Mitarbeiterbefragungen konzipieren und erfolgreich umsetzen

Zusammenfassung

Überblick

Engagierte, zufriedene und dem Unternehmen verbundene Mitarbeiter sind für den nachhaltigen Geschäftserfolg zentral. Wesentlich sind hierfür insbesondere gute Führung, ein angenehmes Arbeitsklima, optimale Arbeitsbedingungen und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten. Die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen kann dazu wichtige Erkenntnisse liefern. Außerdem dienen sie der Information und Kommunikation und sind Bestandteil einer guten Feedbackkultur im Unternehmen. Auf der Basis von Ergebnissen aus Mitarbeiterbefragungen werden Veränderungen angestoßen. Das macht sie zu einem zentralen Element der Organisationsentwicklung und Unternehmenssteuerung.

1 Das Instrument Mitarbeiterbefragung

Eine Mitarbeiterbefragung ist eine anonyme und überwiegend strukturierte Befragung aller Mitarbeiter mit Blick auf ihre Verbundenheit zum Unternehmen, sowie zur Wichtigkeit und Zufriedenheit mit relevanten Themen rund um Kultur, Führung und Atmosphäre im Unternehmen, das Arbeitsverhältnis und die Arbeitsbedingungen. Es geht also um eine Gesamtsicht und nicht um den einzelnen Mitarbeiter oder spezifische Veränderungen, wie beim Mitarbeitergespräch oder im Ideenmanagement.

Die Befragung dient der Lokalisierung von good practices und Schwachstellen, mit Blick auf Management und Führung, Information und Kommunikation, Arbeitsbedingungen und Aufgabengestaltung. Ziel ist es, aufbauend auf dieser Analyse Maßnahmen zu Verbesserungen einzuleiten. So erhalten Unternehmensleitung, Personalverantwortliche und Führungskräfte Hinweise darauf, welche Themen ihren Mitarbeitern wichtig sind, ob ihre Mitarbeiter positiv, neutral oder eher negativ zu bestimmten Themen eingestellt sind und ob dies tatsächlich auf deren Verbundenheit einzahlt. Damit kann das Augenmerk auf die Themen gelenkt werden, die einen Unterschied machen. Mitarbeiterbefragungen können so ein wertvolles Instrument der Organisationsentwicklung und Unternehmenssteuerung sein.

Anders als andere Feedbackinstrumente, wie Instant Feedback (per App), mit dem individuell Zustimmung und Ablehnung sowie darüber hinaus prinzipiell auch meist persönliches Feedback angefordert und gegeben werden kann, ist eine Mitarbeiterbefragung normalerweise anonym und freiwillig. So können Einflüsse sozialer Erwünschtheit verringert werden, die Mitarbeiter können auch Bottom-Up bei kritischen Themen offener sein. Auf der anderen Seite steht die Angst, dass das Instrument von Einzelnen genutzt wird, um "abzurechnen". Ein sensibler Umgang mit den Ergebnissen und offene Gespräche, da wo sie hingehören (bspw. bei einer schlechten Bewertung der Führung mit dieser Führungskraft), sind umso wichtiger. Wenn als Folge von Einzelaussagen im Nachhinein beispielsweise Führungskräfte oder Projektverantwortliche an den Pranger gestellt werden, und sei es nur unter vorgehaltener Hand, dann werden Vertrauensbasis und Akzeptanz nachhaltig geschädigt.

Praxis-Tipp

Prozess sauber aufsetzen

Achten Sie darauf, die Themen Datenschutz, Datensicherheit und Anonymität sauber aufzusetzen und die Verantwortlichen in den Prozess einzubinden. Wenn der Datenschutzbeauftragte und die Mitarbeitervertretung Ihrer Organisation hinter der Befragung stehen, schafft dies Vertrauen bei den Mitarbeitern. Das wiederum wirkt sich positiv auf die Rücklaufquote aus.

Wichtig

Datenschutz beachten

Wenn Sie ein Onlinetool für die Durchführung der Befragung einsetzen, müssen alle Mitarbeiter, welche bei der Durchführung oder Auswertung eingebunden sind, dem Datenschutz verpflichtet werden, wie Mitarbeiter in der IT und im Personal. Dies gilt selbstverständlich auch für den externen Dienstleister, wenn ein solcher die Befragung für Sie durchführt und genauso, wenn Sie kein Onlinetool verwenden.

Dass die Befragung anonym abläuft und Daten sauber verarbeitet und gehandhabt werden, muss den Mitarbeitern gegenüber zudem glaubhaft und transparent kommuniziert werden.

2 Ziele und Themen von Mitarbeiterbefragungen

Die Ziele von Mitarbeiterbefragungen können unterschiedlich sein bzw. zumindest unterschiedlich priorisiert werden. Meist wird angestrebt

• ein Bild zur Wichtigkeit und Zufriedenheit sowie Relevanz von Personal- und Führungsthemen aus Sicht der Mitarbeiter zu erlangen, um Prioritäten danach auszurichten.
• Stärken zu erkennen, um davon zu profitieren und die Bindung der Mitarbeiter zu erhöhen.
• Problembereiche offenzulegen, um daran arbeiten zu können und so die Organisation zu entwickeln.
• einen weiteren Weg der Kommunikation zu etablieren und zu pflegen und damit die Feedbackkultur zu unterstützen.
• die Mitarbeiter einzubeziehen, ihnen Wertschätzung entgegenzubringen und so die Identifikation mit dem Unternehmen zu erhöhen.
• in Zeiten von Veränderungen, Veränderungsblockaden zu identifizieren.
• die Wahrnehmung der Mitarbeiter zu schärfen, um sie für wichtige Veränderungen zu gewinnen.

Darüber hinaus kann eine Mitarbeiterbefragung und deren Ergebnisse fester Teil des Qualitätsmanagements und des Employer Branding sein. In einigen Unternehmen werden Mitarbeiterbefragungen genutzt, um sich zu benchmarken und bei gutem Abschneiden auf dem A...