Projektmanagement: Methoden und Anwendungsgebiete / 4 Gute Voraussetzungen schaffen

Wenn Sie nun PM einführen wollen, müssen Sie bisherige Managementinstrumente nicht über Bord werfen. Solange Routineaufgaben und Standardprobleme mit den herkömmlichen Wegen bearbeitet werden können, haben bewährte Strukturen ihre Vorteile. PM sollte also nur dort eingesetzt werden, wo es sinnvoll erscheint und dem Unternehmen etwas bringt, sonst wird es auch nicht auf Akzeptanz stoßen.

In der Praxis wird PM häufig parallel zur vorhandenen Organisationsform eingeführt. Allerdings sollten dabei Kollisionen zwischen der Linienorganisation und den Projektstellen möglichst vermieden werden. Und wenn PM eingeführt wird, sollten auch alle Beteiligten hinter dem neuen Führungskonzept stehen.

• Wenn es in Ihrem Unternehmen noch kein PM gibt, Sie als Führungskraft aber diesen Weg zum ersten Mal beschreiten wollen, könnte Ihr erstes Projekt darin bestehen, Projektmanagement einzuführen. Dafür gibt es sogar eigens ausgearbeitete Konzepte.
• Und um dies zu tun, muss Ihre Maxime lauten: "Dafür renne ich auch Türen ein und leiste Überzeugungsarbeit."

Projektmanagement und Unternehmenskultur

Die Einführung von PM kann bedeuten Abschied von bestimmten Strukturen zu nehmen. Das bedeutet, PM hat auch viel mit der Unternehmenskultur zu tun:

• Die verantwortlichen Führungskräfte, Unternehmensleitung und alle am Projekt Beteiligten müssen bereit sein sich auf neue Wege einzulassen.
• Kompetenzverschiebungen dürfen kein Tabu sein.
• Insgesamt sollte Hierarchiedenken und (bremsendes) Konkurrenzverhalten in und zwischen den Abteilungen abgebaut werden.
• Kreatives Denken muss gefördert, die Möglichkeiten und Kapazitäten hierfür geschaffen werden.
• Wenn ein Bereich des Unternehmens Auftraggeber des Projekts ist, müssen sich die Projektbeteiligten als Dienstleister gegenüber ihrer Firma verstehen – auch dies erfordert sicher bei manchen ein Umdenken.
• Projektarbeit setzt meist die Bildung von Teams voraus. Ein Unternehmen, das bereits längere Zeit "Teamkultur" pflegt und bei der Auswahl seines Personals auf die Kompetenzen achtet, die man gemeinhin unter dem Begriff "Teamfähigkeit" zusammenfasst, wird weniger Probleme mit einer Umstellung auf PM haben.

Praxis-Beispiel

Japan ist ein Land mit besonders ausgeprägter "Projektkultur" – was sich etwa an der Automobilindustrie aufzeigen lässt: Projekte der japanischen Autoindustrie werden in wesentlich kürzerer Zeit und mit weniger Ressourcen zum Erfolg geführt als vergleichbare Projekte der westlichen Konkurrenz. Entscheidend scheint nicht nur zu sein, dass dort der Definitionsphase eines Projekts viel Zeit eingeräumt wird, viel Wert legt man auch auf eine klare Projektorganisation und dem Projektleiter werden ausreichend Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse übertragen.

Hinweis

Ob die Einführung von Projektmanagement Früchte trägt, hängt grundlegend von der Bereitschaft der Unternehmensleitung, aller Führungskräfte und Mitarbeiter ab sich auf Wege abseits der ausgetretenen Pfade einzulassen.

Darauf müssen Sie sich einlassen

Projektmanagement unterscheidet sich also in so mancher Hinsicht von anderen Managementformen. Es bedeutet,

• den Überblick über eine komplexe Aufgabe bewahren,
• die üblichen Arbeits- und Problemlösungspfade verlassen,
• einen Arbeitsprozess koordinieren, an dem viele Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen und mit verschiedenen Denkmustern beteiligt sind,
• die Führung auf das Team ausrichten, was mit viel "Beziehungsarbeit" verbunden ist,
• das Projekt unternehmensintern vertreten, unter Umständen auch gegen Widerstände durchboxen.

Es gibt zwar keine Patentrezepte, mit deren Hilfe Sie diese Anforderungen im Handumdrehen in den Griff bekommen. Aber PM bietet sinnvolle Methoden und Techniken, die Sie in Ihrer Projektarbeit nutzen können.

Hinweis

Studien haben gezeigt, dass komplexe Aufgaben, die mit Methoden des PM bearbeitet werden, eher erfolgreich abgeschlossen werden als solche, bei denen auf PM verzichtet wird. Richtig eingesetzt, erleichtert PM die Führungsaufgaben in Projekten ganz erheblich.