Für die Besteuerung der Gesamtkosten einer Betriebsveranstaltung ohne Übernachtung sind bei Beteiligung von externen Personen 2 Schritte notwendig:
- Zunächst sind die Aufwendungen für die Mitarbeiter und die externen Teilnehmer getrennt zu ermitteln.
- Anschließend ist bei den externen Personen zwischen den Kosten für die geschäftliche Bewirtung und den übrigen Kosten für das (Unterhaltungs-)Programm bzw. etwaige Geschenke zu unterscheiden.
Kostenaufteilung bei Betriebsveranstaltungen
Anlässlich eines Firmenjubiläums lädt der Arbeitgeber neben der gesamten Belegschaft auch seine Geschäftspartner ein. An der Veranstaltung haben 130 Arbeitnehmer und 20 Geschäftsfreunde teilgenommen.
| Aufwendungen | Gesamtkosten |
| Saalmiete | 5.000 EUR |
| Deko-Kosten | 3.000 EUR |
| Catering | 11.500 EUR |
| Bedienungspersonal | 2.000 EUR |
| Honorare für Künstler | 7.000 EUR |
| Tanzkapelle | 1.500 EUR |
| Gesamt | 30.000 EUR |
Ergebnis: Die Jubiläumsfeier erfüllt die lohnsteuerlichen Kriterien einer Betriebsveranstaltung. Die Teilnahme an der Veranstaltung war für sämtliche Mitarbeiter vorgesehen. Außerdem ist der Charakter einer Betriebsfeier durch die überwiegende Teilnahme betriebseigener Personen gegeben. Die Kosten pro Teilnehmer belaufen sich auf 200 EUR (30.000 EUR : 150 Teilnehmer).
Die auf die Mitarbeiter entfallenden Aufwendungen folgen den für Betriebsveranstaltungen geltenden lohnsteuerlichen Regeln. Die anteiligen Kosten für die Geschäftsfreunde sind um den Aufwand für die "steuerfreie geschäftliche Bewirtung" zu kürzen. Hierzu gehören neben den Cateringkosten auch die Ausgaben für die Bedienungen, sodass sich ein Pro-Kopf-Anteil für die Bewirtung von 90 EUR ergibt (13.500 EUR : 150 Teilnehmer).
| Arbeitnehmer | Aufwendungen |
| Lohnsteuerpflichtiger Anteil pro Arbeitnehmer (200 EUR – 110 EUR Freibetrag) | 90 EUR |
| Pauschalbesteuerung mit 25 % (90 EUR x 130 Arbeitnehmer) | 11.700 EUR |
| Pauschale Lohnsteuer: 25 % von 11.700 EUR (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchenlohnsteuer) | 2.925 EUR |
| Geschäftsfreunde | |
| Steuerpflichtiger Anteil je Geschäftspartner (200 EUR – 90 EUR steuerfreie Bewirtung) | 110 EUR |
| Pauschalbesteuerung mit 30 % nach § 37b EStG (110 EUR x 20 Geschäftspartner) | 2.200 EUR |
| Pauschale Lohnsteuer: 30 % von 2.200 EUR (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchenlohnsteuer) | 660 EUR |
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