Zusammenfassung
Die automatisierte Transkription von Gesprächen bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Beschäftigte. Es gibt verschiedene Anwendungsfelder wie Bewerbungs- und Personalgespräche, Schulungen und Projektmeetings. Unternehmen können dadurch beispielsweise die Arbeitsabläufe deutlich effizienter gestalten und für mehr Nachvollziehbarkeit sorgen. Hierfür ist es unerlässlich zu verstehen, was genau die eingesetzte Software macht und wie sie eingestellt ist.
Die rechtlichen Anforderungen sind anspruchsvoll, aber bei Umsetzung bestimmter Maßnahmen erfüllbar. Um die Transkription datenschutzrechtlich zu rechtfertigen, ist eine Rechtsgrundlage erforderlich, z. B. eine Betriebsvereinbarung oder eine Einwilligung der betroffenen Personen. Bei der Einwilligung ist die Freiwilligkeit von entscheidender Bedeutung und muss durch das Unternehmen gewährleistet werden. Als dritte Variante – aber meist mit höheren datenschutzrechtlichen Risiken – kann die Transkription unter bestimmten Umständen auch ohne Betriebsvereinbarung oder Einwilligung auf die überwiegenden berechtigten Interessen des Unternehmens gestützt werden. Des Weiteren sind strafrechtliche sowie arbeitsrechtliche Aspekte zu beachten, so kann beispielsweise die Mitbestimmung des Betriebsrats relevant werden. Auch proaktive Maßnahmen zur Vermeidung von Diskriminierung und Mechanismen zur Einsicht und Korrektur von Transkripten spielen eine Rolle.
Transkriptionen haben gerade in der Ära des Arbeitskräftemangels das Potenzial, sich von der Ausnahme zur Regel zu entwickeln. Dieser Wandel erscheint durch die digitale Transformation und das Streben nach effizienterem Arbeiten immer wahrscheinlicher. Vor diesem Hintergrund werden Unternehmen früher oder später prüfen müssen, ob diese Technologien in ihrem Betrieb rechtlich und kulturell umsetzbar sind.
1 Einleitung
Die Qualität und Verfügbarkeit von Transkriptionstools für Gespräche im Rahmen von Interviews oder Meetings nimmt stetig zu. Hiermit eröffnen sich auch für den HR-Bereich neue Möglichkeiten. Je nach Unternehmensbereich kann es dabei vor allem um die Steigerung von Transparenz und Rechtssicherheit, um schnellere Nachvollziehbarkeit, Überprüfbarkeit und bessere Analysierbarkeit von Gesprächen durch Beteiligte und/oder Dritte gehen.
Transkription meint hierbei die vollautomatisierte Umwandlung von gesprochener Sprache in einen gedruckten Text, im Fachjargon "Speech to Text". Dies geschieht über eine Kommunikationssoftware, z. B. Teams, Zoom, Slack. Sie erfolgt in der Regel unter Einsatz von Künstlicher Intelligenz, die mit umfangreichen Audioaufnahmen verschiedener Stimmen, Sprachen und Tonlagen samt den dazugehörenden Texten trainiert wurde. Ergebnis einer Transkription ist eine Textdatei, aus der sich der gesamte wörtliche Verlauf des Gesprächs ergibt – ähnlich einem Chatverlauf bei einer Nachrichten-App auf dem Smartphone. Je nach Software und Konfiguration können hierbei auch übersandte Dokumente, Chat-Inhalte, digitale Wortmeldungen, Redeanteile oder sogar der gesamte Video- und Tonmitschnitt mitgespeichert werden.
Kommunikationssoftware, die Gespräche in Echtzeit protokolliert, dürfte im HR-Bereich besonders im Kontext von Vorstellungsgesprächen, Mitarbeitergesprächen und Projektmeetings große Bedeutung zukommen.
Der Einsatz dieser Tools wirft wichtige rechtliche Fragen auf, insbesondere beim Beschäftigtendatenschutz. Der Beitrag beleuchtet relevante Anwendungsszenarien, Implikationen und rechtliche Anforderungen.
Microsoft Copilot
Microsoft Copilot wird insbesondere damit beworben, verpasste Meetings für Beschäftigte aufzuarbeiten und zusammenzufassen. Diese Funktion und weitere Funktionen setzen voraus, dass diese Meetings auch in transkribierter, also maschinenlesbarer Form, vorliegen. Dies ist nur ein Beispiel, bei dem transkribierte Gespräche erst die Grundlage für weitere Verarbeitungsmöglichkeiten mit neuen Technologien schaffen.
1.1 Einsatzbeispiele für Transkriptionssoftware
Die automatisierte Transkription von Gesprächen bietet sich für zahlreiche wesentliche Unternehmensprozesse an, z. B.:
- Bewerbungsgespräche (Dokumentation der Gesprächsinhalte/objektive Nachbetrachtung und Bewertung der Bewerber, ggf. durch weitere Personen, die nicht am Gespräch beteiligt waren)
- Personalgespräche (Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen, Feedback-Sitzungen, Änderung von Arbeitsbedingungen)
- Schulungen und Weiterbildungen (schriftliche Materialien aus mündlichen Präsentationen erstellen), insbesondere auch Compliance-Schulungen (Dokumentation, dass alle rechtlichen Anforderungen und Unternehmensrichtlinien kommuniziert und verstanden wurden)
- Team-Meetings und Projektbesprechungen (Festhalten von Projektständen, Entscheidungen und Aufgaben)
1.2 Vorteile transkribierter Gespräche für Unternehmen und Beschäftigte
Wortprotokolle dienen der Dokumentation von Informationen, Absprachen und Entscheidungsfindungen. Sie ermöglichen effizientes Nachhalten besprochener Inhalte und fördern T...
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