Durch das zeitliche Auseinander fallen des eigentlichen Zahlungsvorgangs und der späteren Lastschrift bzw. Gutschrift entstehen 2 Buchungen – zum Teil mit unterschiedlichen Beträgen. In den bisherigen Beispielen wurden diese Vorgänge immer über die Zwischenkonten "Geldtransit" (Konto SKR 03/SKR 04: 1360/1460) gebucht. Weil Unternehmer auf diesen Konten aber auch andere, unklare Geldbewegungen buchen, werden diese Konten mit der Zeit unübersichtlich.
Kreditkarten-Verrechnungskonto abstimmen
S ist beruflich viel unterwegs und wickelt alle Zahlungsvorgänge mit der Firmenkreditkarte ab. Zudem bestellt er häufig Fachliteratur über das Internet. Gelegentlich zahlt er auch per VISA-Card.
Das Konto 1360 "Geldtransit" sieht wie folgt aus:
Soll | Haben | ||
---|---|---|---|
01.04. Übernachtung | 167,20 | 17.04. Barabhebung | 104,00 |
01.04. Bewirtung | 65,20 | 19.04. Lastschrift BP-Tankstelle | 56,20 |
16.04. Tanken | 56,20 | 22.04. Lastschrift Novotel | 167,20 |
18.04. Fachbücher | 32,80 | 23.04. Lastschrift Amazon | 234,56 |
19.04. Tanken | 42,50 | 26.04. Buchhandlung Müller | 32,80 |
30.04. Tanken | 58,20 | 30.04. Lastschrift VISA | 348,20 |
Summe Soll | 422,10 | Summe Haben | 942,96 |
Saldo neu: 520,86 Haben |
Wenn S nun klären will, warum das Konto Ende April ein Saldo im Haben i. H. v. 520,86 EUR ausweist (mehr Abbuchungen als tatsächlich angefallene Betriebsausgaben), muss er alle Beträge vergleichen. Das erfordert regelmäßig einigen Zeitaufwand.
Die Lastschrift VISA lässt sich keiner bestimmten Ausgabeposition zuordnen. Dies ist nur anhand der Einzelabrechnungen möglich, die u. U. noch andere Beträge enthalten. Für die Lastschrift Amazon fehlt die entsprechende Ausgabenbuchung. Dies liegt daran, dass die Rechnung in der Regel erst mit der Auslieferung vorliegt. Auch für die Tankrechnung vom 28.4. fehlt die entsprechende Gegenbuchung auf dem Konto.
Eine derartige "Verwaltung" der Kreditkartenumsätze ist sehr umständlich. Um sicherzustellen, dass alle Zahlungen richtig in die Buchhaltung übernommen werden, ist es notwendig, das Konto "Geldtransit" regelmäßig abzustimmen.
Abgleich des Kontos bei Zahlung mit Kreditkarte
Bezahlen Kunden mit Kreditkarte, ist der Abgleich des Kontos zwingende Voraussetzung für die vollständige Erfassung der Einnahmen. Dies wird häufig vom Betriebsprüfer kontrolliert.
Bei umfangreichen Kreditkartenumsätzen sollten Unternehmer gesonderte Zwischenkonten anlegen. Im Beispiel wäre das Konto "Kreditkarten Tanken" sinnvoll (z. B. Konto SKR 03/SKR 04: 136/1461). Alle Tankbelege werden dann über dieses Konto gebucht:
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