurden auf die falsche Kostenstelle gebucht, Materialkosten dem falschen Kostenträger zugeordnet. Umlagen verwenden falsche Schlüssel, Einkaufsrechnungen wurden falschen Projekten zugeordnet.

Viele der fehlerhaften Buchungen sind auf die Mitarbeit anderer Abteilungen zurückzuführen und sind den Kontrollmechanismen der Kostenrechnung entgangen. Vielleicht waren die monatlichen Beträge zu gering, um aufzufallen, vielleicht wurden die Kontrollen auch nur zu leicht gehandhabt.

Ganz besonders zu Jahresende besteht die große Chance, solche Fehler einfach aufzudecken und noch vor dem Jahresabschluss in der Finanzbuchhaltung zu korrigieren. Die bis dahin kumulierten Werte erhöhen die Chance, diese Fehler zu entdecken. Sie sollten jetzt versuchen, die fehlerhaften Buchungen zu erkennen und noch an der Quelle in der Finanzbuchhaltung zu korrigieren. Lohn dieser Arbeit ist eine leichtere Abstimmung der Jahreswerte mit der Finanzbuchhaltung und weniger aufwändige Korrekturbuchungen.

1 So entstehen Fehler für die Kostenrechnung

Dass der Kostenrechnung von der Buchhaltung falsche Kostenbeträge übermittelt werden, ist in Zeiten der elektronischen Schnittstellen sehr selten geworden. Die Abstimmung der übergebenen und in der Kostenrechnung verwendeten Daten mit den in der Buchhaltung gebuchten Werten stellt kein Problem dar. Fehleranfällig ist jedoch die Zuordnung der Beträge zu den Ordnungseinheiten, die vom Kostenrechner bearbeitet werden: die Kostenarten, die Kostenstellen, die Kostenträger oder die Projekte.