Gesetzliche Regelungen zum Thema Whistleblowing etablieren sich in Deutschland immer häufiger und fallen je nach Rechtsgebiet unterschiedlich aus. Das Hinweisgeberschutzgesetz beinhaltet in Deutschland alle wesentlichen Reglungen, die zu einem funktionierenden Whistleblowing System beitragen.
Einführung von Whistleblowing Systemen
Nach langem Hin und Her und vielen inhaltlichen Änderungen wurde das neue Hinweisgeberschutzgesetz nun am 02. Juli 2023 im Bundesgesetzblatt verkündet und trat am 02. Juli 2023 in Kraft. Aufgrund des Inkrafttretens des Hinweisgeberschutzgesetzes sind Arbeitgeber nun gesetzlich dazu verpflichtet, entsprechende Maßnahmen innerhalb des Unternehmens zu ergreifen, um alle wesentlichen und verpflichtenden Voraussetzungen des neuen Gesetzes zu erfüllen. Die Entscheidung, ob nun ein Whistleblowing-System (Hinweisgeberschutzsystem) im Unternehmen etabliert wird oder nicht, obliegt nun nicht mehr den Arbeitgebern.
Grundsätzlich bestimmt sich die Einrichtung eines Whistleblowing-Systems nach der Unternehmensgröße (Mitarbeiteranzahl). Demnach ist es für ein Unternehmen ab einer Mitarbeiteranzahl von 50 Arbeitnehmern zwingend erforderlich, ein solches System einzurichten. Im Vordergrund steht hier vor allem die Einrichtung einer firmeninternen Meldestelle für Whistleblower.
Zu den wesentlichen Pflichten eines funktionierenden Whistleblowing Systems gehören:
- Die Einführung eines Hinweisgeberschutzsystems ab einer Mitarbeiteranzahl von 250 Arbeitnehmern. Für Unternehmen mit 50-249 Mitarbeitern besteht eine Übergangszeit bis zum 17. Dezember 2023.
- Unternehmen des öffentlichen Sektors sowie Städte und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern fallen ebenfalls unter das neu verkündete Gesetz. Auch hier gilt die Pflicht der Einrichtung eines Hinweisgeberschutzsystems, welches ab Mitte Juni angeboten werden muss.
- Eine weitere Pflicht ergibt sich aus dem Verfahren der Meldeabgabe, die mündlich, schriftlich, aber auch persönlich abgegeben werden kann. Die Möglichkeit eines anonymen Meldeverfahrens ist gesetzlich nicht verpflichten, kann jedoch auf Wunsch des Arbeitgebers umgesetzt werden.
- Die interne Meldestelle ist dazu verpflichtet, Meldungen binnen drei Monaten nachzugehen. Daraus folgt, dass die Meldestelle die hinweisgebenden Personen darüber informieren muss, welche Folgemaßnahmen ergriffen werden können. Dies kann sich z.B. auf die Einleitung von weiteren Untersuchungen oder der Weitergabe an die zuständige Behörde beziehen.
- Eine der wohl wichtigsten Pflichten ergibt sich aus der Wahrung der Identität der hinweisgebenden Person. Dementsprechend ist immer zu beachten, dass keine persönlichen Informationen weitergegeben und die DSGVO-Vorgaben eingehalten werden.
- Auch ist es wichtig, jegliche Informationen über zuständige Aufsichtsbehörden bereitzuhalten.
Schutz von Whistleblowern
Der deutsche Whistleblower-Schutz beschränkt sich auf vereinzelte Vorschriften und Einzelfallentscheidungen von Gerichten. Wer Meldungen abgbit, ist straf- und arbeitsrechtlich vor Maßregelungen geschützt, sofern diese Meldungen nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig unwahr sind:
- Gemäß § 612a BGB darf der Arbeitgeber bei einer Maßnahme einen Arbeitnehmer nicht benachteiligen, weil der Arbeitnehmer in zulässiger Weise seine Rechte ausübt.
- 4d Abs. 6 FinDAG besagt explizit, dass Mitarbeiter, die das BaFin-Whistleblowing-System nutzen, weder arbeitsrechtlich noch strafrechtlich zur Verantwortung gezogen werden dürfen und nicht schadensersatzpflichtig sind.
- Eine weitere Form des Schutzes ist auch ein anonymisiertes Meldeverfahren. Ist die Identifizierung des Whistleblowers unmöglich, wird er vom Arbeitgeber auch nicht sanktioniert werden können.
Beispielfall:
Zu beachten ist allerdings, dass trotz des privilegierten Anwaltsgeheimnisses das Landgericht München die Beschlagnahme von Dokumenten als rechtmäßig ansah. Denn sobald ein Unternehmen eine externe Kanzlei im Rahmen ihres Whistleblowing-Systems heranzieht, scheint ein Ombudsmann, auf Grund der beschlagnahmefreien Informationen, nicht mehr geschützt. Inwiefern das der Fall sein wird, ist allerdings erst zu entscheiden, wenn das BVerfG in der Hauptsache entschieden hat.
Im Ergebnis sollte jedes Unternehmen Wert darauflegen, dass die „Veröffentlichung" von Fehlverhalten und der Schutz der Whistleblower kein Widerspruch darstellen. Dies schützt nicht nur die Mitarbeiter sowie die Geschäftsleitung, sondern dient auch als präventive Maßnahme gegen Imageschäden.